Ein Mitarbeiter hat sich bei mir über eine Beziehung zwischen Vorgesetztem und Kollege beschwert – wie gehe ich rechtssicher damit um?

„Ich muss Ihnen etwas sagen – ich glaube, zwischen Herrn Müller und Frau Schmidt läuft etwas. Und ich finde, dass sie deshalb bei der letzten Beförderungsrunde bevorzugt wurde.“ Mit solchen Beschwerden werden Sie als Führungskraft früher oder später konfrontiert. Ein Mitarbeiter wendet sich an Sie und berichtet von einer vermuteten oder tatsächlichen Beziehung zwischen einem Vorgesetzten und einem Kollegen. Jetzt sind Sie gefordert: Sie müssen die Beschwerde ernst nehmen, dürfen aber nicht vorschnell reagieren. Sie müssen den Beschwerdeführer schützen, aber auch die Persönlichkeitsrechte der Betroffenen wahren. Sie müssen prüfen, aber nicht ausspionieren. Dieser Beitrag zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie mit solchen Beschwerden professionell und rechtssicher umgehen, welche Untersuchungspflichten Sie haben und wie Sie allen Beteiligten gerecht werden.

Kurz & Knapp: Die wichtigsten Erkenntnisse

• Beschwerden ernst nehmen: Sie haben eine Untersuchungspflicht, wenn ein Mitarbeiter berechtigte Hinweise auf Interessenkonflikte oder Benachteiligungen gibt.
• Whistleblower-Schutz: Der beschwerdeführende Mitarbeiter genießt Schutz vor Benachteiligungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und § 612a BGB.
• Sorgfältige Prüfung: Ermitteln Sie die Fakten, bevor Sie Maßnahmen ergreifen – aber überschreiten Sie nicht die Grenzen zulässiger Nachforschungen.
• Vertraulichkeit: Behandeln Sie die Beschwerde diskret und schützen Sie sowohl den Beschwerdeführer als auch die Betroffenen vor unnötiger Bloßstellung.
• Dokumentation: Halten Sie die Beschwerde, Ihre Untersuchungsschritte und Ihre Entscheidung schriftlich fest.
• Rückmeldung: Informieren Sie den Beschwerdeführer über das Ergebnis Ihrer Prüfung – ohne Details preiszugeben, die die Persönlichkeitsrechte anderer verletzen würden.

Warum muss ich die Beschwerde ernst nehmen?

Rechtliche Untersuchungspflicht

Sie haben eine Untersuchungspflicht, wenn ein Mitarbeiter konkrete Anhaltspunkte für Verstöße gegen Gesetze oder interne Regelungen vorträgt.

Rechtsgrundlagen:

§ 12 AGG (Schutzpflicht): Sie müssen erforderliche Maßnahmen zum Schutz vor Benachteiligungen treffen. Wenn ein Mitarbeiter behauptet, wegen einer Beziehung zwischen Vorgesetztem und Kollege benachteiligt worden zu sein, müssen Sie dem nachgehen.

§ 241 Abs. 2 BGB (Fürsorgepflicht): Sie schulden Ihren Mitarbeitern Schutz und Fürsorge. Dazu gehört, Beschwerden über unfaire Behandlung zu prüfen.

Compliance-Richtlinien: Wenn Sie interne Regelungen zu Interessenkonflikten haben, müssen Sie deren Einhaltung überwachen. Eine Beschwerde ist Anlass zur Prüfung.

Risiken bei Nichtreaktion

Wenn Sie eine berechtigte Beschwerde ignorieren, drohen erhebliche Risiken:

Haftung gegenüber benachteiligten Mitarbeitern: Wenn sich später herausstellt, dass tatsächlich eine unfaire Behandlung stattgefunden hat, können benachteiligte Mitarbeiter Schadensersatz fordern.

Verlust der Glaubwürdigkeit: Wenn Mitarbeiter den Eindruck gewinnen, dass Beschwerden nicht ernst genommen werden, sinkt die Bereitschaft, Missstände zu melden. Das schwächt Ihre Compliance-Kultur.

Reputationsschaden: Wenn die Sache später öffentlich wird (z.B. durch Medienberichterstattung oder Gerichtsverfahren), steht die Frage im Raum: Warum wurde nicht reagiert, obwohl Hinweise vorlagen?

Strafbarkeit: In Extremfällen – etwa wenn es um sexuelle Belästigung geht und Sie als Vorgesetzter davon wussten, aber nicht eingriffen – kann sogar eine Strafbarkeit wegen Verletzung der Fürsorgepflicht in Betracht kommen.

Wie gehe ich mit der Beschwerde wegen einer Affäre im Job konkret um?

Schritt 1: Annahme der Beschwerde und Erstgespräch

Reaktion auf die Beschwerde:

Wenn ein Mitarbeiter sich an Sie wendet, nehmen Sie die Beschwerde ernst – unabhängig davon, wie glaubwürdig sie Ihnen zunächst erscheint.

Gesprächsführung:

„Ich danke Ihnen, dass Sie zu mir kommen. Ich nehme Ihre Beschwerde ernst und werde der Sache nachgehen. Können Sie mir bitte genau schildern, was Sie beobachtet haben und warum Sie sich benachteiligt fühlen?“

Wichtige Fragen:

1. Was genau haben Sie beobachtet? (Konkrete Situationen, Daten, Orte)
2. Woraus schließen Sie, dass eine Beziehung besteht? (Direkte Beobachtungen, Aussagen Dritter, Gerüchte?)
3. Inwiefern fühlen Sie sich benachteiligt? (Konkrete Entscheidungen, die Sie für unfair halten)
4. Gibt es weitere Kollegen, die ähnliche Beobachtungen gemacht haben?
5. Haben Sie mit den Betroffenen selbst gesprochen?

Whistleblower-Schutz ansprechen:

„Ich versichere Ihnen, dass Sie keinerlei Nachteile dadurch haben werden, dass Sie diese Beschwerde vorgebracht haben. Das ist durch das Hinweisgeberschutzgesetz garantiert. Ihre Beschwerde wird vertraulich behandelt.“

Dokumentation:

Fertigen Sie eine schriftliche Notiz über das Gespräch an:

• Datum und Uhrzeit
• Name des Beschwerdeführers
• Inhalt der Beschwerde (möglichst wörtlich)
• Ihre erste Einschätzung

Schritt 2: Einschätzung der Glaubwürdigkeit und Relevanz

Nicht jede Beschwerde ist begründet. Prüfen Sie:

Ist die Beschwerde konkret oder vage?

• Konkret: „Ich habe gesehen, wie Herr Müller und Frau Schmidt am 15. Januar nach der Arbeit zusammen in sein Auto gestiegen sind. Bei der Beförderungsrunde im Februar wurde sie befördert, obwohl ich bessere Leistungsbeurteilungen hatte.“
• Vage: „Ich glaube, da läuft was zwischen den beiden. Und irgendwie bekommt sie immer die besseren Projekte.“

Gibt es nachprüfbare Tatsachenbehauptungen?

• Behauptungen über konkrete Entscheidungen (Beförderungen, Gehaltserhöhungen, Projektzuteilungen) können Sie überprüfen.
• Reine Spekulationen über das Privatleben können Sie nicht überprüfen (und dürfen Sie auch nicht).

Welche Motivation könnte der Beschwerdeführer haben?

• Aufrichtiges Gerechtigkeitsempfinden und Sorge um faire Behandlung
• Persönliche Enttäuschung (z.B. selbst nicht befördert worden)
• Persönliche Konflikte mit den Betroffenen
• Rache oder Rufschädigung

Wichtig: Auch wenn die Motivation fragwürdig sein könnte, müssen Sie der Beschwerde nachgehen, wenn konkrete Anhaltspunkte für Verstöße vorliegen.

Schritt 3: Prüfung vorhandener Informationen

Bevor Sie die Betroffenen konfrontieren, prüfen Sie, welche Informationen Sie bereits haben:

Personalakten:

• Gibt es frühere Beschwerden oder Auffälligkeiten?
• Wie verliefen die letzten Leistungsbeurteilungen der betroffenen Mitarbeiter?
• Gab es ungewöhnliche Beförderungen oder Gehaltserhöhungen?

Ihre eigenen Beobachtungen:

• Sind Ihnen selbst Auffälligkeiten aufgefallen?
• Wie ist das Verhalten der Betroffenen im beruflichen Kontext?

Interne Regelungen:

• Gibt es eine Meldepflicht für Beziehungen?
• Wurde diese eingehalten?

Weitere Hinweise:

• Gab es bereits Gerüchte im Unternehmen?
• Haben andere Mitarbeiter ähnliche Beobachtungen gemacht?

Schritt 4: Gespräch mit den Betroffenen

Wenn die Beschwerde hinreichend konkret ist, müssen Sie die Betroffenen anhören.

Reihenfolge: Sprechen Sie zuerst mit dem unterstellten Mitarbeiter, dann mit der Führungskraft. So vermeiden Sie, dass die Führungskraft Einfluss auf die Aussage des Mitarbeiters nehmen kann.

Gespräch mit dem unterstellten Mitarbeiter:

„Ich möchte mit Ihnen über ein sensibles Thema sprechen. Es wurde bei mir der Hinweis vorgebracht, dass zwischen Ihnen und [Führungskraft] eine persönliche Beziehung bestehen könnte. Ich muss dem nachgehen, weil wir Interessenkonflikte vermeiden müssen. Können Sie dazu Stellung nehmen?“

Falls Bestätigung: „Danke für Ihre Offenheit. Ich respektiere Ihr Privatleben. Gleichzeitig muss ich prüfen, ob dadurch ein Interessenkonflikt entstanden ist.“

Falls Abstreiten: „Ich nehme das zur Kenntnis. Gleichzeitig weise ich darauf hin, dass mir konkrete Hinweise vorliegen. Sollte sich herausstellen, dass doch eine Beziehung besteht und eine Meldepflicht verletzt wurde, müsste ich das entsprechend bewerten.“

Wichtig: Fragen Sie sensibel, ob die Beziehung (falls sie besteht) einvernehmlich ist. Signalisieren Sie, dass der Mitarbeiter sich an Sie wenden kann, wenn er sich unter Druck gesetzt fühlt.

Gespräch mit der Führungskraft:

Führen Sie ein ähnliches Gespräch mit der Führungskraft. Zusätzlich sollten Sie fragen:

„Gab es Personalentscheidungen über [Name des Mitarbeiters], an denen Sie beteiligt waren? Wenn ja, wie haben Sie sichergestellt, dass diese objektiv getroffen wurden?“

Schritt 5: Weitere Ermittlungen (nur wenn erforderlich und zulässig)

In manchen Fällen reichen die Gespräche nicht aus. Sie benötigen weitere Informationen.

Zulässige Ermittlungsmaßnahmen:

• Befragung weiterer Kollegen: Sie dürfen andere Mitarbeiter fragen, ob sie Beobachtungen gemacht haben – aber ohne Namen zu nennen oder Gerüchte zu verbreiten.
• Überprüfung von Personalentscheidungen: Analysieren Sie, ob die beklagte Person tatsächlich bevorzugt wurde (Vergleich der Leistungsbeurteilungen, Gehaltsvergleiche, etc.).
• Prüfung von E-Mails: Dienstliche E-Mails dürfen Sie überprüfen, wenn ein konkreter Verdacht besteht – aber nur mit Augenmaß und unter Wahrung des Fernmeldegeheimnisses.

Unzulässige Ermittlungsmaßnahmen:

• Überwachung außerhalb der Arbeitszeit: Sie dürfen keine Detektive einsetzen oder Mitarbeiter nach Feierabend observieren lassen.
• Durchsuchung privater Kommunikation: Private E-Mails, WhatsApp-Nachrichten oder Social-Media-Profile dürfen Sie nicht durchsuchen.
• „Verhöre“: Sie dürfen Mitarbeiter nicht unter Druck setzen oder zu Aussagen zwingen.

Schritt 6: Bewertung und Entscheidung

Nach Abschluss Ihrer Untersuchung müssen Sie entscheiden:

Szenario A: Die Beschwerde ist begründet

Es besteht tatsächlich eine Beziehung und ein Interessenkonflikt. Zudem gibt es Hinweise darauf, dass unfaire Entscheidungen getroffen wurden.

Ihre Maßnahmen:

1. Beseitigung des Interessenkonflikts (Versetzung, Änderung der Berichtslinie)
2. Überprüfung der beklagten Personalentscheidungen
3. Falls erforderlich: Korrektur (z.B. nachträgliche Beförderung des Beschwerdeführers, Entschädigungszahlung)
4. Ggf. arbeitsrechtliche Sanktionen gegen die Führungskraft (Abmahnung bei Verstoß gegen Meldepflicht)

Szenario B: Es besteht eine Beziehung, aber keine unfaire Behandlung

Die Beziehung existiert, aber Sie können keine Bevorzugung feststellen. Die beklagten Personalentscheidungen waren objektiv gerechtfertigt.

Ihre Maßnahmen:

1. Beseitigung des Interessenkonflikts (um künftige Probleme zu vermeiden)
2. Gespräch mit dem Beschwerdeführer, um die objektive Begründung der Personalentscheidungen zu erläutern
3. Keine Sanktionen gegen die Führungskraft (außer bei Verstoß gegen Meldepflicht)

Szenario C: Die Beschwerde ist unbegründet

Es besteht keine Beziehung, oder die Beziehung hat keine Auswirkungen auf Personalentscheidungen gehabt.

Ihre Maßnahmen:

1. Gespräch mit dem Beschwerdeführer: Erläutern Sie das Ergebnis Ihrer Untersuchung
2. Falls die Beschwerde böswillig oder verleumderisch war: Erwägen Sie Maßnahmen gegen den Beschwerdeführer
3. Falls die Beschwerde gutgläubig, aber unzutreffend war: Keine Maßnahmen gegen den Beschwerdeführer (Whistleblower-Schutz)

Schritt 7: Rückmeldung an den Beschwerdeführer

Der Beschwerdeführer hat Anspruch auf eine Rückmeldung. Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (§ 14 HinSchG) müssen Sie innerhalb von drei Monaten (bei internen Meldestellen) eine Rückmeldung geben.

Was Sie mitteilen sollten:

„Ich habe Ihre Beschwerde sorgfältig geprüft. Ich kann Ihnen mitteilen, dass [allgemeine Aussage über das Ergebnis]. Es wurden [allgemeine Beschreibung der Maßnahmen] ergriffen. Detailliertere Informationen kann ich Ihnen aus Gründen des Persönlichkeitsschutzes der Betroffenen nicht geben.“

Was Sie nicht mitteilen dürfen:

• Details über die Beziehung oder das Privatleben der Betroffenen
• Spezifische Sanktionen gegen die Betroffenen
• Vertrauliche Informationen aus Personalakten

Balance: Der Beschwerdeführer soll wissen, dass seine Beschwerde ernst genommen wurde. Er hat aber keinen Anspruch auf alle Details.

Wie schütze ich den Whistleblower?

Rechtlicher Rahmen: Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

Seit Juli 2023 gilt das Hinweisgeberschutzgesetz. Es schützt Personen, die Verstöße gegen Vorschriften melden.

Schutzumfang (§ 36 HinSchG):

Der Hinweisgeber darf wegen seiner Meldung nicht benachteiligt werden. Benachteiligungen umfassen:

• Kündigung, Nichtverlängerung befristeter Verträge
• Abmahnung, Versetzung, Herabgruppierung
• Verweigerung von Beförderungen oder Gehaltserhöhungen
• Negative Leistungsbeurteilungen
• Mobbing oder Ausgrenzung

Beweislastumkehr: Wenn der Hinweisgeber geltend macht, wegen seiner Meldung benachteiligt worden zu sein, muss der Arbeitgeber beweisen, dass die Maßnahme andere Gründe hatte.

Praktische Schutzmaßnahmen

Vertraulichkeit wahren: Geben Sie den Namen des Beschwerdeführers nur weiter, wenn es unbedingt erforderlich ist (z.B. wenn er als Zeuge gehört werden muss).

Retaliation verhindern: Achten Sie darauf, dass die Führungskraft (falls betroffen) keine Möglichkeit hat, den Beschwerdeführer zu benachteiligen. Ggf. entziehen Sie der Führungskraft vorübergehend die Weisungsbefugnis über den Beschwerdeführer.

Monitoring: Beobachten Sie die Situation nach der Beschwerde. Gibt es Anzeichen für Benachteiligungen?

Ansprechpartner benennen: Informieren Sie den Beschwerdeführer, an wen er sich wenden kann, wenn er Benachteiligungen befürchtet.

Wie gehe ich mit falschen oder böswilligen Beschwerden um?

Unterscheidung: Gutgläubig falsch vs. böswillig

Gutgläubig falsche Beschwerde:

Der Beschwerdeführer war subjektiv überzeugt, dass etwas nicht stimmt. Nach Prüfung stellt sich heraus, dass die Beschwerde unbegründet war.

Reaktion: Keine. Der Beschwerdeführer genießt Whistleblower-Schutz, auch wenn die Beschwerde sich als unzutreffend erweist – solange er gutgläubig war.

Böswillige Beschwerde:

Der Beschwerdeführer wusste, dass die Behauptungen unwahr sind, und wollte bewusst schaden (z.B. Rufschädigung, Rache).

Reaktion: Hier greift der Whistleblower-Schutz nicht. Sie können arbeitsrechtliche Maßnahmen ergreifen:

Abmahnung: Bei erstmaliger böswilliger Falschbeschuldigung

Kündigung: Bei besonders schwerwiegenden oder wiederholten Fällen

Schadensersatz: Die zu Unrecht Beschuldigten können Schadensersatz vom Beschwerdeführer fordern (§ 823 BGB)

Beweisprobleme

Die Abgrenzung ist schwierig. Sie müssen beweisen, dass die Beschwerde böswillig war – das ist in der Praxis oft kaum möglich.

Praxistipp: Seien Sie sehr zurückhaltend mit Sanktionen gegen Beschwerdeführer. Auch eine unzutreffende Beschwerde kann gutgläubig sein. Sanktionieren Sie nur, wenn eindeutig ist, dass die Beschwerde wissentlich falsch war.

Wie wahre ich die Persönlichkeitsrechte der Beschuldigten?

Die Betroffenen der Beschwerde haben ein Recht auf Schutz ihrer Persönlichkeit:

Unschuldsvermutung

Bis zum Abschluss Ihrer Untersuchung gilt die Unschuldsvermutung. Behandeln Sie die Betroffenen nicht als Täter.

Vertraulichkeit

Die Untersuchung muss vertraulich erfolgen. Vermeiden Sie, dass im gesamten Unternehmen über die Beschwerde gesprochen wird.

Möglichkeit zur Stellungnahme

Geben Sie den Betroffenen immer die Möglichkeit, zu den Vorwürfen Stellung zu nehmen (rechtliches Gehör).

Rehabilitierung

Falls die Beschwerde unbegründet war, sollten Sie die Betroffenen rehabilitieren – zumindest gegenüber den Personen, die von der Beschwerde wussten.

Welche Dokumentationspflichten habe ich?

Dokumentieren Sie den gesamten Prozess sorgfältig:

Eingang der Beschwerde:

• Datum, Uhrzeit
• Name des Beschwerdeführers
• Inhalt der Beschwerde

Untersuchungsschritte:

• Welche Gespräche wurden geführt?
• Welche Unterlagen wurden geprüft?
• Welche Informationen wurden erhoben?

Ergebnis:

• Zusammenfassung der Feststellungen
• Begründung der Entscheidung
• Ergriffene Maßnahmen

Rückmeldung:

• Wann wurde der Beschwerdeführer informiert?
• Was wurde ihm mitgeteilt?

Datenschutz beachten: Diese Dokumentation enthält hochsensible personenbezogene Daten. Achten Sie auf sichere Aufbewahrung und beschränkten Zugriff.

Sonderfall: Beschwerde über sexuelle Belästigung

Wenn die Beschwerde nicht nur eine Beziehung, sondern sexuelle Belästigung betrifft, gelten verschärfte Anforderungen:

Sofortige Maßnahmen erforderlich

Nach § 12 Abs. 3 AGG müssen Sie bei sexueller Belästigung unverzüglich geeignete Maßnahmen ergreifen. Das kann bis zur fristlosen Kündigung gehen.

Schutz des Opfers hat Vorrang

Trennen Sie die Beteiligten sofort (z.B. durch Freistellung der beschuldigten Führungskraft während der Untersuchung).

Externe Unterstützung

Erwägen Sie, externe Experten einzuschalten (z.B. spezialisierte Anwälte, Arbeitspsychologen).

Strafanzeige erwägen

Sexuelle Belästigung kann strafbar sein (§ 184i StGB). Informieren Sie das Opfer über die Möglichkeit einer Strafanzeige.

Fazit: Professionelle Untersuchung schützt alle Beteiligten

Beschwerden über Beziehungen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern erfordern von Ihnen Fingerspitzengefühl, rechtliches Know-how und konsequentes Handeln. Nehmen Sie jede Beschwerde ernst, ermitteln Sie sorgfältig die Fakten, wahren Sie die Rechte aller Beteiligten und dokumentieren Sie Ihr Vorgehen.

So erfüllen Sie Ihre Fürsorgepflicht gegenüber allen Mitarbeitern, schützen sich vor Haftungsrisiken und sichern eine faire Unternehmenskultur. Der Schlüssel liegt in der Balance: Ernst nehmen, ohne vorschnell zu urteilen. Prüfen, ohne auszuspionieren. Handeln, ohne zu überreagieren.

Die Kanzlei Pöppel Rechtsanwälte unterstützt Sie bei der Bewältigung von Beschwerden über Beziehungen am Arbeitsplatz. Wir beraten Sie zum rechtssicheren Untersuchungsverfahren, helfen bei der Bewertung der Ergebnisse und begleiten Sie bei der Umsetzung angemessener Maßnahmen. Kontaktieren Sie uns für kompetente Unterstützung in dieser sensiblen Situation.

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