BEM-Verfahren aus Führungsperspektive – was Manager wissen sollten

Ein Mitarbeiter fehlt seit Wochen. Die Ausfallzeiten häufen sich. Was jetzt? Das betriebliche Eingliederungsmanagement – kurz BEM – ist längst mehr als eine bürokratische Pflichtübung. Für Führungskräfte mit Personalverantwortung entscheidet es oft darüber, ob eine spätere krankheitsbedingte Kündigung vor Gericht Bestand hat oder scheitert. Dieser Beitrag zeigt, worauf es aus Managementperspektive ankommt.

Kurz & Knapp: Die wichtigsten Punkte beim BEM

Sechs-Wochen-Schwelle löst die BEM-Pflicht aus – ununterbrochen oder kumuliert innerhalb von 12 Monaten
Kein Individualanspruch des Arbeitnehmers, aber erhebliche Folgen für den Arbeitgeber bei Unterlassung
Einladungsschreiben muss strenge Anforderungen erfüllen – Formfehler gefährden spätere Kündigungen
Datenschutz ist Stolperfalle: Einwilligung darf nicht zur Voraussetzung gemacht werden (BAG 15.12.2022)
Erneutes BEM erforderlich, wenn nach Abschluss wieder sechs Wochen Fehlzeiten erreicht werden
Vertrauensperson darf seit 2022 ohne Zustimmung des Arbeitgebers hinzugezogen werden

Was ist das BEM und wann wird es ausgelöst?

Das betriebliche Eingliederungsmanagement nach § 167 Abs. 2 SGB IX verpflichtet jeden Arbeitgeber – unabhängig von Betriebsgröße oder Branche – zur Durchführung eines strukturierten Klärungsprozesses. Ziel ist es, die Arbeitsunfähigkeit zu überwinden, erneuten Erkrankungen vorzubeugen und den Arbeitsplatz zu erhalten.

Die Pflicht wird ausgelöst, wenn ein Beschäftigter innerhalb eines Zeitraums von zwölf Monaten länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig war. Maßgeblich ist nicht das Kalenderjahr, sondern ein rollierender Zwölf-Monats-Zeitraum. Das BEM gilt für alle Arbeitnehmer – nicht nur für schwerbehinderte oder gleichgestellte Beschäftigte.

Das Bundesarbeitsgericht bezeichnet das BEM als „rechtlich regulierten verlaufs- und ergebnisoffenen Suchprozess“. Es geht nicht um die Vorbereitung einer Kündigung, sondern um die gemeinsame Suche nach Lösungen: leidensgerechte Arbeitsplatzgestaltung, Arbeitszeitanpassung, Versetzung, technische Hilfsmittel oder stufenweise Wiedereingliederung.

Welche Rolle spielt die Führungskraft im BEM?

Die Verantwortung für das BEM liegt beim Arbeitgeber. In der Praxis delegieren Unternehmen die Durchführung an HR, einen BEM-Beauftragten oder die direkte Führungskraft. Auch wenn die operative Umsetzung delegiert wird, bleibt die Gesamtverantwortung beim Arbeitgeber. Fehler des Beauftragten werden dem Unternehmen zugerechnet (LAG Rheinland-Pfalz, 10.12.2024, 6 Sa 177/21).

Führungskräfte können unterschiedlich stark eingebunden werden: erst bei der Maßnahmenumsetzung, als Informationsempfänger während des Verfahrens oder als aktive Gesprächsführer. Die vollständige Einbindung beschleunigt Prozesse und kann die emotionale Bindung stärken – birgt aber Risiken, wenn die Führungskraft selbst Teil des Problems ist oder der Mitarbeiter ihr gegenüber keine Gesundheitsdaten offenlegen möchte.

Für Führungskräfte mit eigener langer Erkrankung gilt: Auch sie haben Anspruch auf ein BEM, wenn die Sechs-Wochen-Schwelle erreicht ist. Ein Individualanspruch auf Einleitung besteht zwar nicht (BAG 7.9.2021, 9 AZR 571/20), aber die Durchführung liegt im eigenen Interesse – insbesondere mit Blick auf mögliche Kündigungsschutzverfahren.

Wie muss die Einladung zum BEM aussehen?

Das Einladungsschreiben ist der kritische Punkt. Die Rechtsprechung hat die Anforderungen in den letzten Jahren massiv verschärft. Kleine Fehler können dazu führen, dass eine spätere krankheitsbedingte Kündigung unwirksam ist.

Das Einladungsschreiben muss folgende Elemente enthalten:

Die Ziele des BEM müssen erläutert werden – konkret und verständlich, nicht nur durch Wiedergabe des Gesetzeswortlauts. Dem Arbeitnehmer muss klar vor Augen geführt werden, dass es um die Grundlagen seiner Weiterbeschäftigung geht.

Art und Umfang der erhobenen Daten sind darzustellen. Es muss klargestellt werden, dass nur solche Daten erhoben werden, deren Kenntnis erforderlich ist, um ein zielführendes BEM durchzuführen.

Die Freiwilligkeit der Teilnahme ist zu betonen. Der Arbeitnehmer muss wissen, dass er das BEM ablehnen kann, ohne unmittelbare Nachteile zu erleiden.

Ein Hinweis auf das Recht zur Hinzuziehung einer Vertrauensperson ist seit 2022 Pflicht (§ 167 Abs. 2 Satz 2 SGB IX).

Entscheidend: Die datenschutzrechtliche Einwilligung darf nicht zur Voraussetzung für die Durchführung des BEM gemacht werden. Das BAG hat am 15.12.2022 (2 AZR 162/22) klargestellt, dass der Arbeitgeber das BEM auch ohne unterschriebene Datenschutzerklärung einleiten muss. Wer die Durchführung von der Einwilligung abhängig macht, hat kein ordnungsgemäßes BEM durchgeführt – mit fatalen Folgen für eine spätere Kündigung.

Welche Fehler führen zur Unwirksamkeit einer Kündigung?

Das BEM ist keine formelle Wirksamkeitsvoraussetzung für eine krankheitsbedingte Kündigung. Es konkretisiert aber den Verhältnismäßigkeitsgrundsatz. Wird kein ordnungsgemäßes BEM durchgeführt, trägt der Arbeitgeber im Kündigungsschutzprozess die volle Darlegungs- und Beweislast dafür, dass auch ein BEM keine milderen Mittel als die Kündigung hätte aufzeigen können.

Diese Beweislast ist praktisch kaum zu erfüllen. Die Gerichte fragen: Hätte ein ordnungsgemäßes BEM möglicherweise einen leidensgerechten Arbeitsplatz, eine Arbeitszeitreduzierung oder andere Anpassungen ergeben können? Wenn ja, ist die Kündigung unverhältnismäßig und damit unwirksam.

Typische Fehler, die zur Unwirksamkeit führen:

Das Einladungsschreiben enthält keine ausreichenden Datenschutzhinweise (LAG Baden-Württemberg, 28.1.2021, 4 Sa 46/20). Die Gesundheitsdaten sollen an Personen weitergegeben werden, die nicht am BEM beteiligt sind – etwa an die Standortleitung oder den Vorgesetzten, ohne dass dies für das Verfahren erforderlich wäre. Die datenschutzrechtliche Einwilligung wird zur Voraussetzung für das BEM gemacht (BAG 15.12.2022, 2 AZR 162/22). Nach Abschluss eines BEM wird bei erneuten Fehlzeiten über sechs Wochen kein weiteres BEM durchgeführt (BAG 18.11.2021, 2 AZR 138/21). Die Zustimmung des Integrationsamts wird als Ersatz für das BEM betrachtet – ist sie aber nicht (BAG 15.12.2022, 2 AZR 162/22).

Wann muss ein erneutes BEM durchgeführt werden?

Das BAG hat 2021 eine wichtige Klarstellung getroffen: Es gibt kein „Mindesthaltbarkeitsdatum“ für ein durchgeführtes BEM. Wenn der Arbeitnehmer nach Abschluss eines BEM erneut länger als sechs Wochen arbeitsunfähig ist, muss ein neues BEM eingeleitet werden – unabhängig davon, wie kurz der Zeitraum seit dem letzten Verfahren ist.

Der Grund: Krankheitsursachen und betriebliche Verhältnisse können sich ändern. Ein BEM kann nur die Erkrankungen und Umstände berücksichtigen, die bis zu seinem Abschluss bekannt waren. Neue Fehlzeiten können neue Ursachen haben, die einen anderen Suchprozess erfordern.

Für die Praxis bedeutet das: Arbeitgeber müssen die Fehlzeiten kontinuierlich überwachen und bei Erreichen der Sechs-Wochen-Schwelle unverzüglich ein (erneutes) BEM anbieten. Wer erst kurz vor einer geplanten Kündigung reagiert, riskiert, dass das Verfahren als verspätet oder nicht ernst gemeint gewertet wird.

Welche Rechte hat der Arbeitnehmer im BEM?

Die Teilnahme am BEM ist für den Arbeitnehmer freiwillig. Er kann das Angebot ablehnen, ohne dass ihm unmittelbare Nachteile entstehen. Allerdings kann er sich später im Kündigungsschutzprozess nicht darauf berufen, dass kein BEM durchgeführt wurde, wenn er selbst die Durchführung verweigert hat.

Seit dem Teilhabestärkungsgesetz 2021 hat der Arbeitnehmer das ausdrückliche Recht, eine Vertrauensperson seiner Wahl hinzuzuziehen. Das kann ein Betriebsratsmitglied sein, ein Angehöriger, ein Kollege oder auch ein Rechtsanwalt. Die Zustimmung des Arbeitgebers ist nicht erforderlich.

Wichtig: Die bloße Weigerung, eine vorformulierte Datenschutzerklärung zu unterschreiben, gilt nicht als Ablehnung des BEM. Der Arbeitgeber muss das Verfahren trotzdem durchführen und gegebenenfalls ohne formelle Einwilligung nach Lösungen suchen.

Wie sollte das BEM-Gespräch geführt werden?

Das Erstgespräch sollte in einer vertrauensvollen Atmosphäre stattfinden. Der Fokus liegt auf der Frage: Was können wir gemeinsam tun, um die Arbeitsfähigkeit wiederherzustellen und zu erhalten?

Typische Gesprächsthemen sind: Welche Tätigkeiten kann der Mitarbeiter aktuell ausführen, welche nicht? Gibt es arbeitsplatzbezogene Belastungen, die zur Erkrankung beigetragen haben? Kann der Arbeitsplatz umgestaltet werden – ergonomisch, organisatorisch, zeitlich? Kommt eine Versetzung auf einen anderen Arbeitsplatz in Betracht? Welche externen Unterstützungsleistungen gibt es (Rehabilitationsträger, Integrationsamt, Betriebsarzt)?

Der Arbeitgeber darf nicht nach Diagnosen fragen. Er darf aber fragen, welche Einschränkungen bestehen und welche Tätigkeiten möglich sind. Die Offenlegung von Diagnosen ist freiwillig und bedarf eines besonderen Hinweises auf die Freiwilligkeit.

Am Ende des Gesprächs sollten konkrete Maßnahmen vereinbart werden. Diese sind zu dokumentieren – ebenso wie die Zustimmung oder Ablehnung des Arbeitnehmers zur Teilnahme.

Was bedeutet „leidensgerechter Arbeitsplatz“?

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, im Rahmen des BEM zu prüfen, ob ein leidensgerechter Arbeitsplatz geschaffen oder zugewiesen werden kann. Das kann bedeuten: ergonomische Anpassungen, Änderung der Arbeitszeit, Zuweisung leichterer Tätigkeiten oder Versetzung auf eine andere Stelle.

Der Hinweis, ein leidensgerechter Arbeitsplatz sei zwar vorhanden, aber besetzt, reicht oft nicht aus. Das BAG verlangt, dass der Arbeitgeber sein Direktionsrecht voll ausschöpft – und notfalls einen anderen Mitarbeiter versetzt, um dem erkrankten Beschäftigten den leidensgerechten Arbeitsplatz zu ermöglichen. Auch ein Zustimmungsersetzungsverfahren gegen den Betriebsrat kann erforderlich sein.

Für Führungskräfte mit eingeschränkten Einsatzmöglichkeiten nach längerer Erkrankung stellt sich die Frage, welche alternativen Positionen im Unternehmen in Betracht kommen. Das BEM ist der richtige Rahmen, um diese Optionen offen zu besprechen – bevor es zu einer Trennung kommt.

Wie wirkt sich das BEM auf eine mögliche Kündigung aus?

Die krankheitsbedingte Kündigung erfordert eine negative Gesundheitsprognose, erhebliche Beeinträchtigungen der betrieblichen Interessen und eine Interessenabwägung zugunsten des Arbeitgebers. Das BEM setzt bei der Interessenabwägung an: Gibt es mildere Mittel als die Kündigung?

Wurde ein ordnungsgemäßes BEM durchgeführt und keine Maßnahmen gefunden, die die Fehlzeiten reduzieren könnten, ist der Arbeitgeber in einer starken Position. Er kann darlegen, dass er alles Zumutbare versucht hat.

Wurde kein BEM durchgeführt oder war es fehlerhaft, muss der Arbeitgeber beweisen, dass auch ein ordnungsgemäßes BEM nichts gebracht hätte. Das ist praktisch kaum möglich – die Kündigung scheitert.

Aktuelle Entscheidungen bestätigen die Linie: Das LAG Düsseldorf erklärte am 6.12.2024 (10 SLa 369/24) eine Kündigung für unwirksam, weil kein ordnungsgemäßes BEM durchgeführt wurde, das alternative Beschäftigungsmöglichkeiten hätte aufzeigen können. Das LAG Rheinland-Pfalz folgte am 21.11.2024 (5 SLa 21/24) mit derselben Begründung.

BEM in zwei Sätzen

Das BEM ist kein lästiges Formular, sondern ein strategisches Instrument. Für Führungskräfte mit Personalverantwortung bedeutet das: frühzeitig handeln, die Einladung sorgfältig formulieren, Datenschutzanforderungen beachten und das Gespräch ergebnisoffen führen.

Wer das BEM ernst nimmt, schafft die Grundlage für eine erfolgreiche Wiedereingliederung – oder, wenn das nicht gelingt, für eine rechtssichere Trennung. Wer es ignoriert oder schlampig durchführt, riskiert, dass selbst eine gut begründete krankheitsbedingte Kündigung vor Gericht scheitert.