Freiwilligkeit im BEM – Grenzen und Gestaltungsspielräume im Arbeitsrecht: Alles was Sie wissen müssen.
Wie kommunizieren Sie das BEM, ohne Druck auszuüben? Erfahren Sie, was Freiwilligkeit bedeutet, wie Sie motivieren statt drängen und wie Sie die Ablehnung rechtssicher dokumentieren.
Freiwilligkeit im BEM auf einen Blick: Das Betriebliche Eingliederungsmanagement basiert auf der autonomen Entscheidung des Arbeitnehmers. Er kann das Angebot ohne Angabe von Gründen ablehnen, ohne dass ihm daraus arbeitsrechtliche Nachteile entstehen dürfen. Für das Management bedeutet das einen Balanceakt: Das Verfahren muss aktiv und motivierend kommuniziert werden, aber ohne Druck. Die Ablehnung entbindet den Arbeitgeber von der Durchführungspflicht, muss aber rechtssicher dokumentiert werden.
Warum ist die Freiwilligkeit ein Kernprinzip des BEM?
Die Freiwilligkeit ist kein Randaspekt des Betrieblichen Eingliederungsmanagements – sie ist sein Fundament. Das BEM kann nur funktionieren, wenn der Arbeitnehmer sich öffnet, über seine gesundheitliche Situation spricht und an Lösungen mitwirkt. Zwang würde das Verfahren zur Farce machen.
Für Führungskräfte und HR-Verantwortliche schafft die Freiwilligkeit eine anspruchsvolle Situation. Einerseits soll das BEM durchgeführt werden – es ist eine gesetzliche Pflicht des Arbeitgebers und dient dem Erhalt des Arbeitsplatzes. Andererseits darf kein Druck ausgeübt werden. Der Arbeitnehmer muss frei entscheiden können.
Diese Spannung zeigt sich besonders in der Kommunikation. Wie „verkauft“ man ein Verfahren, das der Mitarbeiter ablehnen kann? Wie motiviert man zur Teilnahme, ohne zu drängen? Wie reagiert man auf Skepsis und Misstrauen?
Die rechtlichen Konsequenzen der Freiwilligkeit sind erheblich. Lehnt der Arbeitnehmer ab, ist der Arbeitgeber seiner Pflicht nachgekommen – aber nur, wenn die Ablehnung rechtssicher dokumentiert ist. Im Kündigungsschutzprozess wird genau geprüft, ob das BEM ordnungsgemäß angeboten wurde und ob die Ablehnung freiwillig erfolgte.
Bei Fragen zur Freiwilligkeit im BEM unterstützen wir Sie gerne mit unserer arbeitsrechtlichen Expertise.
Der rechtliche Rahmen der Freiwilligkeit
Die Freiwilligkeit ist in § 167 Abs. 2 SGB IX verankert. Das BEM erfordert die Zustimmung des betroffenen Arbeitnehmers. Eine Teilnahmepflicht besteht nicht. Der Arbeitnehmer kann ohne Angabe von Gründen ablehnen. Aus der Ablehnung dürfen ihm keine unmittelbaren Nachteile entstehen.
Gesetzliche Grundlage
§ 167 Abs. 2 SGB IX formuliert klar: Der Arbeitgeber klärt „mit Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Person“ die Möglichkeiten der Wiedereingliederung. Die Zustimmung ist also Voraussetzung für die Durchführung des BEM.
Diese Formulierung macht deutlich: Ohne Zustimmung kein BEM. Der Arbeitgeber kann das Verfahren nicht einseitig durchführen. Er kann einladen, informieren, motivieren – aber er kann nicht zwingen.
Das Gesetz schützt damit die Autonomie des Arbeitnehmers. Er entscheidet selbst, ob er an einem Verfahren teilnehmen will, das sensible Gesundheitsinformationen berührt. Diese Selbstbestimmung ist ein Grundrecht.
Keine Pflicht zur Begründung
Der Arbeitnehmer muss seine Ablehnung nicht begründen. Er kann schlicht „Nein“ sagen – ohne Erklärung, ohne Rechtfertigung.
Das unterscheidet das BEM von anderen arbeitsrechtlichen Situationen. Bei einer Weisung des Arbeitgebers muss der Arbeitnehmer grundsätzlich folgen. Beim BEM nicht. Hier ist er frei.
Die fehlende Begründungspflicht schützt die Privatsphäre. Der Arbeitnehmer muss nicht offenlegen, warum er nicht über seine Gesundheit sprechen will. Misstrauen, Scham, persönliche Gründe – alles ist legitim und muss nicht erklärt werden.
Keine unmittelbaren Nachteile
Aus der Ablehnung des BEM dürfen dem Arbeitnehmer keine unmittelbaren arbeitsrechtlichen Nachteile entstehen. Eine Abmahnung wegen Ablehnung des BEM wäre rechtswidrig. Eine Kündigung allein wegen der Ablehnung ebenso.
Die Betonung liegt auf „unmittelbar“. Mittelbare Konsequenzen kann es geben – nämlich im Fall einer späteren krankheitsbedingten Kündigung. Dort kann die Ablehnung des BEM dem Arbeitnehmer zugerechnet werden. Aber das ist keine Strafe für die Ablehnung, sondern eine Konsequenz der unterlassenen Mitwirkung.
Dieser Unterschied ist wichtig für die Kommunikation. Der Arbeitgeber darf auf die möglichen Konsequenzen im Kündigungsfall hinweisen – das ist Information, kein Druck. Er darf aber nicht mit Nachteilen drohen, die unmittelbar aus der Ablehnung folgen.
Die Herausforderung für das Management
Führungskräfte stehen vor einem Balanceakt: Sie sollen das BEM aktiv anbieten und seine Vorteile kommunizieren, aber keinen Druck ausüben. Die Kunst liegt darin, zu motivieren ohne zu drängen, zu informieren ohne zu manipulieren und die Entscheidung des Mitarbeiters zu respektieren.
Aktiv anbieten, nicht nur pflichtgemäß einladen
Das BEM ist kein lästiges Formular, das abgehakt werden muss. Es ist eine Chance – für den Mitarbeiter, seinen Arbeitsplatz zu erhalten, und für das Unternehmen, einen erfahrenen Kollegen zu behalten.
Diese positive Botschaft sollte in der Kommunikation ankommen. Das BEM sollte als Angebot präsentiert werden, nicht als bürokratische Pflicht. Der Mitarbeiter sollte spüren, dass das Unternehmen an seiner Rückkehr interessiert ist.
Viele Unternehmen machen den Fehler, das BEM rein formal anzubieten – ein Standardschreiben, das die gesetzlichen Mindestanforderungen erfüllt, aber nicht mehr. Das ist zwar rechtlich ausreichend, verschenkt aber die Chance auf ein erfolgreiches BEM.
Die richtige Tonalität finden
Die Kommunikation sollte wertschätzend und einladend sein. Der Mitarbeiter sollte sich nicht als Problem fühlen, sondern als geschätztes Teammitglied, um dessen Wohlergehen sich das Unternehmen sorgt.
Formulierungen wie „Wir möchten Sie unterstützen“ oder „Gemeinsam nach Lösungen suchen“ sind besser als „Nach § 167 Abs. 2 SGB IX sind wir verpflichtet…“. Der gesetzliche Hintergrund kann erwähnt werden, sollte aber nicht im Vordergrund stehen.
Die persönliche Ansprache hilft. Ein Brief vom direkten Vorgesetzten oder der Geschäftsführung wirkt anders als ein Standardschreiben aus der Personalabteilung. Die Botschaft ist: Wir kümmern uns – nicht: Wir erfüllen eine Pflicht.
Die Grenze zum Druck
Die Grenze zwischen Motivation und Druck ist nicht immer leicht zu ziehen. Einige Anhaltspunkte helfen:
Zulässig ist: Die Vorteile des BEM erläutern, die Freiwilligkeit betonen, Fragen beantworten, mehrfach einladen, wenn keine Reaktion erfolgt, auf die Vertraulichkeit hinweisen.
Unzulässig ist: Mit Kündigung drohen, wenn der Mitarbeiter nicht teilnimmt, Nachteile in Aussicht stellen, die unmittelbar aus der Ablehnung folgen, Druck über Kollegen oder Vorgesetzte ausüben, die Ablehnung als illoyales Verhalten darstellen.
Die Konsequenzen im Kündigungsfall dürfen sachlich erwähnt werden – etwa dass der Arbeitgeber dann nicht mehr verpflichtet ist, mildere Mittel zu prüfen. Das ist Information, kein Druck. Aber die Formulierung muss neutral sein, nicht drohend.
Die ordnungsgemäße Einladung
Die Einladung zum BEM muss bestimmte Anforderungen erfüllen, um die Freiwilligkeit zu wahren und die Pflicht des Arbeitgebers zu erfüllen. Sie muss über Ziele, Datenschutz und Freiwilligkeit informieren. Fehler bei der Einladung können dazu führen, dass das BEM als nicht ordnungsgemäß angeboten gilt.
Inhaltliche Anforderungen an die Einladung
Die Einladung muss den Arbeitnehmer in die Lage versetzen, eine informierte Entscheidung zu treffen. Dazu gehören folgende Informationen:
Die Ziele des BEM: Überwindung der Arbeitsunfähigkeit, Vorbeugung erneuter Erkrankung, Erhalt des Arbeitsplatzes. Der Mitarbeiter muss verstehen, worum es geht.
Die Art und Weise der Durchführung: Wer nimmt teil? Wie läuft das Gespräch ab? Welche Maßnahmen können entwickelt werden?
Der Datenschutz: Welche Daten werden erhoben? Wer hat Zugang? Wie werden die Daten verwendet? Diese Information ist entscheidend für das Vertrauen des Mitarbeiters.
Die Freiwilligkeit: Der Mitarbeiter muss wissen, dass er nicht teilnehmen muss und dass ihm aus der Ablehnung keine unmittelbaren Nachteile entstehen.
Der Hinweis auf die Freiwilligkeit
Der Hinweis auf die Freiwilligkeit ist ein zentrales Element der Einladung. Er muss klar und unmissverständlich sein.
Formulierungsbeispiel: „Die Teilnahme am BEM ist freiwillig. Sie können das Angebot ohne Angabe von Gründen ablehnen. Aus einer Ablehnung entstehen Ihnen keine arbeitsrechtlichen Nachteile.“
Dieser Hinweis sollte nicht versteckt im Kleingedruckten stehen, sondern prominent platziert sein. Der Mitarbeiter muss ihn wahrnehmen und verstehen.
Fehlt der Hinweis auf die Freiwilligkeit, ist die Einladung fehlerhaft. Das BEM gilt dann möglicherweise als nicht ordnungsgemäß angeboten – mit entsprechenden Konsequenzen im Kündigungsschutzprozess.
Schriftform und Dokumentation
Die Einladung sollte schriftlich erfolgen. Das ist zwar nicht zwingend gesetzlich vorgeschrieben, aber aus Beweisgründen unverzichtbar.
Die Zustellung sollte dokumentiert werden – etwa durch Übergabe gegen Unterschrift, Einschreiben oder Dokumentation in der Personalakte mit Zeugen.
Auch der Inhalt der Einladung sollte dokumentiert werden. Im Streitfall muss der Arbeitgeber nachweisen können, dass die Einladung alle erforderlichen Informationen enthielt.
Der Umgang mit der Ablehnung
Lehnt der Arbeitnehmer das BEM ab, ist der Arbeitgeber seiner Pflicht nachgekommen. Die Ablehnung muss aber rechtssicher dokumentiert werden. Im Kündigungsschutzprozess muss der Arbeitgeber nachweisen können, dass er ordnungsgemäß eingeladen hat und der Arbeitnehmer freiwillig abgelehnt hat.
Wann liegt eine Ablehnung vor?
Eine Ablehnung liegt vor, wenn der Arbeitnehmer ausdrücklich erklärt, nicht am BEM teilnehmen zu wollen. Das kann mündlich oder schriftlich geschehen.
Schweigen ist keine Ablehnung. Wenn der Arbeitnehmer auf die Einladung nicht reagiert, sollte nachgefasst werden – mit einer Erinnerung und einer Fristsetzung.
Auch ein Nichterscheinen zum vereinbarten Termin ohne Absage ist keine eindeutige Ablehnung. Es kann Gründe geben – Krankheit, Vergessen, Missverständnis. Der Arbeitgeber sollte nachfragen und einen neuen Termin anbieten.
Erst wenn der Arbeitnehmer trotz mehrfacher Einladung und Erinnerung nicht reagiert oder ausdrücklich ablehnt, kann von einer Ablehnung ausgegangen werden.
Dokumentation der Ablehnung
Die Dokumentation der Ablehnung ist entscheidend. Im Kündigungsschutzprozess muss der Arbeitgeber nachweisen können, dass er seine Pflicht erfüllt hat.
Bei schriftlicher Ablehnung: Das Schreiben des Arbeitnehmers sollte zur BEM-Akte genommen werden. Datum des Eingangs dokumentieren.
Bei mündlicher Ablehnung: Ein Vermerk sollte erstellt werden – Datum, Ort, Anwesende, Wortlaut der Ablehnung soweit erinnerlich. Der Vermerk sollte zeitnah erstellt und unterschrieben werden.
Bei Nichtreaktion trotz mehrfacher Einladung: Alle Einladungen und Erinnerungen mit Zustellnachweisen dokumentieren. Ein Vermerk über die ausgebliebene Reaktion erstellen.
Die ideale Dokumentation
Die ideale Dokumentation umfasst:
- Die Einladung zum BEM mit allen erforderlichen Informationen (Kopie).
- Den Zustellnachweis (Einschreiben-Rückschein, Übergabequittung, E-Mail mit Lesebestätigung).
- Die Reaktion des Arbeitnehmers – Ablehnung, Zustimmung oder Schweigen.
- Bei Schweigen: Die Erinnerung(en) mit Zustellnachweisen.
- Bei mündlicher Ablehnung: Den Vermerk über die Ablehnung.
Die abschließende Bewertung: „Der Arbeitnehmer hat das ordnungsgemäß angebotene BEM abgelehnt. Die Durchführungspflicht entfällt.“
Freiwilligkeit und Kündigungsschutz
Die Freiwilligkeit hat Konsequenzen für den Kündigungsschutz. Lehnt der Arbeitnehmer das BEM ab, kann er sich später nicht darauf berufen, dass mildere Mittel nicht geprüft wurden. Der Arbeitgeber muss aber nachweisen, dass er ordnungsgemäß eingeladen hat und der Arbeitnehmer frei entschieden hat.
Die Beweislast im Kündigungsschutzprozess
Im Kündigungsschutzprozess bei krankheitsbedingter Kündigung wird das BEM regelmäßig Thema. Der Arbeitgeber muss darlegen, dass er entweder ein ordnungsgemäßes BEM durchgeführt hat oder dass der Arbeitnehmer das ordnungsgemäß angebotene BEM abgelehnt hat.
Hat der Arbeitnehmer abgelehnt, entfällt die erhöhte Darlegungslast des Arbeitgebers. Er muss nicht mehr nachweisen, dass auch ein durchgeführtes BEM keine Alternativen zur Kündigung ergeben hätte. Die Ablehnung wirkt zulasten des Arbeitnehmers.
Voraussetzung ist aber, dass die Einladung ordnungsgemäß war und die Ablehnung freiwillig erfolgte. Kann der Arbeitgeber das nicht nachweisen, gilt das BEM als nicht ordnungsgemäß angeboten.
Ordnungsgemäße Einladung – strenge Anforderungen
Die Arbeitsgerichte prüfen streng, ob die Einladung ordnungsgemäß war. Fehlende Hinweise auf Ziele, Datenschutz oder Freiwilligkeit können zur Unwirksamkeit führen.
Auch die Information über die Beteiligten muss vollständig sein. Der Arbeitnehmer muss wissen, wer am BEM teilnehmen kann – Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung, Betriebsarzt.
Eine „Einladung light“, die nur das Nötigste enthält, ist riskant. Im Zweifel sollte lieber zu viel informiert werden als zu wenig.
Freie Entscheidung – keine Drucksituation
Die Ablehnung muss auf einer freien Entscheidung beruhen. War der Arbeitnehmer unter Druck, ist die Ablehnung nicht wirksam.
Druck kann verschiedene Formen annehmen: offene Drohungen, suggestive Formulierungen, Ausnutzung einer Abhängigkeitssituation, zeitlicher Druck ohne sachlichen Grund.
Auch die Umstände der Ablehnung können relevant sein. Wurde der Arbeitnehmer überrumpelt? Hatte er Zeit zum Nachdenken? Konnte er sich beraten lassen?
Im Zweifel sollte der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Bedenkzeit einräumen und ausdrücklich auf die Möglichkeit hinweisen, sich beraten zu lassen.
Praktische Gestaltung der Kommunikation
Die praktische Gestaltung der Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg des BEM. Ein wohlformuliertes Einladungsschreiben, ein sensibles Gesprächsangebot und ein respektvoller Umgang mit der Entscheidung des Mitarbeiters schaffen Vertrauen und erhöhen die Teilnahmebereitschaft.
Das Einladungsschreiben
Das Einladungsschreiben sollte folgende Elemente enthalten:
Persönliche Anrede und wertschätzende Eröffnung: „Wir haben festgestellt, dass Sie in den letzten Monaten leider häufiger erkrankt waren. Wir möchten Ihnen unsere Unterstützung anbieten.“
Erklärung des BEM: „Das Betriebliche Eingliederungsmanagement ist ein Verfahren, in dem wir gemeinsam prüfen, wie wir Sie bei der Rückkehr in den Arbeitsalltag unterstützen und erneuter Erkrankung vorbeugen können.“
Hinweis auf Ziele und mögliche Maßnahmen: „Mögliche Maßnahmen könnten sein: Anpassung des Arbeitsplatzes, geänderte Aufgabenverteilung, flexible Arbeitszeiten, schrittweise Wiedereingliederung.“
Hinweis auf Beteiligte: „Am BEM können neben Ihnen und der Personalabteilung auch der Betriebsrat, die Schwerbehindertenvertretung (falls zutreffend) und der Betriebsarzt teilnehmen – aber nur, wenn Sie das wünschen.“
Datenschutzhinweis: „Die im BEM besprochenen Informationen werden vertraulich behandelt und getrennt von Ihrer Personalakte geführt. Sie entscheiden selbst, welche Informationen Sie teilen möchten.“
Freiwilligkeitshinweis: „Die Teilnahme am BEM ist freiwillig. Sie können das Angebot ohne Angabe von Gründen ablehnen, ohne dass Ihnen daraus arbeitsrechtliche Nachteile entstehen.“
Gesprächsangebot: „Wir würden uns freuen, mit Ihnen in einem persönlichen Gespräch die Möglichkeiten zu besprechen. Bitte teilen Sie uns bis zum [Datum] mit, ob Sie das Angebot annehmen möchten.“
Das persönliche Gespräch vor dem BEM
Manchmal ist es sinnvoll, vor dem formellen BEM ein informelles Gespräch anzubieten. Der Mitarbeiter kann Fragen stellen, Bedenken äußern und sich ein Bild machen, bevor er entscheidet.
Dieses Gespräch sollte ergebnisoffen sein. Es dient der Information, nicht der Überredung. Der Mitarbeiter sollte spüren, dass er frei entscheiden kann.
Die Führungskraft sollte auf mögliche Bedenken eingehen: Ist das BEM eine Vorstufe zur Kündigung? Werden die Informationen gegen mich verwendet? Wer erfährt davon? Diese Sorgen sind berechtigt und sollten ernst genommen werden.
Umgang mit Skepsis und Misstrauen
Viele Mitarbeiter sind skeptisch gegenüber dem BEM. Sie vermuten, dass es dem Arbeitgeber um die Vorbereitung einer Kündigung geht, nicht um ihre Unterstützung.
Diese Skepsis ist nicht unbegründet. Manche Arbeitgeber nutzen das BEM tatsächlich so. Aber das ist nicht der Zweck des Verfahrens – und nicht im Interesse eines Arbeitgebers, der seinen Mitarbeiter behalten will.
Der beste Weg, Skepsis zu begegnen, ist Transparenz. Erklären Sie, warum das BEM angeboten wird. Betonen Sie das Interesse am Erhalt des Arbeitsverhältnisses. Weisen Sie auf die Vertraulichkeit hin. Und: Leben Sie die Freiwilligkeit.
Besondere Situationen beim BEM
Bestimmte Situationen erfordern besondere Aufmerksamkeit: wiederholte Ablehnung über mehrere Krankheitsphasen, Ablehnung nach anfänglicher Zustimmung, bedingte Ablehnung mit Forderungen. In jedem Fall gilt: Freiwilligkeit wahren, aber dokumentieren.
Wiederholte Ablehnung
Ein Mitarbeiter lehnt das BEM ab. Monate später ist er erneut langzeiterkrankt. Muss der Arbeitgeber erneut einladen?
Ja, grundsätzlich schon. Jeder neue Zeitraum, in dem die Sechs-Wochen-Schwelle überschritten wird, löst eine neue BEM-Pflicht aus. Die frühere Ablehnung gilt nicht für alle Zukunft.
Die Einladung kann aber auf die frühere Ablehnung Bezug nehmen: „Wir hatten Ihnen bereits im [Monat/Jahr] ein BEM angeboten, das Sie damals abgelehnt haben. Wir möchten Ihnen erneut ein BEM anbieten…“
Bei wiederholter Ablehnung ist die Dokumentation besonders wichtig. Sie zeigt, dass der Arbeitgeber seine Pflicht erfüllt hat – wieder und wieder.
Ablehnung nach anfänglicher Zustimmung
Der Mitarbeiter stimmt dem BEM zu, erscheint zum ersten Gespräch – und bricht dann ab. Er möchte nicht weitermachen.
Auch das ist sein gutes Recht. Die Zustimmung kann jederzeit widerrufen werden. Der Mitarbeiter kann das BEM in jedem Stadium abbrechen.
Der Abbruch sollte dokumentiert werden – mit den Umständen, soweit bekannt. „Der Mitarbeiter hat am [Datum] erklärt, dass er das BEM nicht fortsetzen möchte.“
Das bis dahin Besprochene bleibt vertraulich. Es darf nicht gegen den Mitarbeiter verwendet werden.
Bedingte Ablehnung
Manchmal lehnt ein Mitarbeiter das BEM nicht vollständig ab, sondern stellt Bedingungen: „Ich nehme nur teil, wenn mein Vorgesetzter nicht dabei ist.“ Oder: „Ich will nur mit dem Betriebsrat sprechen, nicht mit der Personalabteilung.“
Solche Bedingungen sollten ernst genommen werden. Wenn sie erfüllbar sind, sollte der Arbeitgeber darauf eingehen. Das BEM soll dem Mitarbeiter helfen – da sollte Flexibilität möglich sein.
Sind die Bedingungen nicht erfüllbar – etwa weil der Mitarbeiter nur mit Personen sprechen will, die für das BEM nicht zuständig sind –, sollte das Gespräch gesucht werden. Vielleicht lässt sich ein Kompromiss finden.
Bleiben die Bedingungen unerfüllbar, ist das faktisch eine Ablehnung. Das sollte dokumentiert werden: „Der Mitarbeiter hat seine Teilnahme an die Bedingung [X] geknüpft, die aus [Grund] nicht erfüllbar ist. Ein BEM konnte daher nicht durchgeführt werden.“
Häufig gestellte Fragen zur Freiwilligkeit im BEM
1. Darf ich als Führungskraft auf die Konsequenzen einer Ablehnung hinweisen?
Ja, Sie dürfen sachlich informieren – aber nicht drohen. Der Hinweis, dass der Arbeitgeber bei Ablehnung des BEM nicht mehr verpflichtet ist, alternative Beschäftigungsmöglichkeiten zu prüfen, ist zulässige Information. Die Formulierung „Wenn Sie ablehnen, werden wir Sie kündigen“ ist dagegen eine unzulässige Drohung. Die Aufklärung über rechtliche Konsequenzen ist Teil der ordnungsgemäßen Information. Der Arbeitnehmer soll eine informierte Entscheidung treffen. Dazu gehört auch das Wissen um mögliche Folgen. Die Grenze zum Druck ist überschritten, wenn die Konsequenzen als unmittelbare Drohung formuliert werden.
Fallbeispiel 1: In der BEM-Einladung heißt es: „Wir weisen darauf hin, dass im Falle einer späteren krankheitsbedingten Kündigung die Ablehnung des BEM bei der rechtlichen Beurteilung berücksichtigt werden kann.“ Das ist sachliche Information – zulässig.
Fallbeispiel 2: Der Personaler sagt im Gespräch: „Wenn Sie hier nicht mitspielen, können Sie sich schon mal nach einem neuen Job umsehen.“ Das ist eine Drohung – unzulässig. Der Mitarbeiter könnte später argumentieren, seine Zustimmung sei nicht freiwillig erfolgt.
Informieren Sie sachlich über die rechtlichen Rahmenbedingungen. Vermeiden Sie Formulierungen, die als Drohung verstanden werden können. Im Zweifel lieber neutral bleiben.
2. Was mache ich, wenn der Mitarbeiter einfach nicht reagiert?
Schweigen ist keine Ablehnung. Fassen Sie nach – mit einer Erinnerung und einer angemessenen Frist. Erst wenn der Mitarbeiter trotz mehrfacher Kontaktaufnahme nicht reagiert, können Sie von einer konkludenten Ablehnung ausgehen. Dokumentieren Sie jeden Versuch der Kontaktaufnahme. Die Rechtsprechung verlangt, dass der Arbeitgeber sich ernsthaft um die Durchführung des BEM bemüht. Eine einzige Einladung, auf die keine Reaktion erfolgt, genügt nicht. Der Arbeitgeber muss nachfassen und dem Arbeitnehmer eine faire Chance zur Entscheidung geben.
Fallbeispiel 1: Der Arbeitgeber schickt eine BEM-Einladung per Post. Keine Reaktion. Er schickt eine Erinnerung per Einschreiben mit Fristsetzung. Wieder keine Reaktion. Er versucht telefonisch Kontakt aufzunehmen und dokumentiert den Versuch. Erst dann vermerkt er die Ablehnung durch Schweigen. Das ist ausreichend.
Fallbeispiel 2: Der Arbeitgeber schickt eine BEM-Einladung per E-Mail an eine möglicherweise veraltete Adresse. Keine Reaktion. Er hakt einmal nach, wieder per E-Mail. Dann vermerkt er die Ablehnung. Das ist riskant – es ist nicht sicher, ob der Mitarbeiter die Einladung überhaupt erhalten hat.
Dokumentieren Sie jeden Kontaktversuch. Nutzen Sie verschiedene Kanäle – Post, E-Mail, Telefon. Geben Sie dem Mitarbeiter eine faire Chance zu reagieren, bevor Sie die Ablehnung vermerken.
3. Kann ein Mitarbeiter das BEM nachträglich einfordern, wenn er zunächst abgelehnt hat?
Ja, grundsätzlich kann ein Mitarbeiter seine Meinung ändern. Wenn er nach einer Ablehnung doch teilnehmen möchte, sollte der Arbeitgeber das Angebot erneuern – sofern die Voraussetzungen noch vorliegen. Ein Recht auf erneutes Angebot besteht aber nicht; die Pflicht ist mit der ordnungsgemäßen Einladung erfüllt. Die einmal erfüllte BEM-Pflicht lebt nicht dadurch wieder auf, dass der Arbeitnehmer seine Meinung ändert. Der Arbeitgeber hat seine Pflicht erfüllt. Allerdings kann es im Interesse des Arbeitgebers liegen, das BEM doch durchzuführen – etwa um Lösungen zu finden oder die eigene Position für einen möglichen Kündigungsschutzprozess zu stärken.
Fallbeispiel 1: Ein Mitarbeiter lehnt das BEM ab. Drei Monate später meldet er sich und möchte doch teilnehmen. Der Arbeitgeber willigt ein und führt das BEM durch. Das ist zwar nicht verpflichtend, aber sinnvoll – es zeigt guten Willen und kann zu Lösungen führen.
Fallbeispiel 2: Ein Mitarbeiter lehnt das BEM ab. Kurz vor einer geplanten Kündigung fordert er plötzlich das BEM ein. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, darauf einzugehen – die Pflicht ist erfüllt. Er sollte aber dokumentieren, dass das BEM ordnungsgemäß angeboten und abgelehnt wurde.
Seien Sie flexibel, wenn der Mitarbeiter seine Meinung ändert. Ein durchgeführtes BEM ist meist besser als keines – für beide Seiten. Aber Sie müssen nicht springen, wenn der Mitarbeiter es taktisch fordert.
4. Wie gehe ich mit einem Mitarbeiter um, der nur teilweise zustimmt?
Wenn der Mitarbeiter Bedingungen stellt – etwa bestimmte Beteiligte ausschließen möchte –, sollten Sie prüfen, ob diese erfüllbar sind. Die Zusammensetzung des BEM-Teams ist flexibel. Der Mitarbeiter kann etwa verlangen, dass sein Vorgesetzter nicht teilnimmt. Sind die Bedingungen vernünftig, gehen Sie darauf ein. Das BEM soll dem Mitarbeiter helfen. Seine Wünsche zur Gestaltung sollten respektiert werden, soweit sie das Verfahren nicht unmöglich machen. Der Mitarbeiter kann nicht verlangen, dass das BEM ohne den Arbeitgeber stattfindet – aber er kann Einfluss auf die konkreten Beteiligten nehmen.
Fallbeispiel 1: Ein Mitarbeiter möchte am BEM teilnehmen, aber ohne seinen Abteilungsleiter, zu dem das Verhältnis zerrüttet ist. Der Arbeitgeber akzeptiert und schickt den Personalleiter statt des Abteilungsleiters. Das BEM kann stattfinden.
Fallbeispiel 2: Ein Mitarbeiter verlangt, dass das BEM ausschließlich mit seinem Rechtsanwalt stattfindet, ohne Vertreter des Arbeitgebers. Das ist nicht möglich – der Arbeitgeber muss am BEM teilnehmen können. Die Bedingung macht das BEM unmöglich und ist daher als Ablehnung zu werten.
Seien Sie flexibel bei vernünftigen Wünschen. Unerfüllbare Bedingungen sind aber faktisch eine Ablehnung. Dokumentieren Sie, welche Bedingungen gestellt wurden und warum sie nicht erfüllbar waren.
5. Wie formuliere ich die Ablehnung rechtssicher für die Dokumentation?
Die Dokumentation sollte die wesentlichen Fakten festhalten: Datum und Art der Einladung, Inhalt der Einladung (alle erforderlichen Informationen), Datum und Form der Ablehnung, gegebenenfalls den Wortlaut der Ablehnung. Ein abschließender Vermerk fasst zusammen, dass das BEM ordnungsgemäß angeboten und freiwillig abgelehnt wurde. Die Dokumentation dient dem Nachweis im Kündigungsschutzprozess. Der Arbeitgeber muss beweisen können, dass er seine Pflicht erfüllt hat. Je vollständiger und präziser die Dokumentation, desto besser die Beweislage.
Fallbeispiel 1: „Vermerk zur BEM-Akte des Herrn Müller: Am 15.03.2025 wurde Herr Müller mit Schreiben gemäß Anlage 1 zum BEM eingeladen. Das Schreiben enthielt alle erforderlichen Informationen zu Zielen, Datenschutz und Freiwilligkeit. Zustellung per Einschreiben am 17.03.2025 (Rückschein Anlage 2). Am 25.03.2025 teilte Herr Müller schriftlich mit, dass er das BEM nicht in Anspruch nehmen möchte (Anlage 3). Die Durchführungspflicht nach § 167 Abs. 2 SGB IX ist damit erfüllt.“
Fallbeispiel 2: Ein formloser Vermerk „Mitarbeiter will kein BEM“ ohne Datum, ohne Nachweis der Einladung und ohne Dokumentation des Inhalts ist unzureichend. Im Prozess kann der Arbeitgeber nicht nachweisen, dass er ordnungsgemäß eingeladen hat.
Dokumentieren Sie vollständig und präzise. Legen Sie alle Unterlagen zur BEM-Akte. Ein guter Vermerk erspart Ihnen später viel Ärger.
Freiwilligkeit im BEM – Ein Absatz
Die Freiwilligkeit ist das Fundament des BEM. Sie schützt die Autonomie des Arbeitnehmers und ermöglicht ein vertrauensvolles Verfahren. Für Führungskräfte bedeutet sie einen Balanceakt: aktiv anbieten, motivierend kommunizieren, aber die Entscheidung des Mitarbeiters respektieren. Die rechtssichere Dokumentation ist das A und O. Ob das BEM durchgeführt wird oder der Mitarbeiter ablehnt – in beiden Fällen muss der Ablauf nachweisbar sein. Im Kündigungsschutzprozess entscheidet die Dokumentation über Erfolg oder Misserfolg.