Unternehmensweite Software und Mitbestimmung: Wer ist zuständig?

Wer als Manager die Einführung einer unternehmensweiten Software verantwortet, steht regelmäßig vor einer Frage, die auf den ersten Blick banal wirkt und auf den zweiten Blick über Monate der Projektlaufzeit entscheidet: Mit welchem Gremium ist zu verhandeln – mit dem Gesamtbetriebsrat oder mit den örtlichen Betriebsräten? Die Praxis zeigt, dass diese Weichenstellung häufig beiläufig getroffen wird, obwohl an ihr die Wirksamkeit der gesamten Vereinbarung hängt. Besonders deutlich wird das, wenn Jahre später ein einzelner Betriebsrat aus einer bestehenden Gesamtbetriebsvereinbarung aussteigen und eine eigene Regelung für seinen Standort verhandeln will – oder wenn sich herausstellt, dass die sorgfältig verhandelte Vereinbarung datenschutzrechtlich auf Sand gebaut ist.

Der Grundsatz: Zuständig ist der örtliche Betriebsrat

Das Betriebsverfassungsgesetz ordnet die Mitbestimmung im Regelfall dem unmittelbar gewählten örtlichen Betriebsrat zu. Der Gesamtbetriebsrat ist kein übergeordnetes Gremium, sondern nur unter den Voraussetzungen des § 50 BetrVG zuständig: entweder originär, wenn eine Angelegenheit mehrere Betriebe betrifft und objektiv zwingend nur einheitlich geregelt werden kann (§ 50 Abs. 1 BetrVG), oder kraft Beauftragung, wenn ein örtlicher Betriebsrat ihn schriftlich mit der Behandlung einer Angelegenheit betraut (§ 50 Abs. 2 BetrVG). Hier wird oft übersehen: Diese Zuständigkeitsordnung ist zwingend. Die Betriebsparteien können sie weder durch Vereinbarung verschieben noch dadurch heilen, dass alle Beteiligten sich einig sind. Eine Vereinbarung, die das unzuständige Gremium abschließt, ist unwirksam – ein Günstigkeitsvergleich findet nicht statt.

Die gefestigte Linie des Bundesarbeitsgerichts: Zentrale Administration entscheidet

Für unternehmensweite Software hat das Bundesarbeitsgericht die Zuständigkeitsfrage in zwei Entscheidungen geschärft, die auch Mitte 2026 die maßgebliche Linie bilden. Im Beschluss vom 8. März 2022 (1 ABR 20/21) ging es um Microsoft Office 365 als sogenannte 1-Tenant-Lösung: ein Mandant für das gesamte Unternehmen, zentrale Administration, einheitliche Cloud-Speicherung. Das Gericht entschied, dass die unternehmenseinheitliche Nutzung mit der Möglichkeit einer zentralen Kontrolle von Verhalten und Leistung der Arbeitnehmer aus zwingenden technischen Gründen eine betriebsübergreifende Regelung erfordert – zuständig ist der Gesamtbetriebsrat. Der Beschluss vom 16. Juli 2024 (1 ABR 16/23) hat diese Linie erweitert: Kann eine unternehmensweit eingeführte technische Einrichtung nur von einer zentralen IT-Abteilung betreut und gewartet werden, ist der Gesamtbetriebsrat zuständig – selbst wenn eine Individualisierung einzelner Beschäftigter nur auf betrieblicher Ebene möglich ist.

Die Instanzgerichte folgen dieser Linie. Das Arbeitsgericht Bonn hat 2024 in zwei Beschlüssen (29.10.2024 – 3 BV 102/24; 10.12.2024 – 3 BV 122/24) bekräftigt, dass der bloße Wunsch des Arbeitgebers nach Einheitlichkeit die überörtliche Zuständigkeit nicht begründet, die Entscheidung für ein Ein-Mandanten-Modell aber eine mitbestimmungsfreie Vorfrage ist. Das Landesarbeitsgericht Köln hat im Januar 2025 (9 TaBV 88/24) ergänzt, dass bei ungeklärter Gremienzuständigkeit im Einigungsstellen-Einsetzungsverfahren nach § 100 ArbGG nicht abschließend entschieden wird – notfalls werden zwei Einigungsstellen mit identischem Vorsitzenden eingesetzt. Für die Praxis bedeutet all das: Die Frage nach dem richtigen Verhandlungspartner beantwortet sich nicht im Organigramm, sondern in der IT-Architektur.

Unternehmensweite Software und Mitbestimmung: Wer ist zuständig – und was gilt, wenn ein Betriebsrat aussteigen will?

Delegation nach § 50 Abs. 2 BetrVG: Ein Etikett, das täuschen kann

In vielen Unternehmen ist historisch ein anderer Weg gegangen worden: Die örtlichen Betriebsräte haben den Gesamtbetriebsrat per Delegationsbeschluss beauftragt, die Software-Vereinbarung für sie zu verhandeln. Das Ergebnis wird üblicherweise „Gesamtbetriebsvereinbarung“ genannt – rechtlich ist es das nicht. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (18.9.2002 – 1 ABR 54/01) schließt der Gesamtbetriebsrat in diesem Fall in Wirklichkeit Einzel-Betriebsvereinbarungen anstelle der beauftragenden Betriebsräte ab. Träger des Mitbestimmungsrechts bleibt der örtliche Betriebsrat; er behält im Regelfall auch die Kündigungsbefugnis, sofern er sie nicht ausdrücklich mit übertragen hat. Hier wird oft übersehen, dass beide Konstellationen äußerlich identisch aussehen können. Ob eine echte Gesamtbetriebsvereinbarung oder ein Bündel von Einzel-Betriebsvereinbarungen vorliegt, entscheidet allein die objektive Zuständigkeitslage – nicht die Vorstellung der Beteiligten beim Abschluss. War der Gesamtbetriebsrat nach den Maßstäben der Rechtsprechung originär zuständig, gehen die Delegationsbeschlüsse ins Leere.

Der Ausstiegsfall

An dieser Unterscheidung entscheidet sich der Ausstiegsfall. Bei originärer Zuständigkeit des Gesamtbetriebsrats kann der einzelne örtliche Betriebsrat die Vereinbarung weder kündigen noch durch eine eigene Betriebsvereinbarung ablösen; kündigungsberechtigt sind nach § 77 Abs. 5 BetrVG allein die Vertragsparteien. Bei echter Delegation kann der örtliche Betriebsrat den Auftrag jederzeit widerrufen – allerdings nur mit Wirkung für die Zukunft; erst die Kündigung mit der Dreimonatsfrist beendet die Vereinbarung. Im Bereich der erzwingbaren Mitbestimmung wirkt die gekündigte Regelung nach § 77 Abs. 6 BetrVG fort, bis eine neue Vereinbarung sie ersetzt: Die Software läuft weiter, ein regelungsloser Zustand entsteht nicht. Wem gegenüber der Arbeitgeber eine delegierte Vereinbarung kündigen muss, ist auch im Juli 2026 höchstrichterlich nicht geklärt; die Praxis kündigt deshalb vorsorglich gegenüber beiden Gremien.

Die zweite Prüfachse: Datenschutz

Neu hinzugetreten ist eine Entwicklung, die viele bestehende Software-Vereinbarungen betrifft. Der Europäische Gerichtshof hat im Dezember 2024 entschieden (C-65/23), dass Betriebsvereinbarungen die materiellen Anforderungen der DSGVO vollständig einhalten müssen und die Gerichte dies uneingeschränkt überprüfen; einen nur eingeschränkt kontrollierbaren Beurteilungsspielraum der Betriebsparteien gibt es nicht. Das Bundesarbeitsgericht hat daraus im Mai 2025 (8 AZR 209/21) die Konsequenz gezogen und einem Beschäftigten Schadensersatz zugesprochen, dessen Daten über die Grenzen einer Duldungs-Betriebsvereinbarung zur HR-Software „Workday“ hinaus konzernintern übermittelt worden waren – der Kontrollverlust genügt als Schaden. Im Regelfall heißt das: Eine Software-Betriebsvereinbarung ist keine datenschutzrechtliche Erlaubnisnorm, in der sich Unzulässiges vereinbaren ließe; sie muss auf einer tragfähigen DSGVO-Grundlage aufsetzen und sollte daraufhin überprüft werden.

Ausblick und Konsequenz für Manager

Gesetzlich ist die Zuständigkeitsordnung unverändert; die politisch diskutierte Modernisierung des Betriebsverfassungsgesetzes (Bundesrats-Entschließung vom 11.7.2025) und der Neuanlauf für ein Beschäftigtendatengesetz sind Vorhaben, keine geltenden Normen. Die KI-Verordnung der EU entfaltet ihre Pflichten schrittweise, ändert die Gremienzuständigkeit aber nicht. Für Manager bleibt es damit bei drei Hausaufgaben: die technische Architektur vor Verhandlungsbeginn dokumentieren, weil sie über den Verhandlungspartner entscheidet; bei einem Ausstiegswunsch eines Standorts zuerst die Zuständigkeitsgrundlage der bestehenden Vereinbarung klären lassen, weil davon abhängt, ob der Ausstieg rechtlich überhaupt trägt; und bestehende Software-Vereinbarungen datenschutzrechtlich nachjustieren. Die Praxis zeigt, dass in der Auseinandersetzung fast immer diese Vorfragen den Ausschlag geben – nicht die Frage, welche Regelung inhaltlich die bessere wäre.

---

FAQs – Zuständigkeit bei Unternehmenssweiter Software

1. Wer ist bei unternehmensweiter Software für die Mitbestimmung zuständig – Betriebsrat oder Gesamtbetriebsrat?

Im Regelfall ist der örtliche Betriebsrat zuständig; der Gesamtbetriebsrat übernimmt nur, wenn die Angelegenheit mehrere Betriebe betrifft und objektiv zwingend einheitlich geregelt werden muss (§ 50 Abs. 1 BetrVG). Bei unternehmensweiter Software mit zentraler Administration hat das Bundesarbeitsgericht diese Voraussetzung bejaht: für Microsoft Office 365 als 1-Tenant-Lösung (8.3.2022, 1 ABR 20/21) und für ein zentral gewartetes Headset-System (16.7.2024, 1 ABR 16/23). Entscheidend ist die technische Architektur – zentraler Mandant, zentrale IT-Betreuung, betriebsübergreifende Datenverarbeitung –, nicht der Wunsch des Arbeitgebers nach Einheitlichkeit. Der bloße Kosten- oder Koordinierungsvorteil genügt nach ständiger Rechtsprechung nicht.

2. Kann ein einzelner örtlicher Betriebsrat eine Gesamtbetriebsvereinbarung kündigen?

Bei einer echten, in originärer Zuständigkeit geschlossenen Gesamtbetriebsvereinbarung nicht: Kündigungsberechtigt sind nach § 77 Abs. 5 BetrVG nur die Vertragsparteien, also Gesamtbetriebsrat und Arbeitgeber. Der einzelne örtliche Betriebsrat ist nicht Vertragspartei und kann die Vereinbarung weder kündigen noch durch eine eigene Betriebsvereinbarung verdrängen. Anders liegt es, wenn die Vereinbarung auf einer Beauftragung nach § 50 Abs. 2 BetrVG beruht: Dann handelt es sich rechtlich um eine Einzel-Betriebsvereinbarung des jeweiligen Betriebs, die der beauftragende Betriebsrat mit Dreimonatsfrist kündigen kann – sofern er die Kündigungsbefugnis nicht ausdrücklich auf den Gesamtbetriebsrat übertragen hat.

3. Was ist ein Delegationsbeschluss nach § 50 Abs. 2 BetrVG – und lässt er sich rückgängig machen?

Mit einem Delegationsbeschluss beauftragt der örtliche Betriebsrat den Gesamtbetriebsrat, eine konkrete Angelegenheit für ihn zu behandeln. Erforderlich sind die absolute Mehrheit der Stimmen aller Betriebsratsmitglieder und die Schriftform (§ 50 Abs. 2 Satz 3 i.V.m. § 27 Abs. 2 BetrVG). Träger des Mitbestimmungsrechts bleibt der örtliche Betriebsrat; die vom Gesamtbetriebsrat geschlossene Vereinbarung gilt als Einzel-Betriebsvereinbarung des beauftragenden Betriebs. Der Auftrag kann jederzeit in derselben Form widerrufen werden – allerdings nur mit Wirkung für die Zukunft: Eine bereits abgeschlossene Vereinbarung bleibt bestehen und muss zusätzlich gekündigt werden, wenn der Betriebsrat die Angelegenheit wieder selbst regeln will.

4. Der Betriebsrat hat die Software-Vereinbarung gekündigt – muss die Software jetzt abgeschaltet werden?

Nein. Die Mitbestimmung bei technischen Überwachungseinrichtungen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) gehört zur erzwingbaren Mitbestimmung, und in diesem Bereich wirken gekündigte Betriebsvereinbarungen nach § 77 Abs. 6 BetrVG fort, bis eine andere Abmachung sie ersetzt. Die bisherigen Regeln gelten weiter, die Software darf zu den vereinbarten Bedingungen weiter eingesetzt werden; ein regelungsloser Zustand entsteht nicht. Die Kündigung erzeugt deshalb keinen Stillstand, sondern Verhandlungsdruck: Der Betriebsrat kann eine Neuregelung verlangen und diese notfalls über die Einigungsstelle nach § 76 BetrVG erzwingen. Bis dahin bleibt es beim Status quo der gekündigten Vereinbarung.

5. Kann eine örtliche Betriebsvereinbarung eine bestehende Gesamtbetriebsvereinbarung ablösen?

Das hängt allein von der Zuständigkeit ab, nicht von einer Rangordnung der Vereinbarungen. Zwischen Gesamtbetriebsvereinbarung und örtlicher Betriebsvereinbarung gibt es keine Normenhierarchie; wirksam ist stets nur die Vereinbarung des objektiv zuständigen Gremiums. War der Gesamtbetriebsrat originär zuständig, ist eine örtliche Betriebsvereinbarung über denselben Gegenstand unwirksam – ein Günstigkeitsvergleich findet nicht statt. Beruhte die Vereinbarung dagegen auf Delegation, kann der örtliche Betriebsrat nach Widerruf des Auftrags und Kündigung der Vereinbarung eine eigene, ablösende Betriebsvereinbarung schließen. Die Weichenstellung liegt also in der Frage, welches Gremium beim Abschluss zuständig war.

6. Gilt bei KI-Tools wie Microsoft Copilot etwas anderes?

Nein – eine Sonderdogmatik für Künstliche Intelligenz gibt es bislang nicht. Maßgeblich bleibt, ob das System objektiv zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle geeignet ist; die bloße Möglichkeit genügt. Microsoft Copilot ist funktionaler Bestandteil von Microsoft 365, sodass die Zuständigkeit der M365-Logik folgt: Bei zentraler Administration im Ein-Mandanten-Modell ist im Regelfall der Gesamtbetriebsrat zuständig. Höchstrichterliche Rechtsprechung zu KI und § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG existiert noch nicht; die einzige veröffentlichte Entscheidung ist die des Arbeitsgerichts Hamburg zu ChatGPT (16.1.2024, 24 BVGa 1/24). Bestehende M365-Vereinbarungen sollten wegen der neuen Copilot-Funktionen gleichwohl überprüft und gegebenenfalls ergänzt werden.

7. Ist unsere Software-Betriebsvereinbarung datenschutzrechtlich noch tragfähig?

Das sollte geprüft werden. Der Europäische Gerichtshof hat entschieden (19.12.2024, C-65/23), dass Betriebsvereinbarungen die materiellen Vorgaben der DSGVO vollständig einhalten müssen und gerichtlich uneingeschränkt überprüfbar sind; in einer Betriebsvereinbarung lässt sich nichts vereinbaren, was die DSGVO nicht erlaubt. Das Bundesarbeitsgericht hat daraufhin Schadensersatz wegen Kontrollverlusts zugesprochen, als Beschäftigtendaten über die Grenzen einer „Workday“-Betriebsvereinbarung hinaus konzernintern übermittelt wurden (8.5.2025, 8 AZR 209/21). Software-Vereinbarungen sollten deshalb nicht als eigenständige Erlaubnisnorm konzipiert sein, sondern auf einer tragfähigen Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO aufsetzen – mit klaren Zweckbindungen, Zugriffs- und Löschregeln.

8. Wie klären die Beteiligten einen Streit über die Zuständigkeit?

Der geordnete Weg ist das arbeitsgerichtliche Beschlussverfahren (§§ 2a, 80 ff. ArbGG): Dort lässt sich feststellen, welches Gremium zuständig ist und ob die bestehende Vereinbarung als Gesamtbetriebsvereinbarung oder als Bündel von Einzel-Betriebsvereinbarungen zu qualifizieren ist. Zu beteiligen sind neben dem Arbeitgeber der Gesamtbetriebsrat und je nach Antragsgegenstand die übrigen örtlichen Betriebsräte (§ 83 Abs. 3 ArbGG). Im Einigungsstellen-Einsetzungsverfahren nach § 100 ArbGG prüft das Gericht nur die offensichtliche Unzuständigkeit; das Landesarbeitsgericht Köln lässt bei ungeklärter Gremienfrage sogar zwei parallele Einigungsstellen mit identischem Vorsitzenden zu (28.1.2025, 9 TaBV 88/24). Im Regelfall empfiehlt sich die Klärung vor einer Kündigung, damit diese nicht ins Leere geht.