BEM-Akte im Arbeitsrecht: Alles was Sie wissen müssen.

Wie führen Sie die BEM-Akte rechtssicher? Erfahren Sie, welche Dokumente hineingehören, wer Zugriff haben darf und wie Sie Datenschutzanforderungen erfüllen.

BEM-Akte auf einen Blick: Die BEM-Akte ist eine von der Personalakte getrennte Dokumentation des Betrieblichen Eingliederungsmanagements. Sie enthält sensible Gesundheitsdaten und unterliegt strengen Datenschutzanforderungen. Nur am BEM beteiligte Personen dürfen Zugriff haben. Die Aufbewahrungsdauer ist begrenzt. Der Arbeitnehmer hat umfassende Auskunfts- und Einsichtsrechte. Eine sorgfältige Führung der BEM-Akte ist sowohl datenschutzrechtlich geboten als auch im Kündigungsschutzprozess von erheblicher Bedeutung.

Warum braucht das BEM eine eigene Akte?

Das Betriebliche Eingliederungsmanagement berührt die intimsten Bereiche des Arbeitnehmers – seine Gesundheit, seine Einschränkungen, seine Sorgen und Ängste. Diese Informationen sind hochsensibel. Sie gehören nicht in die Personalakte, wo Vorgesetzte, Personalsachbearbeiter oder bei einem Arbeitgeberwechsel auch Dritte Einblick nehmen könnten.

Die BEM-Akte ist die Lösung für dieses Spannungsfeld. Sie dokumentiert das Verfahren, ohne die Gesundheitsdaten in die allgemeine Personalverwaltung einfließen zu lassen. Sie schützt die Privatsphäre des Arbeitnehmers und schafft gleichzeitig die Nachweisbarkeit, die der Arbeitgeber für den Kündigungsschutzprozess braucht.

Für Führungskräfte und HR-Verantwortliche ist die BEM-Akte ein heikles Instrument. Einerseits muss dokumentiert werden – vollständig und nachvollziehbar. Andererseits darf nicht zu viel dokumentiert werden – der Datenschutz setzt enge Grenzen. Die Balance zu finden, ist anspruchsvoll.

Die rechtlichen Anforderungen an die BEM-Akte ergeben sich aus dem Datenschutzrecht – insbesondere der DSGVO und dem BDSG – sowie aus der Rechtsprechung zum BEM. Die Gerichte prüfen im Kündigungsschutzprozess, ob das BEM ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Die BEM-Akte ist der Beweis dafür.

Bei Fragen zur BEM-Akte unterstützen wir Sie gerne mit unserer arbeitsrechtlichen Expertise.

Grundsatz: Trennung von BEM-Akte und Personalakte

Die BEM-Akte muss getrennt von der Personalakte geführt werden. In die Personalakte gehören nur die Tatsache, dass ein BEM angeboten wurde, und ob es durchgeführt oder abgelehnt wurde – keine Gesundheitsdaten, keine Gesprächsinhalte, keine Diagnosen.

Warum die Trennung?

Die Personalakte begleitet den Arbeitnehmer durch sein gesamtes Arbeitsleben. Sie wird von verschiedenen Personen eingesehen – Personalreferenten, Vorgesetzten, manchmal auch von externen Stellen. Sie kann bei einem Betriebsübergang auf einen neuen Arbeitgeber übergehen.

Gesundheitsinformationen aus dem BEM haben in dieser Akte nichts zu suchen. Sie würden den Arbeitnehmer stigmatisieren. Jeder, der die Akte einsieht, würde von seinen gesundheitlichen Problemen erfahren. Das widerspricht dem Zweck des BEM, das auf Vertrauen basiert.

Die Trennung schützt auch den Arbeitgeber. Wer Gesundheitsdaten in die Personalakte aufnimmt, verstößt gegen den Datenschutz. Das kann Bußgelder nach sich ziehen und das Vertrauen der Belegschaft zerstören.

Was darf in die Personalakte?

In die Personalakte dürfen nur die absolut notwendigen Informationen zum BEM:

Die Tatsache, dass ein BEM angeboten wurde – Datum und Aktenzeichen der Einladung.
Ob der Arbeitnehmer zugestimmt oder abgelehnt hat – ohne Begründung.
Das Ergebnis des BEM, soweit es arbeitsvertragliche Konsequenzen hat – etwa eine vereinbarte Versetzung oder Arbeitszeitänderung.

Nicht in die Personalakte gehören: Gesprächsprotokolle, Gesundheitsinformationen, ärztliche Stellungnahmen, Diagnosen, Angaben zu Einschränkungen oder Maßnahmenvorschläge.

Praktische Umsetzung

Die Trennung muss organisatorisch umgesetzt werden. Die BEM-Akte sollte physisch oder elektronisch getrennt von der Personalakte aufbewahrt werden.

Bei papiergebundenen Akten bedeutet das: ein eigener Ordner, ein eigener Schrank, ein eigener Raum – je nach Sensibilität und Unternehmensgröße.

Bei elektronischen Akten bedeutet das: ein eigenes Verzeichnis mit gesonderten Zugriffsrechten. Die IT muss sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugang haben.

Inhalt der BEM-Akte

Die BEM-Akte dokumentiert den gesamten Verfahrensablauf: Einladung, Zustimmung oder Ablehnung, Gesprächsprotokolle, Maßnahmenvereinbarungen, Umsetzung und Ergebnis. Der Umfang der Dokumentation muss dem Zweck angemessen sein – so viel wie nötig, so wenig wie möglich.

Die Einladung und ihre Dokumentation

Die Einladung zum BEM ist der Ausgangspunkt der Dokumentation. Sie sollte vollständig in der BEM-Akte enthalten sein:

Das Einladungsschreiben selbst – mit allen erforderlichen Informationen zu Zielen, Datenschutz und Freiwilligkeit.
Der Zustellnachweis – Einschreiben-Rückschein, Übergabequittung oder vergleichbarer Nachweis.
Gegebenenfalls Erinnerungsschreiben mit Zustellnachweisen.

Diese Dokumentation ist essenziell. Im Kündigungsschutzprozess muss der Arbeitgeber nachweisen, dass er ordnungsgemäß eingeladen hat. Ohne die Einladung in der Akte ist dieser Nachweis nicht möglich.

Zustimmung oder Ablehnung

Die Reaktion des Arbeitnehmers muss dokumentiert werden:

Bei schriftlicher Zustimmung oder Ablehnung: das Schreiben des Arbeitnehmers mit Eingangsdatum.
Bei mündlicher Zustimmung oder Ablehnung: ein Vermerk mit Datum, Ort, Anwesenden und Inhalt der Erklärung.
Bei Schweigen trotz mehrfacher Einladung: Dokumentation aller Kontaktversuche und ein abschließender Vermerk.

Der Vermerk sollte zeitnah erstellt und von der dokumentierenden Person unterschrieben werden. Im Streitfall muss die Authentizität nachweisbar sein.

Gesprächsprotokolle

Wenn das BEM durchgeführt wird, sollten die Gespräche protokolliert werden. Das Protokoll dient der Nachvollziehbarkeit des Verfahrens und der Dokumentation der entwickelten Maßnahmen.

Der Umfang des Protokolls ist eine Gratwanderung. Es sollte enthalten:

Datum, Ort und Teilnehmer des Gesprächs.
Die besprochenen Themen in Stichworten.
Die entwickelten Maßnahmenvorschläge.

Die Vereinbarungen und nächsten Schritte.

Das Protokoll sollte nicht enthalten:

Detaillierte Schilderungen des Gesundheitszustands, soweit nicht für die Maßnahmenentwicklung erforderlich.
Diagnosen, soweit der Arbeitnehmer sie nicht ausdrücklich in das Protokoll aufgenommen haben möchte.
Persönliche Einschätzungen oder Wertungen der anderen Teilnehmer.

Das Protokoll sollte dem Arbeitnehmer zur Kenntnis gegeben werden. Er sollte die Möglichkeit haben, Ergänzungen oder Korrekturen anzubringen.

Maßnahmenvereinbarungen beim BEM

Die vereinbarten Maßnahmen sollten schriftlich festgehalten werden – mit klaren Verantwortlichkeiten, Zeitplänen und Erfolgskriterien.

Die Maßnahmenvereinbarung kann ein eigenständiges Dokument sein oder Teil des Gesprächsprotokolls. Sie sollte von beiden Seiten – Arbeitgeber und Arbeitnehmer – unterzeichnet werden.

Die Umsetzung der Maßnahmen sollte ebenfalls dokumentiert werden. Wurde die vereinbarte Arbeitsplatzanpassung vorgenommen? Wurde die Versetzung umgesetzt? Wurde die stufenweise Wiedereingliederung durchgeführt?

Abschlussdokumentation im BEM

Am Ende des BEM sollte ein Abschlussvermerk stehen:

Wurde das BEM erfolgreich abgeschlossen – der Arbeitnehmer ist wieder voll arbeitsfähig und integriert?
Wurde das BEM ohne Ergebnis beendet – keine geeigneten Maßnahmen gefunden?
Wurde das BEM abgebrochen – vom Arbeitnehmer oder einvernehmlich?

Der Abschlussvermerk ist wichtig für die Nachvollziehbarkeit. Er zeigt, dass das Verfahren zu einem definierten Ende geführt wurde.

Datenschutzrechtliche Anforderungen

Die BEM-Akte enthält Gesundheitsdaten – besondere Kategorien personenbezogener Daten nach der DSGVO. Die Verarbeitung ist nur unter strengen Voraussetzungen zulässig. Der Arbeitnehmer muss informiert werden und hat umfassende Rechte. Die Aufbewahrungsdauer ist begrenzt.

Gesundheitsdaten als besondere Datenkategorie

Gesundheitsdaten gehören nach Art. 9 DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Ihre Verarbeitung ist grundsätzlich verboten – es sei denn, eine der engen Ausnahmen greift.

Für das BEM relevante Ausnahmen sind:

Die ausdrückliche Einwilligung des Betroffenen – Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.
Die Erforderlichkeit für die Ausübung von Rechten im Bereich des Arbeitsrechts – Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG.

Die Einwilligung ist der sicherste Weg. Sie sollte vor Beginn des BEM eingeholt werden – schriftlich, informiert und freiwillig. Der Arbeitnehmer muss wissen, welche Daten verarbeitet werden und zu welchem Zweck.

Informationspflichten

Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer umfassend informieren – vor der Datenverarbeitung, nicht erst danach. Die Information muss umfassen:

Welche Daten werden verarbeitet?
Zu welchem Zweck?
Auf welcher Rechtsgrundlage?
Wer hat Zugang zu den Daten?
Wie lange werden die Daten gespeichert?
Welche Rechte hat der Arbeitnehmer?

Diese Information kann in der BEM-Einladung enthalten sein oder als separates Dokument übergeben werden. Sie sollte verständlich formuliert sein – keine juristischen Textbausteine, sondern klare Sprache.

Rechte des Arbeitnehmers

Der Arbeitnehmer hat umfassende Rechte bezüglich seiner Daten:

Auskunftsrecht: Er kann jederzeit Auskunft verlangen, welche Daten über ihn gespeichert sind.
Einsichtsrecht: Er kann Einsicht in die BEM-Akte nehmen.
Berichtigungsrecht: Er kann die Korrektur falscher Daten verlangen.
Löschungsrecht: Er kann unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung verlangen.
Widerspruchsrecht: Er kann der Verarbeitung widersprechen.

Diese Rechte müssen ernst genommen werden. Anfragen sollten zeitnah bearbeitet werden – die DSGVO setzt eine Frist von einem Monat.

Aufbewahrungsdauer der BEM-Akte

Die Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist. Nach Abschluss des BEM entfällt der unmittelbare Zweck.

Allerdings kann eine längere Aufbewahrung gerechtfertigt sein – zur Verteidigung gegen mögliche Ansprüche oder für einen möglichen Kündigungsschutzprozess. Die Verjährungsfrist für Kündigungsschutzklagen beträgt drei Wochen – aber eine Kündigung kann auch Jahre nach dem BEM erfolgen.

Eine pragmatische Lösung ist die Aufbewahrung für drei bis fünf Jahre nach Abschluss des BEM oder bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses – je nachdem, was früher eintritt. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses sollte die BEM-Akte zeitnah gelöscht werden.

Die Aufbewahrungsdauer sollte in der Datenschutzinformation angegeben werden. Sie sollte nicht länger sein als erforderlich.

Zugriff und Zugriffsrechte

Der Zugriff auf die BEM-Akte muss streng begrenzt sein. Nur Personen, die am BEM beteiligt sind oder die Akte aus berechtigtem Grund einsehen müssen, dürfen Zugang haben. Die Zugriffsrechte müssen technisch und organisatorisch abgesichert sein.

Wer darf Zugriff haben?

Der Kreis der Zugriffsberechtigten sollte so eng wie möglich gehalten werden:

Die für das BEM zuständige Person – typischerweise ein HR-Mitarbeiter oder BEM-Beauftragter.
Die am konkreten BEM-Verfahren beteiligten Personen – soweit sie für ihre Aufgabe Zugriff benötigen.
Der Arbeitnehmer selbst – uneingeschränkt.

Nicht ohne Weiteres zugriffsberechtigt sind:

Vorgesetzte des Arbeitnehmers – es sei denn, sie sind am BEM beteiligt.
Andere HR-Mitarbeiter, die nicht mit dem konkreten Fall befasst sind.
Die Unternehmensleitung – es sei denn, es gibt einen konkreten Grund.

Bei einem Kündigungsschutzprozess kann es erforderlich sein, die BEM-Akte oder Teile davon offenzulegen. Das ist durch die Verteidigungsinteressen des Arbeitgebers gerechtfertigt – aber nur in dem erforderlichen Umfang.

Technische und organisatorische Maßnahmen

Die Zugriffsrechte müssen technisch abgesichert sein. Bei elektronischen Akten bedeutet das:

Eigene Berechtigungsgruppe für BEM-Akten.
Passwortschutz und Verschlüsselung.
Protokollierung der Zugriffe.
Regelmäßige Überprüfung der Berechtigungen.
Bei Papierakten bedeutet das:
Verschlossener Schrank oder Raum.
Schlüsselverwaltung mit Dokumentation.
Keine unbeaufsichtigte Lagerung.

Die Maßnahmen sollten dem Schutzbedarf angemessen sein. Gesundheitsdaten erfordern einen hohen Schutz.

Umgang mit Anfragen

Anfragen nach Zugriff auf die BEM-Akte – etwa von Vorgesetzten oder der Geschäftsleitung – sollten kritisch geprüft werden:

Gibt es einen berechtigten Grund für den Zugriff?

Ist der Zugriff erforderlich oder gibt es mildere Mittel?

Stimmt der Arbeitnehmer zu?

Im Zweifel sollte der Zugriff verweigert oder auf das Notwendige beschränkt werden. Die Begründung sollte dokumentiert werden.

Die BEM-Akte im Kündigungsschutzprozess

Im Kündigungsschutzprozess ist die BEM-Akte ein zentrales Beweismittel. Der Arbeitgeber muss nachweisen, dass er das BEM ordnungsgemäß durchgeführt oder angeboten hat. Die Akte muss vollständig, nachvollziehbar und authentisch sein.

Beweisfunktion der Akte

Die BEM-Akte erfüllt im Kündigungsschutzprozess eine wichtige Beweisfunktion. Sie zeigt:

Dass der Arbeitgeber das BEM ordnungsgemäß angeboten hat – mit allen erforderlichen Informationen.
Dass der Arbeitnehmer zugestimmt oder abgelehnt hat – freiwillig und informiert.
Welche Maßnahmen geprüft wurden und warum sie nicht umsetzbar waren – oder umgesetzt wurden und nicht zum Erfolg führten.

Ohne diese Dokumentation steht der Arbeitgeber im Prozess mit leeren Händen. Er muss dann anderweitig nachweisen, dass er seine Pflichten erfüllt hat – was oft nicht gelingt.

Anforderungen an die Dokumentation

Die Dokumentation muss bestimmten Anforderungen genügen, um im Prozess zu überzeugen:

Vollständigkeit: Alle wesentlichen Schritte müssen dokumentiert sein – von der Einladung bis zum Abschluss.

Nachvollziehbarkeit: Die Dokumentation muss für einen Außenstehenden verständlich sein. Der Richter muss den Ablauf rekonstruieren können.

Authentizität: Die Dokumentation muss echt sein. Nachträglich erstellte oder veränderte Unterlagen sind problematisch.

Zeitnähe: Die Dokumentation sollte zeitnah zum dokumentierten Ereignis erstellt werden. Vermerke, die Monate später aus der Erinnerung erstellt werden, haben geringeren Beweiswert.

Vorlage im Prozess

Im Kündigungsschutzprozess kann der Arbeitgeber die BEM-Akte oder Teile davon vorlegen. Das ist durch die Verteidigungsinteressen gerechtfertigt.

Der Arbeitgeber sollte aber prüfen, welche Teile der Akte tatsächlich erforderlich sind. Nicht alles muss vorgelegt werden – nur das, was für die Beweisführung relevant ist.

Gesundheitsdaten, die über das Erforderliche hinausgehen, sollten geschwärzt oder zurückgehalten werden. Der Datenschutz gilt auch im Prozess.

Der Arbeitnehmer kann ebenfalls Einsicht in die Akte verlangen oder ihre Vorlage beantragen. Sein Einsichtsrecht ist umfassend.

Besonderheiten bei verschiedenen Konstellationen

Bestimmte Konstellationen erfordern besondere Aufmerksamkeit: schwerbehinderte Arbeitnehmer, Beteiligung des Betriebsrats, externe Stellen wie das Integrationsamt. Die Dokumentation muss diese Besonderheiten berücksichtigen.

Schwerbehinderte Arbeitnehmer

Bei schwerbehinderten Arbeitnehmern ist die Schwerbehindertenvertretung am BEM zu beteiligen – wenn der Arbeitnehmer zustimmt. Diese Beteiligung muss dokumentiert werden.

Auch das Integrationsamt kann einbezogen werden. Es kann Hilfen und Leistungen vermitteln, die das BEM unterstützen. Die Kommunikation mit dem Integrationsamt sollte dokumentiert werden.

Die Dokumentation sollte zeigen, dass die besonderen Anforderungen bei schwerbehinderten Arbeitnehmern beachtet wurden. Im Kündigungsschutzprozess wird das besonders geprüft.

Beteiligung des Betriebsrats

Der Betriebsrat ist nach § 167 Abs. 2 SGB IX am BEM zu beteiligen – wenn der Arbeitnehmer zustimmt. Die Einbeziehung ist freiwillig, aber wenn sie erfolgt, muss sie dokumentiert werden.

Der Betriebsrat hat ein Überwachungsrecht bezüglich des BEM. Er kann prüfen, ob der Arbeitgeber seiner Pflicht nachkommt. Dazu kann er auch Einsicht in die BEM-Dokumentation verlangen – allerdings nicht in individuelle Gesundheitsdaten ohne Zustimmung des Arbeitnehmers.

Die Dokumentation sollte zeigen, ob und wie der Betriebsrat beteiligt wurde. Das ist Teil der ordnungsgemäßen Durchführung.

Externe Stellen

Neben dem Integrationsamt können weitere externe Stellen am BEM beteiligt sein: Rehabilitationsträger, Berufsgenossenschaften, externe Berater.

Die Kommunikation mit diesen Stellen sollte dokumentiert werden – wer wurde wann einbezogen, welche Informationen wurden ausgetauscht, welche Empfehlungen wurden gegeben.

Bei der Weitergabe von Daten an externe Stellen ist der Datenschutz besonders zu beachten. Die Einwilligung des Arbeitnehmers sollte vorliegen und dokumentiert sein.

Praktische Hinweise zur Aktenführung

Zusammenfassung: Die praktische Führung der BEM-Akte erfordert klare Strukturen und Prozesse. Ein einheitliches System, klare Verantwortlichkeiten und regelmäßige Überprüfung helfen, die Anforderungen zu erfüllen.

Einheitliche Struktur

Die BEM-Akte sollte einer einheitlichen Struktur folgen. Das erleichtert die Bearbeitung und stellt sicher, dass nichts vergessen wird.

Eine mögliche Gliederung:

Stammdaten – Name, Personalnummer, Beginn der Arbeitsunfähigkeit.
Einladung – Einladungsschreiben, Zustellnachweis, Erinnerungen.
Zustimmung/Ablehnung – Erklärung des Arbeitnehmers, Vermerk.
Gesprächsprotokolle – chronologisch sortiert.
Maßnahmenvereinbarungen – mit Umsetzungsdokumentation.
Korrespondenz – mit dem Arbeitnehmer, dem Betriebsrat, externen Stellen.
Abschlussdokumentation – Ergebnis des BEM.
Datenschutz – Einwilligung, Informationen.

Checklisten und Vorlagen

Checklisten helfen, nichts zu vergessen. Eine Checkliste für die BEM-Einladung stellt sicher, dass alle erforderlichen Informationen enthalten sind. Eine Checkliste für die Dokumentation stellt sicher, dass alle Schritte festgehalten werden.

Vorlagen für Einladungsschreiben, Gesprächsprotokolle und Vermerke sorgen für Einheitlichkeit und Rechtssicherheit. Sie sollten von einem Arbeitsrechtler geprüft sein.

Aber Vorsicht: Vorlagen sind Hilfsmittel, kein Ersatz für individuelle Betrachtung. Jedes BEM ist anders. Die Dokumentation muss den konkreten Fall widerspiegeln, nicht nur Textbausteine aneinanderreihen.

Regelmäßige Überprüfung

Die BEM-Akten sollten regelmäßig überprüft werden:

Sind die Aufbewahrungsfristen abgelaufen? Dann sollte gelöscht werden.
Sind die Zugriffsrechte noch aktuell? Ausgeschiedene Mitarbeiter sollten keinen Zugriff mehr haben.
Entspricht die Dokumentation noch den aktuellen Anforderungen? Gesetze und Rechtsprechung ändern sich.
Ein jährlicher Review ist empfehlenswert – oder bei jedem Abschluss eines BEM-Verfahrens.

Häufig gestellte Fragen zur BEM-Akte

1. Dürfen Vorgesetzte Einblick in die BEM-Akte nehmen?

Grundsätzlich nein – es sei denn, sie sind am konkreten BEM-Verfahren beteiligt. Die BEM-Akte enthält sensible Gesundheitsdaten, die nur einem eng begrenzten Personenkreis zugänglich sein dürfen. Die bloße Vorgesetztenstellung begründet kein Zugriffsrecht. Der Zugriff auf Gesundheitsdaten ist nach Art. 9 DSGVO streng reglementiert. Er ist nur zulässig, wenn eine Rechtsgrundlage besteht – etwa die Einwilligung des Betroffenen oder die Erforderlichkeit für die Durchführung des BEM. Die allgemeine Personalführungsverantwortung genügt nicht.

Fallbeispiel 1: Ein Vorgesetzter möchte wissen, was im BEM seines Mitarbeiters besprochen wurde. Die Personalabteilung verweigert die Auskunft. Der Vorgesetzte ist nicht am BEM beteiligt – er hat kein Zugriffsrecht. Er erfährt nur, dass ein BEM stattfindet und welche Maßnahmen umgesetzt werden sollen, soweit diese seinen Bereich betreffen.

Fallbeispiel 2: Ein Vorgesetzter wird auf Wunsch des Mitarbeiters in das BEM einbezogen. Er nimmt an Gesprächen teil und wirkt an der Maßnahmenentwicklung mit. In diesem Fall darf er die Gesprächsprotokolle einsehen, an denen er beteiligt war – aber nicht die gesamte Akte und nicht die Informationen, die der Mitarbeiter vertraulich mitgeteilt hat.

Beschränken Sie den Zugriff auf das Erforderliche. Vorgesetzte erfahren nur, was sie für die Umsetzung von Maßnahmen wissen müssen – keine Diagnosen, keine Details über den Gesundheitszustand.

2. Wie lange muss die BEM-Akte aufbewahrt werden?

Es gibt keine gesetzlich festgelegte Aufbewahrungsfrist speziell für BEM-Akten. Die Aufbewahrung muss dem Zweck angemessen sein. Eine pragmatische Lösung ist die Aufbewahrung für drei bis fünf Jahre nach Abschluss des BEM oder bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Nach Ende des Arbeitsverhältnisses sollte zeitnah gelöscht werden. Nach dem Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) dürfen Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist. Für das BEM ist der unmittelbare Zweck nach Abschluss des Verfahrens erreicht. Allerdings kann eine längere Aufbewahrung zur Verteidigung gegen Ansprüche gerechtfertigt sein.

Fallbeispiel 1: Ein BEM wird erfolgreich abgeschlossen – der Mitarbeiter ist wieder voll arbeitsfähig. Die Akte wird für drei Jahre aufbewahrt, dann gelöscht. Das ist angemessen – falls später doch eine krankheitsbedingte Kündigung erforderlich wird, ist die Dokumentation noch verfügbar.

Fallbeispiel 2: Ein Mitarbeiter scheidet aus dem Unternehmen aus. Die BEM-Akte wird ein Jahr nach seinem Ausscheiden gelöscht. Das ist angemessen – nach Ende des Arbeitsverhältnisses entfällt der Zweck, und eine Kündigung ist nicht mehr möglich.

Definieren Sie eine klare Aufbewahrungsfrist und halten Sie sie ein. Dokumentieren Sie die Löschung. Speichern Sie nicht auf Vorrat – das verstößt gegen den Datenschutz.

3. Was muss ich tun, wenn der Mitarbeiter Einsicht in seine BEM-Akte verlangt?

Sie müssen dem Mitarbeiter Einsicht gewähren – vollständig und zeitnah. Er hat nach Art. 15 DSGVO ein umfassendes Auskunftsrecht. Sie dürfen keine Teile der Akte zurückhalten, es sei denn, sie betreffen ausschließlich Dritte. Das Auskunftsrecht ist ein Grundrecht des Betroffenen. Er kann Auskunft über alle ihn betreffenden Daten verlangen und Kopien erhalten. Die Frist beträgt einen Monat, in komplexen Fällen maximal drei Monate. Eine Verweigerung oder Verzögerung ist nur in engen Ausnahmen zulässig.

Fallbeispiel 1: Ein Mitarbeiter verlangt Einsicht in seine BEM-Akte. Die Personalabteilung gewährt innerhalb von zwei Wochen Einsicht – der Mitarbeiter kann die Akte im Büro einsehen und erhält auf Wunsch Kopien. Das ist korrekt.

Fallbeispiel 2: Ein Mitarbeiter verlangt Einsicht, kurz nachdem er eine Kündigung erhalten hat. Die Personalabteilung zögert – sie befürchtet, die Akte könnte gegen das Unternehmen verwendet werden. Die Verzögerung ist unzulässig. Das Einsichtsrecht gilt unabhängig von der Motivation des Mitarbeiters.

Gewähren Sie Einsicht ohne Verzögerung und ohne Einschränkung. Das Auskunftsrecht ist nicht verhandelbar. Bereiten Sie sich darauf vor, dass Mitarbeiter ihr Recht nutzen – besonders in Konfliktsituationen.

4. Was gehört nicht in die BEM-Akte?

Nicht in die BEM-Akte gehören: persönliche Bewertungen oder Einschätzungen über den Mitarbeiter, Informationen, die über das BEM hinausgehen, Spekulationen über die Ursachen der Erkrankung, Dokumente aus anderen Verfahren, die nicht mit dem BEM zusammenhängen. Die BEM-Akte ist zweckgebunden. Sie dient der Dokumentation des BEM-Verfahrens, nicht der allgemeinen Personalführung. Daten, die für das BEM nicht erforderlich sind, haben in der Akte nichts zu suchen. Die Aufnahme sachfremder Dokumente verstößt gegen den Datenschutz.

Fallbeispiel 1: Ein HR-Mitarbeiter notiert im BEM-Protokoll: „Der Mitarbeiter wirkt unmotiviert und desinteressiert. Vermutlich wird er ohnehin bald kündigen.“ Diese Bewertung gehört nicht in die BEM-Akte – sie ist sachfremd und spekulativ.

Fallbeispiel 2: Ein Vorgesetzter gibt eine E-Mail zur BEM-Akte, in der er sich über die häufigen Fehlzeiten des Mitarbeiters beschwert. Die E-Mail gehört nicht in die BEM-Akte – sie ist keine BEM-Dokumentation, sondern allgemeine Korrespondenz.

Beschränken Sie den Inhalt der BEM-Akte auf das BEM. Bewertungen, Beschwerden und sachfremde Dokumente haben dort nichts zu suchen. Das schützt den Mitarbeiter und den Arbeitgeber.

5. Wie dokumentiere ich die Ablehnung des BEM richtig?

Die Ablehnung muss vollständig und nachvollziehbar dokumentiert werden: Datum und Art der Einladung mit allen erforderlichen Informationen, Zustellnachweis, Datum und Form der Ablehnung, gegebenenfalls der Wortlaut. Ein abschließender Vermerk fasst zusammen, dass das BEM ordnungsgemäß angeboten und freiwillig abgelehnt wurde. Die Dokumentation der Ablehnung ist essenziell für den Kündigungsschutzprozess. Der Arbeitgeber muss nachweisen, dass er seine Pflicht erfüllt hat und der Arbeitnehmer aus freien Stücken abgelehnt hat. Eine lückenhafte Dokumentation geht zulasten des Arbeitgebers.

Fallbeispiel 1: Die BEM-Akte enthält: das Einladungsschreiben vom 10.01.2025 mit allen Pflichtangaben, den Einschreiben-Rückschein vom 12.01.2025, das Ablehnungsschreiben des Mitarbeiters vom 20.01.2025, einen abschließenden Vermerk: „Herr X hat das ordnungsgemäß angebotene BEM am 20.01.2025 schriftlich abgelehnt. Die Durchführungspflicht nach § 167 Abs. 2 SGB IX ist erfüllt.“ Diese Dokumentation ist vollständig und überzeugend.

Fallbeispiel 2: Die BEM-Akte enthält nur einen handschriftlichen Vermerk: „BEM abgelehnt, 20.01.“ Keine Einladung, kein Zustellnachweis, keine Erklärung des Mitarbeiters. Diese Dokumentation ist unzureichend. Im Kündigungsschutzprozess kann der Arbeitgeber nicht nachweisen, dass er ordnungsgemäß eingeladen hat.

Dokumentieren Sie die Ablehnung so, dass Sie im Prozess bestehen können. Alle Schritte – Einladung, Zustellung, Ablehnung – müssen nachweisbar sein. Wenn Sie im Zweifel sind, dokumentieren Sie lieber zu viel als zu wenig.

BEM-Akte in einem Absatz

Die BEM-Akte ist ein sensibles Instrument, das sorgfältige Handhabung erfordert. Sie dokumentiert ein Verfahren, das auf Vertrauen basiert – und dieses Vertrauen muss durch den richtigen Umgang mit den Daten gerechtfertigt werden.

Für Führungskräfte und HR-Verantwortliche bedeutet das: strikte Trennung von der Personalakte, enger Kreis von Zugriffsberechtigten, vollständige aber zweckgebundene Dokumentation und Beachtung der Aufbewahrungsfristen. Die BEM-Akte schützt den Mitarbeiter – und sie schützt auch den Arbeitgeber im Kündigungsschutzprozess.

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