Abmahnung wegen Nicht-Einspringen: Was Führungskräfte wissen müssen

Es ist Freitagabend, 18:30 Uhr. Ihr Telefon klingelt: Ein Mitarbeiter hat sich krankgemeldet, die Schicht am Samstagmorgen droht unbesetzt zu bleiben. Sie rufen drei Kollegen an – alle lehnen ab. Montagmorgen stellt sich die Frage: Darf ich eine Abmahnung aussprechen? Als Führungskraft mit Personalverantwortung stehen Sie in solchen Situationen vor einem rechtlichen Dilemma. Dieser Beitrag zeigt Ihnen, wann eine Abmahnung wegen Nicht-Einspringens rechtlich zulässig ist, welche Pflichten tatsächlich bestehen und wie Sie Konflikte um spontane Einsätze konstruktiv lösen. Ein aktuelles BAG-Urteil zu einem Notfallsanitäter, der eine Dienstplan-SMS ignorierte, macht deutlich: Das Thema ist brisanter als gedacht – und erfordert fundiertes Rechtswissen.

Kurz & Knapp:

Keine Pflicht ohne vertragliche Grundlage: Arbeitnehmer müssen nur arbeiten, wozu sie sich vertraglich verpflichtet haben. Spontanes Einspringen außerhalb der vereinbarten Arbeitszeit ist ohne ausdrückliche Regelung freiwillig – die Ablehnung stellt keine Pflichtverletzung dar.
Abmahnung nur bei nachweisbarem Vertragsverstoß: Eine rechtswirksame Abmahnung setzt voraus, dass eine arbeitsvertragliche, tarifliche oder betriebliche Einsprungpflicht besteht und der Mitarbeiter diese schuldhaft verletzt hat. Appellieren an Teamgeist genügt nicht.
Gesetzliche Schranken beachten: Kurzfristige Dienstplanänderungen sind nur in echten Notfällen zulässig. Die Rechtsprechung verlangt eine Vorankündigungsfrist von mindestens vier Tagen. Überstunden, Wochenend- und Feiertagsarbeit unterliegen strikten gesetzlichen Vorgaben (ArbZG), Urlaubsrückrufe sind grundsätzlich unzulässig.
Strategische Personalführung statt Abmahnungspraxis: Erfolgreiche Führung setzt auf vorausschauende Planung, klare Absprachen und freiwillige Lösungen. Vertretungspools, angemessene Vergütung für Zusatzeinsätze und offene Kommunikation fördern Kooperationsbereitschaft nachhaltiger als juristische Drohkulissen.
Unbegründete Abmahnungen schaden dem Betriebsklima: Unwirksame Abmahnungen können gerichtlich aus der Personalakte entfernt werden und belasten das Vertrauensverhältnis nachhaltig. Führungskräfte sollten vor einer Abmahnung prüfen, ob sie rechtlich tragfähig ist – andernfalls riskieren sie Prozesskosten und Reputationsschaden.

Wann besteht überhaupt eine Einsprungpflicht?

Die Ausgangsfrage jeder Abmahnungsprüfung lautet: Hatte der Mitarbeiter eine rechtliche Pflicht einzuspringen? Nach § 611a BGB schuldet ein Arbeitnehmer nur die Arbeit, zu der er sich vertraglich verpflichtet hat. Eine pauschale Pflicht zur jederzeitigen Verfügbarkeit existiert nicht. Folglich ist das Ablehnen spontaner Einsätze außerhalb der regulären Arbeitszeit grundsätzlich legitim – es handelt sich um die Wahrnehmung des Rechts auf Freizeit, nicht um Arbeitsverweigerung.

Vertragliche Vereinbarungen als Rechtsgrundlage

Eine Einsprungpflicht kann entstehen, wenn sie ausdrücklich im Arbeitsvertrag geregelt ist. Entscheidend ist dabei die Klarheit und Zumutbarkeit der Formulierung. Pauschale Klauseln wie „Der Arbeitnehmer leistet bei Bedarf Mehrarbeit“ sind rechtlich unwirksam, da sie dem Transparenzgebot des § 307 Abs. 1 BGB widersprechen. Wirksam sind hingegen präzise Regelungen, die Zeitfenster, Höchstgrenzen und Vergütung definieren.

Praxisbeispiel: Eine Klausel, die festlegt, dass ein Mitarbeiter alle zwei Monate eine Woche Rufbereitschaft mit Pauschale übernimmt, ist zulässig. Eine Formulierung „Der Arbeitnehmer steht jederzeit zur Verfügung“ ist es nicht.

Betriebliche Übung: Wenn Gewohnheit zur Pflicht wird

Problematisch wird es, wenn Mitarbeiter über längere Zeit regelmäßig freiwillig einspringen. Hier kann nach der Rechtsprechung des BAG eine betriebliche Übung entstehen – also eine stillschweigende vertragliche Bindung durch gleichförmiges, wiederholtes Verhalten. Drei Voraussetzungen müssen erfüllt sein:

Gleichförmiges Verhalten über mindestens drei Jahre
Wiederholung ohne erkennbare Vorbehalte
Arbeitgeberseitiger Rechtsbindungswille (erkennbar für den Arbeitnehmer)

Führungstipp: Kommunizieren Sie bei freiwilligen Einsätzen explizit, dass es sich um eine Ausnahme handelt. Vermeiden Sie, dass Einzelne zum „stillen Springer“ werden – dies schafft nicht nur rechtliche Risiken, sondern auch Überlastung und Unmut.

Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen

In tarifgebundenen Unternehmen können Regelungen zu Bereitschaftsdiensten, Rufbereitschaft oder Überstunden unmittelbar gelten. Gleiches gilt für Betriebsvereinbarungen nach § 77 BetrVG, die zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat geschlossen wurden.

Ein aktuelles Beispiel: Das BAG entschied 2023 (Az. 5 AZR 349/22), dass eine Betriebsvereinbarung wirksam war, nach der Springerdienste am Vortag bis 20 Uhr per SMS zugeteilt wurden. Die Mitarbeiter waren verpflichtet, diese Mitteilungen zeitnah zur Kenntnis zu nehmen. Entscheidend war hier die ausdrückliche betriebliche Regelung – ohne diese wäre die kurzfristige Zuteilung unwirksam gewesen.

Grenzen des Direktionsrechts

Nach § 106 GewO hat der Arbeitgeber ein Weisungsrecht bezüglich Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung. Dieses Recht stößt jedoch an mehrere Grenzen:

Vertragliche Schranken: Es kann nur angeordnet werden, was der Arbeitsvertrag deckt.
Gesetzliche Schranken: Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) setzt zwingende Grenzen, insbesondere die 11-stündige Ruhezeit nach § 5 ArbZG.
Verhältnismäßigkeit: Auch bei bestehender Weisungsbefugnis muss die Anordnung billigem Ermessen entsprechen (§ 315 BGB).

Merke: Ein Weisungsrecht zur spontanen Mehrarbeit besteht nur, wenn der Vertrag dies vorsieht UND gesetzliche Grenzen gewahrt bleiben.

Welche Grenzen gelten für kurzfristige Arbeitseinsätze?

Selbst wenn grundsätzlich eine Flexibilitätspflicht besteht, können nicht beliebig kurzfristige Einsätze angeordnet werden. Die Rechtsprechung hat hier klare Standards entwickelt.

Krankheitsvertretung: Keine Pflicht ohne vertragliche Grundlage

Fällt ein Kollege krankheitsbedingt aus, ist der Arbeitgeber grundsätzlich verpflichtet, vorausschauend zu planen und ausreichend Personal vorzuhalten. Die Personaleinsatzplanung liegt im unternehmerischen Risikobereich. Ein unvorhersehbarer Krankheitsfall rechtfertigt es nicht, Mitarbeiter aus ihrer Freizeit zu holen – es sei denn, eine vertragliche Notdienstvereinbarung besteht.

Ausnahme: Nur in extremen betrieblichen Notlagen (etwa bei akuter Gefahr für Leben und Gesundheit) könnte ausnahmsweise eine vorübergehende Dienstverpflichtung in Betracht kommen. Diese Hürde liegt jedoch extrem hoch – „viel zu tun“ oder „Personalmangel“ genügen nicht.

Die 4-Tage-Regel bei Dienstplanänderungen

Die Rechtsprechung hat für kurzfristige Dienstplanänderungen eine Mindestankündigungsfrist von vier Tagen entwickelt. Diese Frist gilt auch für spontane Überstunden am selben Tag („Bitte bleiben Sie heute zwei Stunden länger“). Ohne echten Notfall kann der Mitarbeiter ablehnen, selbst wenn im Vertrag grundsätzlich Überstunden vereinbart sind.

Rechtsgrundlage: Diese Regel leitet sich aus § 12 Abs. 3 TzBfG (Arbeit auf Abruf) ab und wird analog auf kurzfristige Dienstplanänderungen angewandt.

Überstunden: Nur im vertraglich definierten Rahmen

Überstunden können nur dann angeordnet werden, wenn drei Voraussetzungen erfüllt sind:

Vertragliche Grundlage: Eine Klausel zur Mehrarbeit muss existieren
Gesetzliche Grenzen: § 3 ArbZG begrenzt die werktägliche Arbeitszeit auf 8 Stunden (verlängerbar auf 10 Stunden mit Ausgleich innerhalb von 6 Monaten)
Mitbestimmung: Bei Betrieben mit Betriebsrat ist dieser nach § 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG zu beteiligen

Wichtig für Führungskräfte: Ohne Betriebsratsvereinbarung sind einseitig angeordnete Überstunden unwirksam – der Mitarbeiter kann sie ablehnen, ohne Konsequenzen befürchten zu müssen.

Wochenend- und Feiertagsarbeit: Strenge Voraussetzungen

Das Sonn- und Feiertagsarbeitsverbot nach § 9 ArbZG gilt grundsätzlich. Ausnahmen sind nur für bestimmte Branchen zulässig (§ 10 ArbZG: Notdienste, Pflege, Gastronomie, kontinuierliche Produktion). Ohne vertragliche Vereinbarung und branchenspezifische Ausnahme kann Wochenendarbeit nicht angeordnet werden.

Urlaubsrückruf: Rechtlich unzulässig

Genehmigter Erholungsurlaub ist nach § 1 BUrlG dem Arbeitnehmerzweck gewidmet – der tatsächlichen Erholung. Ein einseitiger Urlaubsrückruf ist rechtswidrig. § 9 BUrlG sieht lediglich vor, dass im Einvernehmen Urlaub abgebrochen werden kann. Selbst in betrieblichen Notlagen haben Gerichte einen Urlaubsrückruf abgelehnt.

Fazit: Wer Mitarbeiter aus dem Urlaub zurückholt, riskiert nicht nur arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen, sondern auch Reputationsschaden und nachhaltige Vertrauensverluste.

Wann ist eine Abmahnung rechtlich wirksam?

Eine Abmahnung ist mehr als ein Instrument der Personalführung – sie ist ein rechtlich definiertes Mittel mit präzisen Wirksamkeitsvoraussetzungen. Für Führungskräfte bedeutet das: Nicht jede Unzufriedenheit rechtfertigt eine Abmahnung.

Formale Voraussetzungen einer wirksamen Abmahnung

1. Konkrete Pflichtverletzung: Es muss eine nachweisbare Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten vorliegen. Im Kontext „Nicht-Einspringen“ bedeutet das: Eine vertragliche, tarifliche oder betrieblich vereinbarte Einsprungpflicht muss bestehen.

2. Präzise Dokumentation: Die Abmahnung muss den spezifischen Vorfall benennen – Datum, Uhrzeit, konkrete Pflichtverletzung. Pauschale Formulierungen wie „mangelnde Flexibilität“ oder „unzureichender Teamgeist“ genügen nicht.

3. Verschulden: Der Mitarbeiter muss schuldhaft gehandelt haben. Konnte er aus wichtigem Grund nicht einspringen (Krankheit, Kinderbetreuungspflichten, andere unabweisbare Verpflichtungen), fehlt das Verschulden.

4. Warnfunktion: Die Abmahnung muss explizit darauf hinweisen, dass bei Wiederholung arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung drohen.

5. Verhältnismäßigkeit: Eine einmalige Ablehnung rechtfertigt nicht automatisch eine Abmahnung. Die Umstände des Einzelfalls sind zu berücksichtigen.

Häufige Fehler bei Abmahnungen wegen Nicht-Einspringen

Fehler 1 – Fehlende Rechtsgrundlage: Die häufigste Fehlerquelle ist die Abmahnung ohne bestehende Einsprungpflicht. Ohne vertragliche Grundlage ist die Ablehnung keine Pflichtverletzung – die Abmahnung läuft ins Leere.

Fehler 2 – Unzureichende Konkretisierung: „Herr X zeigt wiederholt mangelnde Bereitschaft zur Mehrarbeit“ ist zu unbestimmt. Erforderlich ist: „Am [Datum] um [Uhrzeit] wurde Herr X angewiesen, aufgrund [Grund] von [Zeit] bis [Zeit] Mehrarbeit zu leisten. Herr X lehnte dies ab, obwohl nach § X des Arbeitsvertrags eine Verpflichtung bestand.“

Fehler 3 – Fehlende Anhörung: Arbeitsrechtlich zwingend ist zwar keine Anhörung vor der Abmahnung, jedoch sollte aus Gründen der Fürsorgepflicht und zur Vermeidung von Fehleinschätzungen der Sachverhalt geklärt werden.

Fehler 4 – Verstoß gegen Mitbestimmungsrechte: Wenn die angeordnete Mehrarbeit selbst bereits unwirksam war (etwa wegen fehlender Betriebsratsbeteiligung bei Überstunden), kann die Verweigerung nicht abgemahnt werden.

Strategische Überlegung: Abmahnung als Kündigungsvorbereitung

Abmahnungen dienen oft der Vorbereitung einer verhaltensbedingten Kündigung. Nach der Rechtsprechung des BAG ist eine Kündigung wegen Arbeitsverweigerung ohne vorherige Abmahnung regelmäßig unwirksam (Grundsatz der Verhältnismäßigkeit, § 314 Abs. 2 BGB analog).

Wichtig: Eine unwirksame Abmahnung trägt im Kündigungsprozess nichts bei. Führungskräfte sollten daher nur abmahnen, wenn sie sich der rechtlichen Tragfähigkeit sicher sind – andernfalls wird auch eine darauf gestützte Kündigung scheitern.

FAQ Abmahnung wegen Nichteinspringen

Wie lassen sich Konflikte um spontane Einsätze vermeiden?

Rechtlich korrekt zu handeln ist das eine – klug zu führen das andere. Für Führungskräfte mit Personalverantwortung geht es darum, den Betriebsablauf zu sichern und gleichzeitig Motivation und Vertrauen im Team zu erhalten.

Vorausschauende Personalplanung als Kernkompetenz

Die wirksamste Prävention gegen Einsprung-Konflikte ist ausreichende Personalausstattung. Das klingt banal, wird aber in der Praxis oft vernachlässigt. Strategische Überlegungen:

Pufferkapazitäten einplanen: Kalkulieren Sie mit realistischen Ausfallquoten (Krankheit, Urlaub)
Springerpools etablieren: Definierte Aushilfslisten oder externe Zeitarbeitsverträge
Urlaubsverteilung optimieren: Vermeiden Sie Häufungen in Stoßzeiten
Schichtmodelle überprüfen: Sind aktuelle Dienstpläne tatsächlich bedarfsgerecht?

Klare Regelungen als Basis für Rechtssicherheit

Wenn Ihr Geschäftsmodell Flexibilität erfordert, schaffen Sie transparente Spielregeln:

Vertragliche Klarheit: Nehmen Sie präzise Rufbereitschafts- oder Überstundenklauseln in Arbeitsverträge auf. Definieren Sie Zeitfenster, Höchstgrenzen und Vergütungsmodalitäten.

Betriebsvereinbarungen nutzen: Arbeiten Sie mit dem Betriebsrat Regelungen aus, die sowohl betriebliche Erfordernisse als auch Mitarbeiterinteressen berücksichtigen. Betriebsvereinbarungen haben nach § 77 Abs. 4 BetrVG unmittelbare Wirkung – und bieten Rechtssicherheit für beide Seiten.

Dokumentation: Halten Sie alle Vereinbarungen schriftlich fest. Mündliche Absprachen führen zu Beweisnot und Missverständnissen.

Freiwilligkeit und Anreizsysteme statt Zwang

Kommunikationsstrategie: Werben Sie um Freiwillige, statt Zwang auszuüben. Eine transparente Kommunikation über Engpässe und die Bitte um Unterstützung wird oft positiv aufgenommen – vorausgesetzt, die Rahmenbedingungen stimmen.

Anreize setzen:

Zeitausgleich: Für spontane Einsätze Freizeitausgleich im Verhältnis 1:1,5
Finanzielle Anerkennung: Bonuszahlungen oder erhöhte Stundensätze
Privilegien: Bevorzugte Urlaubswünsche für besonders flexible Mitarbeiter

Wertschätzung zeigen: Bedanken Sie sich explizit bei Kollegen, die einspringen. Eine Kultur der Anerkennung motiviert nachhaltiger als juristische Drohkulissen.

Faire Lastenverteilung im Team

Achten Sie darauf, dass nicht immer dieselben Personen zur Aushilfe herangezogen werden. Erstellen Sie Rotationspläne für Notdienste, damit Chancen und Lasten gerecht verteilt sind. Dies verhindert Überlastung Einzelner und fördert das Verständnis füreinander.

Führungsvorbildfunktion: Zeigen Sie in Crunch-Zeiten selbst Präsenz. Wenn Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen, steigt die Bereitschaft des Teams, ebenfalls Flexibilität zu zeigen.

Respekt vor der Work-Life-Balance

Vermitteln Sie in Ihrer Unternehmenskultur, dass Freizeit respektiert wird. Ein „Recht auf Unerreichbarkeit“ mag rechtlich nicht kodifiziert sein, ist aber als Wert zunehmend bedeutsam. Definieren Sie Kommunikationswege für echte Notfälle (etwa Rufbereitschafts-Handy, WhatsApp-Gruppe für Freiwillige) – so fühlen sich Mitarbeiter eingebunden, nicht überrumpelt.

Was tun bei einer unrechtmäßigen Abmahnung?

Für Führungskräfte ist es wichtig zu verstehen, welche Handlungsoptionen Mitarbeitende haben – um einerseits rechtssicher zu agieren und andererseits Eskalationen zu vermeiden.

Sofortmaßnahmen für betroffene Mitarbeiter

Dokumentation sichern: Arbeitsvertrag, Zusatzvereinbarungen, Dienstpläne, E-Mails oder SMS mit der Einsprung-Anfrage sollten umgehend zusammengestellt werden.

Chronologie erstellen: Eine detaillierte Notiz des Vorfalls erleichtert spätere Argumentationen erheblich.

Gegendarstellung verfassen: Nach § 83 Abs. 1 BetrVG (bei Betrieben mit Betriebsrat) bzw. aus dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht haben Arbeitnehmer das Recht, eine Gegendarstellung zur Personalakte zu geben.

Betriebsrat konsultieren: Betriebsräte können beratend tätig werden, vermitteln und gegebenenfalls eigene Stellungnahmen abgeben.

Rechtliche Prüfung und Ansprüche

Entfernungsanspruch: Eine unwirksame Abmahnung verletzt das allgemeine Persönlichkeitsrecht (Art. 2 Abs. 1, Art. 1 Abs. 1 GG) und kann deshalb aus der Personalakte entfernt werden. Rechtsgrundlagen sind § 1004 Abs. 1 BGB analog (Beseitigungsanspruch) und § 823 Abs. 1 BGB.

Klage vor dem Arbeitsgericht: Weigert sich der Arbeitgeber, die Abmahnung zurückzunehmen, bleibt der Klageweg. Häufig wird dies im Rahmen einer späteren Kündigungsschutzklage mitverfochten.

Präventive Konfliktlösung

Aus Führungssicht sollte das Ziel sein, Abmahnungsstreitigkeiten gar nicht erst entstehen zu lassen. Ein klärendes Gespräch, in dem beide Perspektiven gehört werden, ist oft wirksamer als ein formalistischer Schriftwechsel. Möglicherweise lässt sich eine einvernehmliche Regelung für künftige Flexibilitätserfordernisse treffen – etwa durch Einführung eines definierten Bereitschaftsdienstes mit entsprechender Vergütung.

Häufige Fragen aus der Führungspraxis

Kann ich als Führungskraft abmahnen, wenn ein Mitarbeiter wiederholt nicht einspringt?

Nur dann, wenn eine vertragliche oder betriebliche Einsprungpflicht besteht. Ohne Rechtsgrundlage ist auch wiederholtes Ablehnen keine Pflichtverletzung. Prüfen Sie zunächst Ihren Vertrag und bestehende Betriebsvereinbarungen.

Welche Rolle spielt die Betriebsgröße?

Ab 5 Mitarbeitern greift das Kündigungsschutzgesetz (§ 1 KSchG) – Kündigungen müssen sozial gerechtfertigt sein. Ab 200 Mitarbeitern gelten erweiterte Mitbestimmungsrechte bei Personalplanung. Die Betriebsgröße beeinflusst also indirekt auch Abmahnungs- und Flexibilitätsspielräume.

Kann eine einmalige Gefälligkeit zur Dauerpflicht werden?

Rechtlich nein – aber achten Sie auf klare Kommunikation. Sagen Sie explizit: „Ich mache das heute ausnahmsweise.“ Erst gleichförmiges, wiederholtes Verhalten über Jahre kann eine betriebliche Übung begründen.

Wie gehe ich mit Mitarbeitern um, die sich systematisch Zusatzarbeit entziehen?

Führen Sie zunächst ein klärendes Gespräch. Möglicherweise liegen Überlastung oder Missverständnisse vor. Sollte tatsächlich Arbeitsverweigerung vorliegen (bei bestehender Vertragspflicht), ist eine Abmahnung nach ordnungsgemäßer Prüfung möglich. Achten Sie auf präzise Dokumentation.

Welche Kosten entstehen bei einer gerichtlichen Auseinandersetzung?

Im ersten Rechtszug des Arbeitsgerichts trägt jede Partei ihre eigenen Anwaltskosten (§ 12a ArbGG). Gerichtskosten fallen minimal an. Das Kostenrisiko ist überschaubar, dennoch sollten Eskalationen vermieden werden – der Reputationsschaden und die Belastung des Betriebsklimas wiegen schwerer.

Fazit: Rechtssicherheit durch Klarheit und Fairness

Die Frage nach der Zulässigkeit einer Abmahnung wegen Nicht-Einspringens lässt sich nicht pauschal beantworten – sie hängt von vertraglichen Grundlagen und den Umständen des Einzelfalls ab. Für Sie als Führungskraft bedeutet das:

Kennen Sie Ihre rechtlichen Spielräume: Ohne vertragliche Einsprungpflicht haben Mitarbeitende das Recht, spontane Einsätze abzulehnen. Eine Abmahnung ohne Rechtsgrundlage schadet mehr, als sie nützt.

Setzen Sie auf strategische Personalführung: Vorausschauende Planung, transparente Regelungen und freiwillige Lösungen sind nachhaltiger als juristische Drohkulissen. Eine Kultur der Wertschätzung fördert Kooperationsbereitschaft wirkungsvoller als Abmahnungen.

Vermeiden Sie unnötige Eskalationen: Jede Abmahnung belastet das Vertrauensverhältnis. Prüfen Sie sorgfältig, ob sie rechtlich tragfähig ist und ob es nicht mildere Mittel gibt – etwa ein klärendes Gespräch oder die Einführung klarer Bereitschaftsregelungen.

Nutzen Sie Expertise: Bei komplexen Fragen oder geplanten Abmahnungen lohnt sich frühzeitige rechtliche Beratung. Sie schafft Klarheit, vermeidet teure Fehler und ermöglicht konstruktive Lösungen.