Ist BEM vor einer krankheitsbedingten Kündigung Pflicht?

Ja, das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) ist rechtlich verpflichtend – und ein unterlassenes oder fehlerhaftes BEM erschwert eine spätere krankheitsbedingte Kündigung erheblich.

Das Bundesarbeitsgericht hat in seinem Urteil vom 15. Dezember 2022 (Az. 2 AZR 162/22) die Bedeutung des BEM noch einmal unterstrichen: Ein fehlendes BEM macht eine Kündigung zwar nicht automatisch unwirksam, verschiebt aber die Darlegungs- und Beweislast massiv zulasten des Arbeitgebers. Und diese Last ist in der Praxis kaum zu tragen.

Die gesetzliche Grundlage ist klar: Nach § 167 Abs. 2 SGB IX sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, allen Beschäftigten ein BEM anzubieten, die innerhalb von 12 Monaten länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig waren. Diese Pflicht gilt für alle Mitarbeitenden – nicht nur für schwerbehinderte Menschen.

Was ist BEM und was soll es erreichen?

BEM ist ein ergebnisoffener Suchprozess mit dem Ziel, Arbeitsunfähigkeit zu überwinden, erneuter Arbeitsunfähigkeit vorzubeugen und das Arbeitsverhältnis zu erhalten. Gemeinsam mit dem Mitarbeitenden sollen Möglichkeiten gefunden werden, wie die Weiterbeschäftigung gelingen kann.

Mögliche Maßnahmen im BEM können sein:

• Versetzung auf einen leidensgerechteren Arbeitsplatz
• Anpassung der Arbeitszeit (Teilzeit, Gleitzeit, Home-Office)
• Technische oder ergonomische Hilfsmittel
• Umgestaltung des Arbeitsplatzes
• Rehabilitationsmaßnahmen
• Qualifizierung für andere Tätigkeiten im Unternehmen
• Anpassung der Arbeitsorganisation

Warum ist BEM für Sie als Führungskraft so wichtig?

Ohne ordnungsgemäß durchgeführtes BEM wird eine krankheitsbedingte Kündigung extrem schwierig. Das BAG hat klargestellt: Wenn Sie kein BEM angeboten oder fehlerhaft durchgeführt haben, müssen Sie im Kündigungsschutzprozess detailliert darlegen und beweisen, dass es keine leidensgerechten Beschäftigungsmöglichkeiten im gesamten Unternehmen gibt. Diese Beweislast ist praktisch kaum zu erfüllen.

Sie müssen dann nachweisen:

• dass es keinen anderen Arbeitsplatz gibt, der der Person zumutbar wäre
• dass auch mit Anpassungen keine Weiterbeschäftigung möglich ist
• dass Sie alle Alternativen ernsthaft geprüft haben

Mit einem dokumentierten BEM hingegen haben Sie nachgewiesen, dass Sie gemeinsam mit der betroffenen Person und den Interessenvertretungen ergebnisoffen nach Lösungen gesucht haben. Wenn trotz BEM keine Alternative gefunden wurde, haben Sie Ihre Verhältnismäßigkeitsprüfung erfüllt.

Wie führen Sie ein rechtssicheres BEM durch?

Schritt 1: Rechtzeitige Einladung Sobald ein Mitarbeitender innerhalb von 12 Monaten mehr als sechs Wochen arbeitsunfähig war (ca. 42 Kalendertage), laden Sie schriftlich zum BEM-Gespräch ein. Die Einladung muss enthalten:

• Hinweis auf die Ziele des BEM (Überwindung der AU, Vorbeugung)
• Information über Freiwilligkeit der Teilnahme
• Hinweis auf Datenschutz und Schweigepflicht
• Möglichkeit, Betriebsrat/Schwerbehindertenvertretung hinzuzuziehen
• Informationen über Art und Umfang der erhobenen Daten

Schritt 2: Das BEM-Gespräch Führen Sie das Gespräch in vertrauensvoller Atmosphäre. Beteiligt sein sollten:

• Der betroffene Mitarbeitende
• HR-Vertreter
• Sie als Führungskraft (für Arbeitsplatzanalyse)
• Auf Wunsch: Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung, Vertrauensperson

Wichtig: Sie dürfen nicht nach medizinischen Details fragen. Es geht nicht um Diagnosen, sondern um Belastungen am Arbeitsplatz und mögliche Anpassungen.

Fragen Sie stattdessen:

• Welche Tätigkeiten fallen Ihnen besonders schwer?
• Wo sehen Sie Belastungen an Ihrem Arbeitsplatz?
• Welche Veränderungen könnten Ihnen helfen?
• Käme eine Anpassung der Arbeitszeit in Betracht?

Schritt 3: Maßnahmen prüfen und umsetzen Prüfen Sie ergebnisoffen alle möglichen Maßnahmen:

• Gibt es leichtere Tätigkeiten im Unternehmen?
• Sind technische Anpassungen möglich?
• Käme eine Stundenreduzierung in Frage?
• Wäre eine Umschulung für andere Aufgaben denkbar?

Schritt 4: Dokumentation Dokumentieren Sie den gesamten Prozess sorgfältig:

• Einladung mit vollständiger Information
• Teilnehmer des Gesprächs
• Besprochene Maßnahmen und deren Bewertung
• Gründe, warum bestimmte Optionen nicht umsetzbar waren
• Vereinbarte Schritte oder Ergebnis, dass keine Lösung gefunden wurde

Schritt 5: Nachhalten BEM ist kein einmaliges Gespräch, sondern ein Prozess. Vereinbaren Sie Folgetermine und prüfen Sie, ob umgesetzte Maßnahmen wirken.

Typische Fehler, die Sie vermeiden sollten:

Fehler 1: BEM zu spät anbieten Bieten Sie BEM rechtzeitig an – nicht erst, wenn Sie bereits an Kündigung denken. Ein „BEM als Kündigungsvorbereitung“ wird von Gerichten kritisch gesehen.

Fehler 2: Unvollständige Information Die Einladung muss alle Pflichtinformationen enthalten. Fehlt der Hinweis auf Freiwilligkeit oder Datenschutz, gilt das BEM als fehlerhaft.

Fehler 3: Medizinische Inhalte erfragen Sie dürfen nicht nach Diagnosen oder medizinischen Details fragen. Das verletzt Datenschutz und Persönlichkeitsrechte.

Fehler 4: Keine echte Ergebnisoffenheit BEM muss ergebnisoffen sein. Wenn Sie bereits innerlich entschieden haben zu kündigen und das BEM nur als Formalie durchziehen, wird das Gericht das erkennen.

Fehler 5: Mangelhafte Dokumentation Ohne Dokumentation können Sie später nicht nachweisen, dass Sie BEM ordnungsgemäß durchgeführt haben.

Was, wenn der Mitarbeitende BEM ablehnt?

Das ist sein gutes Recht – die Teilnahme ist freiwillig. Aber: Die Ablehnung entbindet Sie nicht von Ihrer Pflicht, BEM anzubieten. Dokumentieren Sie die Ablehnung schriftlich. Im späteren Kündigungsschutzprozess trägt dann der Mitarbeitende die Darlegungslast dafür, welche Anpassungen möglich gewesen wären.

Das BAG hat klargestellt: Die Durchführung darf nicht davon abhängen, dass der Mitarbeitende eine separate Datenschutzerklärung unterschreibt. Die Information über Datenschutz ist wichtig, aber eine Unterschrift ist keine Voraussetzung.

Fazit: BEM ist nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch Ihr strategisches Instrument. Ein gut durchgeführtes BEM kann Ihnen helfen, wertvolle Mitarbeitende zu halten. Und es schützt Sie rechtlich, falls später doch eine Kündigung unvermeidbar wird. Investieren Sie in einen professionellen BEM-Prozess – er ist Ihre beste Versicherung.