Das BEM in fremde Hände geben – was für externe Dienstleister spricht und was dagegen

Externe Dienstleister im Eingliederungsmanagement – was dafür spricht, was dagegen, und wo die Verantwortung bleibt

Eine Frage, die falsch gestellt wird

Die Frage, ob ein Unternehmen sein Betriebliches Eingliederungsmanagement selbst durchführen oder einem externen Dienstleister übertragen sollte, wird in der Praxis fast immer als Kostenfrage behandelt. Das ist der falsche Zugang. Sie ist eine Frage der Verfahrensarchitektur – und dahinter steht ein Konstruktionsproblem, das dem BEM von Anfang an eingebaut ist.

Das Problem lautet: Dieselbe Organisation, die im BEM Gesundheitsdaten erhebt, entscheidet später über die Kündigung. Der Beschäftigte soll offen über seine Beschwerden sprechen – gegenüber genau der Personalabteilung, die diese Offenheit gegen ihn verwenden könnte. Dass unter diesen Bedingungen viele Beschäftigte gar nicht erst teilnehmen, ist keine Bockigkeit, sondern eine rationale Reaktion.

Genau hier setzt das Versprechen des externen BEM an. Und dieses Versprechen ist ernster zu nehmen, als es die übliche Outsourcing-Skepsis nahelegt – aber weniger tragfähig, als es die Anbieter darstellen.

Ausgelagert, aber nicht abgegeben: Das externe BEM zwischen Vertraulichkeit und Betriebskenntnis

Was dafür spricht

Die informationelle Trennung

Der stärkste Punkt zuerst. Ein professioneller externer Anbieter kann als Filter zwischen dem BEM-Gespräch und der Personalabteilung wirken. Die BEM-Akte liegt beim Dienstleister, strikt getrennt von der Personalakte. Was an den Arbeitgeber zurückfließt, sind funktionsbezogene Einschätzungen – „kein schweres Heben“, „keine Nachtschicht“ – und Maßnahmenvorschläge. Keine Diagnosen.

Die Datenschleuse: Warum ein externes BEM den Arbeitgeber schützen kann – und wann es ihn ruiniert

Anbieter wie GIB21 beschreiben ausdrücklich, dass sie die BEM-Akte als eigenständig Verantwortliche nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO führen und der Arbeitgeber ausschließlich die für Entscheidungen notwendigen Statusinformationen erhält. Am stärksten ist dieser Schutz, wenn ein Arzt das Verfahren führt: Dann greift zusätzlich die strafbewehrte Schweigepflicht nach § 203 StGB. Ein nicht-ärztlicher BEM-Berater unterliegt ihr nicht – seine Verschwiegenheit ist rein vertraglich abgesichert. Das ist ein Unterschied, der in der Anbieterauswahl selten gestellt wird und gestellt werden sollte.

Die Spezialisierung

Der zweite Punkt ist nüchterner, aber praktisch mindestens ebenso relevant. Eine Personalreferentin, die das BEM neben zwölf anderen Aufgaben betreut, führt vielleicht acht Verfahren im Jahr. Ein externer Fallmanager führt mehrere hundert. Er kennt die Fehlerquellen, weil er sie täglich umgeht.

Eine gesetzliche Qualifikationsanforderung für BEM-Berater existiert nicht. Als faktischer Standard hat sich der von der DGUV in Kooperation mit der Universität zu Köln zertifizierte Certified Disability Management Professional (CDMP) etabliert; nach Angaben der DGUV gibt es davon inzwischen rund 1.500 in Deutschland. Die Ausbildung steht internen wie externen Kräften offen – die Zertifizierung ist also kein Argument für die Auslagerung, sondern eines für Qualifikation überhaupt.

Die höhere Akzeptanz

Anbieter behaupten durchweg, die Neutralität eines Externen erhöhe die Teilnahmequote deutlich. Das ist plausibel – das Machtgefälle zur eigenen Personalabteilung fällt weg. Belastbare unabhängige Vergleichsstudien intern gegen extern gibt es allerdings nicht. Die Aussage ist überwiegend anbietergetrieben und sollte als Vermutung behandelt werden, nicht als Befund.

Was dagegen spricht

Der Externe kennt den Betrieb nicht

Hier liegt die entscheidende Schwäche, und sie trifft den gesetzlichen Kern. Das BEM ist ein ergebnisoffener Suchprozess nach Möglichkeiten, die Arbeitsunfähigkeit zu überwinden – vor allem nach leidensgerechten Arbeitsplätzen. Der externe Fallmanager kann Maßnahmen vorschlagen. Ob im Werk eine Stelle frei ist, ob sich ein Arbeitsplatz umgestalten lässt, ob die Nachtschicht in der Abteilung nebenan entfällt: Das weiß nur der Betrieb.

Ein Externer, der ohne internen Ankerpunkt arbeitet, produziert deshalb strukturell einen unvollständigen Suchprozess. Und der unvollständige Suchprozess ist genau das, was im Kündigungsschutzprozess auf den Arbeitgeber zurückfällt.

Die fehlende Vernetzung

Dazu kommt das Beziehungsproblem. Der interne BEM-Beauftragte kann bei der Führungskraft anrufen, die er seit Jahren kennt. Er weiß, welcher Abteilungsleiter Umsetzungen mitträgt und welcher blockiert. Er hat einen Draht zum Betriebsrat und zum Betriebsarzt. Der Externe hat einen Vertrag und eine Telefonnummer. Das reicht für die Verfahrensführung, aber nicht für die Umsetzung.

Die Verantwortung wandert nicht mit

Der teuerste Irrtum. Das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg hat am 14.01.2025 (15 Sa 22/24) entschieden, dass sich der Arbeitgeber Verfahrensfehler des externen Dienstleisters nach § 278 BGB wie eigene zurechnen lassen muss. Der Dienstleister ist Erfüllungsgehilfe. Wer auslagert, kauft Entlastung – keine Haftungsverlagerung.

Der Fall lohnt die Betrachtung, weil er zeigt, wie schnell das geht. Ein seit 2014 beschäftigter Transporteur wies seit 2018 erhebliche Fehlzeiten auf. Die Arbeitgeberin hatte einen externen Dienstleister beauftragt; nach der Betriebsvereinbarung war dem eigentlichen BEM ein Informationsgespräch vorgeschaltet. In diesem Termin im Februar 2023 wurden bereits Krankheitsdetails und Arbeitsplatzbelastungen erfragt. Im Protokoll hieß es anschließend: „BEM startet nicht, da MA mit Arbeitsplatz zufrieden“. Im Juli 2023 folgte die krankheitsbedingte Kündigung. Sie war unwirksam.

Das Gericht beanstandete drei Punkte: Die Datenschutzaufklärung war unzureichend – der Hinweis auf eine geschlossene BEM-Akte, auf die nur das BEM-Team Zugriff habe, genügte nicht, schon weil unklar blieb, wer zum BEM-Team gehört. Das Informationsgespräch wurde mit dem BEM-Gespräch vermischt und verlor damit gerade seine Schutzwirkung. Und die Kommunikation war irreführend: Der Kläger musste den Eindruck gewinnen, bei erneuter Erkrankung folge ein weiteres BEM – nicht eine Kündigung.

Hier wird oft übersehen, worin die eigentliche Pointe liegt. Die Arbeitgeberin hatte alles richtig machen wollen. Sie hatte eine Betriebsvereinbarung, ein vorgeschaltetes Informationsgespräch, einen spezialisierten Dienstleister. Und sie verlor trotzdem – weil sie den Dienstleister nicht kontrolliert hat.

Was es kostet

Der Markt ist intransparent. Kaum ein Anbieter veröffentlicht Preise; der Regelfall ist das Angebot auf Anfrage. Als Orientierung nennt ein Anbieter 500 bis 1.200 Euro pro BEM-Fall beziehungsweise Stundensätze zwischen 100 und 150 Euro, bei einem Aufwand von drei bis vier Stunden im einfachen und bis zu zwanzig Stunden im komplexen Fall. Ein anderer gibt einen Durchschnitt von vier bis fünf Stunden je angenommenem Fall an. Das sind Einzelangaben, keine Marktpreise.

Wichtiger als die Höhe ist ein Warnsignal: Anbieter, die mit festen Stundenobergrenzen pro Fall werben, liefern häufig kein wirksames Verfahren. Ein Fall mit psychischer Erkrankung oder Multimorbidität lässt sich in sieben Stunden nicht seriös bearbeiten. Manche Anbieter schönen ihre Durchschnitte, indem sie abgelehnte Fälle als bearbeitet zählen. Spezialisierung ist nur dann ein Vorteil, wenn sie mit ausreichender Fallzeit unterlegt ist.

Vor jeder kommerziellen Beauftragung lohnt der Blick auf das, was nichts kostet: Der Firmenservice der Deutschen Rentenversicherung berät Arbeitgeber bundesweit kostenlos und ausdrücklich als neutraler externer Berater. Bei schwerbehinderten Beschäftigten kommen Integrationsämter und Integrationsfachdienste hinzu. Nach § 167 Abs. 3 SGB IX können Rehabilitationsträger und Integrationsämter zudem die Einführung eines BEM durch Prämien fördern – das Inklusionsamt Saarland etwa mit bis zu 10.000 Euro. Gefördert wird allerdings die Struktur, nicht die laufende Fallbearbeitung.

Die Auflösung: hybrid

Die Praxis zeigt, dass die Frage „intern oder extern“ in dieser Form keine gute Antwort hat. Beide Reinformen scheitern an je einer Hälfte des Problems: Das interne BEM scheitert am Vertrauen, das vollständig ausgelagerte am Suchprozess.

Tragfähig ist die Kombination: externer Fallmanager plus internes Integrationsteam. Der Externe führt die vertraulichen Gespräche, filtert die Gesundheitsdaten und sichert das Verfahren. Der interne BEM-Beauftragte kennt die Arbeitsplätze, die Umsetzungswege und die Akteure. Die Firewall bleibt bestehen, der Suchprozess wird trotzdem geführt.

Daneben existieren schlankere Mischformen: der Abrufvertrag, bei dem nur komplexe oder besonders sensible Fälle extern begleitet werden; die reine Softwarelösung mit interner Durchführung; die externe Supervision interner Verfahren; die Schulung interner Kräfte durch Externe. Bei wenigen Fällen im Jahr genügt meist der Abrufvertrag – eine Vollauslagerung lohnt selten.

Was Betroffene davon haben

Für den Beschäftigten ist das externe BEM im Regelfall die bessere Konstellation, weil die Person, der er von seiner Erkrankung erzählt, nicht die Person ist, die über seine Kündigung entscheidet. Das ist ein echter Gewinn und kein Marketing.

Er sollte aber zwei Dinge prüfen. Erstens: Was genau fließt an den Arbeitgeber zurück? Die Antwort gehört in die Einladung, und sie muss konkret sein – der Fall des LAG Baden-Württemberg ist auch daran gescheitert, dass sie es nicht war. Zweitens: Die Freiwilligkeit bleibt unberührt. Auch ein externes BEM kann abgelehnt werden. Nur schwächt eine Ablehnung die eigene Position, wenn das Angebot ordnungsgemäß war – und stärkt sie, wenn es das nicht war.

Was daraus folgt

Im Regelfall gilt: Die Auslagerung des BEM ist sinnvoll, aber nur als Hybrid, nur mit qualifiziertem Anbieter, nur mit ausreichender Fallzeit, nur mit sauber geregeltem Datenrückfluss und nur mit eingebundenem Betriebsrat. Wer glaubt, mit dem Vertrag auch die Verantwortung abgegeben zu haben, hat den teuersten Fehler bereits gemacht – er merkt es nur erst im Kündigungsschutzprozess.

FAQs – Häufige Fragen zum externen BEM

1. Darf ein Arbeitgeber das BEM überhaupt auslagern?

Ja. § 167 Abs. 2 SGB IX schreibt nicht vor, wer das Verfahren führt – nur, dass der Arbeitgeber es anbieten muss. Die Initiativlast bleibt bei ihm, die operative Durchführung kann er übertragen. Auch die Einladung kann faktisch der Dienstleister versenden. Sie muss dann allerdings sämtliche inhaltlichen Anforderungen erfüllen: Ziele, Freiwilligkeit, Datenschutzhinweise, Hinweis auf die Vertrauensperson. Im Fall des LAG Baden-Württemberg lag der Fehler nicht darin, dass ein Externer tätig wurde, sondern darin, wie er es tat. Zulässigkeit und Wirksamkeit sind zwei verschiedene Fragen.

2. Haftet der Arbeitgeber für Fehler des Dienstleisters?

Ja, uneingeschränkt. Das LAG Baden-Württemberg hat am 14.01.2025 (15 Sa 22/24) entschieden, dass der externe Dienstleister Erfüllungsgehilfe ist und seine Verfahrensfehler dem Arbeitgeber nach § 278 BGB wie eigene zugerechnet werden. Die Folge war die Unwirksamkeit der krankheitsbedingten Kündigung. Vertragliche Freistellungsklauseln helfen nur im Innenverhältnis – gegenüber dem gekündigten Beschäftigten bleibt der Arbeitgeber der Adressat, und im Kündigungsschutzprozess trägt er die erweiterte Darlegungslast. Auslagerung verlagert Arbeit, nicht Haftung. Das ist der zentrale Punkt, der in Anbieterpräsentationen regelmäßig fehlt.

3. Was kostet ein externes BEM?

Der Markt ist intransparent; feste Preislisten sind selten. Als Orientierung nennt ein Anbieter 500 bis 1.200 Euro pro Fall beziehungsweise Stundensätze von 100 bis 150 Euro, bei drei bis vier Stunden im einfachen und bis zu zwanzig Stunden im komplexen Fall. Ein anderer gibt vier bis fünf Stunden je angenommenem Fall an. Das sind Einzelangaben, keine Marktdurchschnitte. Vorsicht bei festen Stundenobergrenzen: Komplexe Fälle lassen sich darin nicht seriös bearbeiten. Kostenlos beraten der Firmenservice der Deutschen Rentenversicherung und – bei Schwerbehinderung – Integrationsämter und Integrationsfachdienste.

4. Schützt ein Externer die Gesundheitsdaten wirklich besser?

Bei sauberer Ausgestaltung ja. Die BEM-Akte liegt beim Dienstleister, getrennt von der Personalakte; an den Arbeitgeber fließen nur funktionsbezogene Einschätzungen zurück, keine Diagnosen. Am stärksten ist der Schutz, wenn ein Arzt das Verfahren führt – dann greift zusätzlich die strafbewehrte Schweigepflicht nach § 203 StGB. Ein nicht-ärztlicher BEM-Berater unterliegt ihr nicht; seine Verschwiegenheit ist rein vertraglich abgesichert. Entscheidend ist die Transparenz: Eine Firewall, deren Funktionsweise dem Beschäftigten nicht erklärt wird, nützt rechtlich nichts – sie war im LAG-Fall sogar der Grund für die Unwirksamkeit.

5. Ist der Dienstleister Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO?

Das ist ungeklärt und streitig. In Betracht kommen die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, die gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO und die getrennte eigene Verantwortlichkeit. Weil ein externer BEM-Beauftragter regelmäßig weisungsfrei arbeitet, spricht viel gegen eine reine Auftragsverarbeitung und für eine eigene Verantwortlichkeit – ähnlich wie beim externen Betriebsarzt. Eine konsolidierte Orientierungshilfe der Aufsichtsbehörden speziell zum externen BEM fehlt. Praktische Konsequenz: Unabhängig von der Einordnung braucht es einen sorgfältigen Vertrag mit Vertraulichkeitsverpflichtung, technischen und organisatorischen Maßnahmen, getrennter Aktenführung und klaren Löschfristen.

6. Muss der Betriebsrat der Auslagerung zustimmen?

Die Frage ist für das BEM nicht höchstrichterlich entschieden. Gesichert ist: Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht bei den allgemeinen Verfahrensgrundsätzen, nicht bei jedem Einzelfall, und er kann kein Integrationsteam erzwingen (BAG, 22.03.2016 – 1 ABR 14/14). Für die strukturell ähnliche ausgelagerte Meldestelle hat das LAG Schleswig-Holstein (08.07.2025 – 2 TaBV 16/24) entschieden, dass die Mitbestimmung beim „Wie“ auch bei Auslagerung bestehen bleibt, weil sonst eine ungewollte Schutzlücke entstünde. Der Rechtsgedanke lässt sich übertragen. Empfehlung: Auslagerung und Prozess per Betriebsvereinbarung regeln.

7. Kann ein Beschäftigter ein internes BEM verlangen?

Nein. Ein Anspruch auf Durchführung des BEM besteht schon grundsätzlich nicht – § 167 Abs. 2 SGB IX begründet kein einklagbares Individualrecht (BAG, 07.09.2021 – 9 AZR 571/20); ein durchsetzbares Initiativrecht haben allein Betriebsrat und Schwerbehindertenvertretung. Erst recht gibt es kein Wahlrecht zwischen internem und externem Verfahren. Was dem Beschäftigten bleibt, ist die Freiwilligkeit: Er kann das Angebot insgesamt ablehnen. Diese Ablehnung schwächt seine Position allerdings nur dann, wenn das Angebot ordnungsgemäß war. War es fehlerhaft, bleibt sie folgenlos.

8. Welches Modell ist das richtige?

Im Regelfall das hybride: externer Fallmanager für die vertraulichen Gespräche, die Datenfilterung und die Verfahrenssicherheit – internes Integrationsteam für Arbeitsplatzkenntnis, Umsetzung und Vernetzung. Beide Reinformen scheitern an je einer Hälfte des Problems. Bei geringem Fallaufkommen genügt meist ein Abrufvertrag für komplexe Fälle bei ansonsten interner Durchführung. Gegen jeden Anbieter spricht: feste Stundenobergrenzen, Rückfluss von Diagnosen an die Personalabteilung, fehlende Qualifikation der Fallmanager. Und gegen jedes Modell spricht die Vorstellung, mit der Beauftragung sei auch die Verantwortung ausgelagert.

Dieser Beitrag gibt den Stand der Rechtsprechung im Juli 2026 wieder und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Genannte Preisangaben sind Einzelangaben von Anbietern und keine Marktpreise.