Urlaubsverfall nach Elternzeit: Was Führungskräfte über die besonderen Verfallsfristen wissen müssen

Eine Mitarbeiterin kehrt nach drei Jahren Elternzeit zurück – und verlangt nun 15 Urlaubstage aus den Jahren vor der Auszeit. Verfallen oder nicht? Viele Führungskräfte greifen in solchen Situationen reflexartig zu Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung und verweisen auf die klassische Verfallsregelung zum 30. April. Doch das kann teuer werden. Denn während Mutterschutz und Elternzeit gelten Sonderregeln, die weit über die üblichen Verfallsfristen hinausgehen. Das Landesarbeitsgericht Hamm hat mit Urteil vom 11. September 2025 (Az. 13 Sa 316/25) erneut klargestellt: Tarifliche Verfallsklauseln greifen nicht, solange Beschäftigte in Elternzeit sind. Für Sie als Führungskraft bedeutet das: Resturlaub aus der Zeit vor der Elternzeit bleibt über Jahre bestehen – und muss nach der Rückkehr gewährt werden. Wer diese Mechanismen nicht kennt, riskiert kostspielige Nachzahlungen und belastete Rückkehrgespräche.

Kurz & Knapp: Die wichtigsten Erkenntnisse auf einen Blick

Sonderregeln statt Tarifvertrag: Während Mutterschutz und Elternzeit gelten die Verfallsfristen aus § 24 MuSchG und § 17 BEEG – nicht die kürzeren Regelungen aus Tarifverträgen oder Arbeitsverträgen.
Auch Mehrurlaub ist geschützt: Die verlängerten Verfallsfristen gelten nicht nur für den gesetzlichen Mindesturlaub, sondern auch für tariflichen oder vertraglichen Mehrurlaub.
Verfall erst nach Rückkehr: Urlaubsansprüche aus den Jahren vor und während der Elternzeit verfallen frühestens am 31. Dezember des Jahres nach der Rückkehr aus der Elternzeit.
Aktive Mitwirkungspflicht: Nach der Rückkehr müssen Sie als Arbeitgeber den Urlaub aktiv anbieten und eine Gewährung ermöglichen – sonst läuft die Verfallsfrist gar nicht erst an.
Dokumentation ist entscheidend: Führen Sie präzise Aufzeichnungen über Urlaubsansprüche, deren Entstehungsjahr und die Dauer von Mutterschutz oder Elternzeit, um Streitigkeiten vorzubeugen.
Bilanzielle Auswirkungen: Länger bestehende Urlaubsansprüche müssen in den Rückstellungen berücksichtigt werden – das betrifft auch Ihren Jahresabschluss.

Warum greifen tarifliche Verfallsfristen während der Elternzeit nicht?

Die Antwort liegt im Vorrang des Spezialgesetzes. Während die meisten Arbeitsverhältnisse nach den Regeln des Bundesurlaubsgesetzes und gegebenenfalls ergänzenden Tarifverträgen organisiert sind, treten bei Mutterschutz und Elternzeit spezielle Schutzvorschriften in Kraft. § 24 Satz 2 Mutterschutzgesetz und § 17 Absatz 2 Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz regeln eigenständig, wann Urlaubsansprüche aus dieser Zeit verfallen können.

Diese Vorschriften definieren ein eigenes Urlaubsjahr, das unabhängig von tariflichen oder arbeitsvertraglichen Vereinbarungen läuft. Der Grund ist einfach: Beschäftigte in Mutterschutz oder Elternzeit können ihren Urlaub faktisch nicht nehmen. Sie sind nicht im Betrieb, stehen für Urlaubsplanung nicht zur Verfügung und sollen durch die Abwesenheit keinen Nachteil erleiden. Genau das würde aber passieren, wenn tarifliche Stichtagsregelungen zum 31. März oder 30. April uneingeschränkt gelten würden.

Das LAG Hamm formuliert es klar: Die Spezialvorschriften des Mutterschutz- und Elternzeitrechts gehen vor. Selbst wenn Ihr Tarifvertrag – wie der Manteltarifvertrag für den Einzelhandel Nordrhein-Westfalen – eine Verfallsklausel zum 30. April des Folgejahres enthält, ist diese während Mutterschutz und Elternzeit suspendiert. Die Beschäftigten behalten ihren Urlaubsanspruch, bis sie tatsächlich wieder arbeiten und Gelegenheit hatten, diesen Urlaub zu nehmen.

Für Sie als Führungskraft bedeutet das: Prüfen Sie bei Rückkehrern aus Elternzeit immer, welche Urlaubsansprüche aus den Vorjahren noch offen sind. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass diese automatisch verfallen sind.

Gilt die Sonderregelung auch für tariflichen Mehrurlaub?

Ja – und das ist eine häufige Quelle von Missverständnissen. Viele Führungskräfte gehen davon aus, dass die verlängerten Verfallsfristen nur für den gesetzlichen Mindesturlaub von 20 Tagen gelten. Tariflicher oder vertraglicher Mehrurlaub – so die verbreitete Annahme – könne sehr wohl nach den kürzeren tariflichen Fristen verfallen.

Das LAG Hamm widerspricht dieser Auffassung deutlich. Die Sonderregeln aus § 24 MuSchG und § 17 BEEG erfassen den gesamten Urlaubsanspruch – unabhängig davon, ob dieser auf dem Bundesurlaubsgesetz, einem Tarifvertrag oder einer arbeitsvertraglichen Zusage beruht. Maßgeblich ist nicht die Quelle des Anspruchs, sondern der Umstand, dass die Beschäftigte während des Mutterschutzes oder der Elternzeit keine Möglichkeit hatte, den Urlaub zu nehmen.

Im entschiedenen Fall ging es um 13 Tage tariflichen Mehrurlaub aus den Jahren 2021 und 2022. Die Verkäuferin war von Oktober 2021 bis Ende 2024 durchgehend in Mutterschutz und Elternzeit. Nach dem Manteltarifvertrag für den Einzelhandel NRW wären diese Urlaubstage längst verfallen gewesen – spätestens zum 30. April 2023 beziehungsweise 2024. Das Gericht stellte jedoch klar: Die tarifliche Verfallsklausel tritt zurück. Die 13 Tage konnten noch bis zum 31. Dezember 2025 genommen werden, also bis zum Ende des Jahres nach der Rückkehr.

Diese Rechtsprechung hat erhebliche praktische Konsequenzen. Wenn Sie Beschäftigte haben, die mehrere Jahre in Elternzeit waren, können sich erhebliche Urlaubsansprüche aufstauen – und zwar nicht nur beim gesetzlichen Mindesturlaub, sondern auch beim Mehrurlaub. Planen Sie die Rückkehr frühzeitig und kalkulieren Sie ein, dass die betreffende Person womöglich 30, 40 oder mehr Urlaubstage mitbringt, die innerhalb eines überschaubaren Zeitraums zu gewähren sind.

Wann genau verfallen die Urlaubsansprüche nach der Rückkehr?

Die entscheidende Frage für die Personalplanung lautet: Ab wann läuft die Uhr für den Verfall überhaupt? Die Antwort ergibt sich aus der Systematik der Spezialregelungen. Nach § 17 Absatz 2 BEEG ist der bis zum Beginn der Elternzeit nicht genommene Urlaub nach deren Ende im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr zu gewähren. Das bedeutet konkret:

Kehrt eine Beschäftigte beispielsweise im März 2025 aus der Elternzeit zurück, dann hat sie Anspruch darauf, ihren Resturlaub aus den Jahren vor der Elternzeit noch im Jahr 2025 oder spätestens bis zum 31. Dezember 2026 zu nehmen. Erst wenn dieser Zeitraum verstreicht, ohne dass der Urlaub genommen wurde, kann ein Verfall eintreten.

Wichtig ist dabei jedoch ein weiterer Aspekt, auf den das Bundesarbeitsgericht wiederholt hingewiesen hat: Der Verfall setzt voraus, dass der Arbeitgeber seine Mitwirkungspflichten erfüllt hat. Sie müssen die Beschäftigte nach der Rückkehr aktiv auffordern, ihren Urlaub zu nehmen, und ihr tatsächlich Gelegenheit dazu geben. Solange Sie dies unterlassen, verfällt der Urlaub nicht – auch nicht nach Ablauf des Übertragungszeitraums.

In der Praxis bedeutet das: Führen Sie mit jeder Person, die aus Elternzeit zurückkehrt, ein strukturiertes Rückkehrgespräch. Klären Sie dabei, wie viele Urlaubstage noch offen sind, aus welchen Jahren diese stammen und wie die Gewährung konkret geplant werden kann. Dokumentieren Sie dieses Gespräch schriftlich und halten Sie fest, dass Sie auf die Notwendigkeit hingewiesen haben, den Urlaub zeitnah zu nehmen. Nur so können Sie später im Streitfall nachweisen, dass Sie Ihren Pflichten nachgekommen sind.

Welche praktischen Herausforderungen ergeben sich für die Urlaubsplanung?

Die verlängerten Verfallsfristen schaffen in der betrieblichen Praxis nicht unerhebliche Herausforderungen. Wenn eine Führungskraft nach drei Jahren Elternzeit zurückkehrt und neben dem aktuellen Jahresurlaub noch Restansprüche aus mehreren Vorjahren mitbringt, kann das die Einsatzplanung erheblich belasten. In kleinen Teams oder bei Positionen mit hoher Verantwortung kann es schwierig werden, diese Urlaubsmenge innerhalb der gesetzlichen Fristen zu gewähren, ohne den Betriebsablauf zu gefährden.

Hinzu kommt eine weitere Schwierigkeit: Viele Beschäftigte kehren nicht in Vollzeit zurück, sondern arbeiten zunächst in Teilzeit. Die Anzahl der Urlaubstage bleibt jedoch gleich – sie bezieht sich auf das Arbeitsverhältnis vor der Elternzeit. Das bedeutet: Eine Person, die vor der Elternzeit 30 Urlaubstage bei einer Fünftagewoche hatte und nun in Teilzeit mit drei Tagen pro Woche arbeitet, hat weiterhin Anspruch auf diese 30 Tage. Nur die Berechnung des Urlaubsentgelts ändert sich entsprechend der reduzierten Arbeitszeit.

Folgende Maßnahmen helfen Ihnen, diese Herausforderungen zu bewältigen:

Frühzeitige Kontaktaufnahme: Nehmen Sie bereits einige Monate vor dem geplanten Ende der Elternzeit Kontakt auf. Besprechen Sie, wie die Rückkehr gestaltet werden soll, welche Arbeitszeitmodelle denkbar sind und wie die Urlaubsplanung aussehen könnte.

Transparente Dokumentation: Führen Sie für jede Person in Elternzeit ein separates Urlaubskonto, auf dem die Ansprüche aus den Vorjahren sauber getrennt ausgewiesen werden. Nutzen Sie gegebenenfalls eine Software, die automatisch die Sonderregeln für Mutterschutz und Elternzeit berücksichtigt.

Flexible Lösungen: Überlegen Sie, ob Sie den Resturlaub in Blöcken oder über einen längeren Zeitraum verteilt gewähren können. Manche Beschäftigte sind auch daran interessiert, unmittelbar nach der Rückkehr einen Teil des Urlaubs zu nehmen, um den Wiedereinstieg sanfter zu gestalten.

Betriebsrat einbeziehen: Wenn Sie einen Betriebsrat haben, informieren Sie diesen frühzeitig über anstehende Rückkehrfälle und die damit verbundenen Urlaubsansprüche. Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs und kann helfen, praktikable Lösungen zu finden.

Welche Fehler sollten Führungskräfte unbedingt vermeiden?

In der Beratungspraxis zeigen sich immer wieder typische Fehlerquellen, die zu vermeidbaren Konflikten und rechtlichen Auseinandersetzungen führen. Die häufigsten davon lassen sich relativ einfach abstellen, wenn Sie die Mechanismen kennen:

Fehler 1: Automatischer Verfall annehmen. Der verbreitetste Irrtum besteht darin, dass Führungskräfte glauben, tarifliche oder arbeitsvertragliche Verfallsklauseln würden auch während Mutterschutz und Elternzeit greifen. Das ist falsch. Überprüfen Sie bei jeder Rückkehr aus Elternzeit individuell, welche Urlaubsansprüche noch bestehen. Verlassen Sie sich nicht auf pauschale Aussagen wie „Der Urlaub ist doch schon verfallen“.

Fehler 2: Unterschiedliche Behandlung von Mindesturlaub und Mehrurlaub. Einige Arbeitgeber gewähren zwar den gesetzlichen Mindesturlaub nach der Rückkehr, verweigern aber den tariflichen Mehrurlaub mit Hinweis auf kürzere Verfallsfristen. Diese Differenzierung ist rechtlich nicht haltbar. Die Sonderregeln gelten für den gesamten Urlaubsanspruch.

Fehler 3: Fehlende Mitwirkung beim Urlaubsverbrauch. Selbst wenn die gesetzlichen Übertragungsfristen ablaufen, verfällt der Urlaub nicht automatisch. Sie müssen die Beschäftigte aktiv auffordern, den Urlaub zu nehmen, und ihr reale Gelegenheit dazu geben. Ohne diese Mitwirkung läuft die Verfallsfrist nicht. Das Bundesarbeitsgericht hat in seinem Urteil vom 20. Dezember 2022 (Az. 9 AZR 266/20) betont, dass sogar die dreijährige Verjährungsfrist nicht greift, solange der Arbeitgeber seinen Hinweispflichten nicht nachkommt.

Fehler 4: Unzureichende Dokumentation. Wenn Sie später nachweisen müssen, aus welchem Jahr bestimmte Urlaubstage stammen und ob Mutterschutz oder Elternzeit dazwischenlagen, hilft nur eine saubere Dokumentation. Erfassen Sie jedes Jahr separat und vermerken Sie die Zeiträume, in denen keine Beschäftigung bestand.

Fehler 5: Urlaubsabgeltung statt Gewährung. Manche Arbeitgeber versuchen, die aufgestauten Urlaubsansprüche durch eine finanzielle Abgeltung zu bereinigen. Das ist nur zulässig, wenn das Arbeitsverhältnis beendet wird. Solange die Beschäftigte weiterarbeitet, haben Sie die Pflicht, den Urlaub in Natura zu gewähren – nicht abzugelten.

Wie wirkt sich das auf Bilanzierung und Kostenplanung aus?

Aus kaufmännischer Sicht haben die verlängerten Verfallsfristen eine unmittelbare Auswirkung auf Ihre Rückstellungen. Nach § 249 Absatz 1 Satz 1 HGB sind Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden. Urlaubsansprüche stellen solche Verbindlichkeiten dar, da sie bereits entstanden, aber noch nicht erfüllt sind.

Wenn Urlaubsansprüche über mehrere Jahre bestehen bleiben, müssen diese entsprechend länger bilanziert werden. Das gilt ausdrücklich auch für tariflichen Mehrurlaub. Sie können sich also nicht darauf berufen, dass dieser nach Ablauf der tariflichen Verfallsfrist nicht mehr rückstellungspflichtig sei – denn während Mutterschutz und Elternzeit greift diese Verfallsklausel eben gerade nicht.

In der Praxis bedeutet das: Erfassen Sie bei jeder Person in Elternzeit separat, wie viele Urlaubstage aus welchen Jahren noch offen sind. Bewerten Sie diese Ansprüche mit dem aktuellen Gehalt zuzüglich der Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und bilden Sie entsprechende Rückstellungen. Bei mehrjähriger Elternzeit und höheren Gehältern können hier durchaus fünfstellige Beträge zusammenkommen.

Zudem sollten Sie in der Personalkostenplanung berücksichtigen, dass nach der Rückkehr aus der Elternzeit zusätzlich zu den regulären Urlaubstagen auch die Altansprüche abgebaut werden müssen. Das kann die Verfügbarkeit der Person im ersten Jahr nach der Rückkehr spürbar reduzieren und erfordert gegebenenfalls Vertretungsregelungen oder zusätzliche Personalkapazitäten.

Welche Rolle spielt die Kommunikation mit der zurückkehrenden Beschäftigten?

Ein oft unterschätzter Erfolgsfaktor ist die Qualität der Kommunikation. Viele Konflikte um Urlaubsansprüche nach Elternzeit entstehen nicht, weil die rechtliche Lage unklar wäre, sondern weil die Erwartungen auf beiden Seiten nicht abgestimmt wurden. Eine Beschäftigte, die nach drei Jahren Elternzeit zurückkehrt, hat möglicherweise keine klare Vorstellung davon, wie viele Urlaubstage ihr noch zustehen und wann diese genommen werden können. Umgekehrt wissen viele Führungskräfte nicht, dass diese Ansprüche überhaupt noch bestehen.

Ein strukturiertes Rückkehrgespräch sollte folgende Punkte umfassen:

Bestandsaufnahme der Urlaubsansprüche: Gehen Sie gemeinsam durch, wie viele Urlaubstage aus welchen Jahren noch offen sind. Erläutern Sie, dass diese Ansprüche aufgrund der Sonderregelungen nicht verfallen sind und nun innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu nehmen sind.

Gemeinsame Planung: Besprechen Sie, wie die Urlaubsgewährung praktisch aussehen kann. Gibt es bestimmte Zeiträume, in denen die Beschäftigte den Urlaub bevorzugt nehmen möchte? Welche betrieblichen Erfordernisse gibt es? Können Sie einen Teil des Urlaubs vielleicht schon für das erste Halbjahr nach der Rückkehr einplanen?

Schriftliche Bestätigung: Halten Sie die Ergebnisse des Gesprächs schriftlich fest. Das schafft Klarheit auf beiden Seiten und vermeidet spätere Missverständnisse. Aus rechtlicher Sicht dokumentieren Sie zudem, dass Sie Ihrer Hinweispflicht nachgekommen sind.

Offenheit für Flexibilität: Zeigen Sie sich offen für individuelle Lösungen. Manche Beschäftigte kehren nach langer Elternzeit zunächst in Teilzeit zurück und benötigen Zeit, um sich wieder einzuarbeiten. Ein gestaffelter Urlaubsabbau über mehrere Monate kann hier für beide Seiten sinnvoll sein.

Diese kommunikative Begleitung sendet zudem ein wichtiges Signal: Sie nehmen die Beschäftigte ernst, Sie sind über die rechtlichen Rahmenbedingungen informiert und Sie sind bereit, faire Lösungen zu finden. Das stärkt das Vertrauensverhältnis und erleichtert die Zusammenarbeit erheblich.

Was gilt bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses während oder nach der Elternzeit?

Ein Sonderfall liegt vor, wenn das Arbeitsverhältnis während der Elternzeit oder unmittelbar danach endet. Hier stellt sich die Frage, ob die aufgestauten Urlaubsansprüche finanziell abzugelten sind – und wenn ja, auf welcher Grundlage.

Die Antwort ist eindeutig: Ja, bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind nicht genommene Urlaubsansprüche abzugelten – und zwar unabhängig davon, aus welchen Jahren sie stammen. Das gilt auch für tariflichen Mehrurlaub, der während der Elternzeit aufgrund der Sonderregelungen nicht verfallen ist.

Die Abgeltung bemisst sich nach dem Gehalt, das die Beschäftigte bei einer tatsächlichen Urlaubsnahme erhalten hätte. Wenn sie vor der Elternzeit in Vollzeit gearbeitet hat und das Arbeitsverhältnis während der Elternzeit endet, ist das Vollzeitgehalt maßgeblich. Kehrt sie zunächst in Teilzeit zurück und endet das Arbeitsverhältnis später, ist das Teilzeitgehalt zugrunde zu legen.

Für Sie als Führungskraft ist es daher ratsam, bei geplanten Trennungen oder Aufhebungsvereinbarungen die offenen Urlaubsansprüche genau zu prüfen. Wenn eine Beschäftigte nach zweijähriger Elternzeit eine Kündigung erhält, können erhebliche Urlaubsabgeltungsansprüche bestehen. Diese sollten bei der Berechnung der Abfindung oder der Verhandlung über eine Aufhebungsvereinbarung mit berücksichtigt werden.

Ein weiterer Aspekt: Manche Beschäftigte kehren nach der Elternzeit nur kurz zurück und kündigen dann. Auch hier besteht der Anspruch auf Abgeltung des Resturlaubs. Sie können nicht argumentieren, dass die Person den Urlaub ja hätte nehmen können – denn die gesetzliche Übertragungsfrist läuft erst ab der Rückkehr, und bei einer Beschäftigung von nur wenigen Monaten ist eine vollständige Urlaubsnahme oft faktisch unmöglich.

Rechtssicherheit durch kluge Personalplanung

Die Rechtsprechung zum Urlaubsverfall nach Elternzeit ist eindeutig: Während Mutterschutz und Elternzeit sind tarifliche oder vertragliche Verfallsklauseln suspendiert. Urlaubsansprüche bleiben über Jahre bestehen und sind nach der Rückkehr zu gewähren. Das gilt für den gesetzlichen Mindesturlaub ebenso wie für tariflichen oder vertraglichen Mehrurlaub.

Für Sie als Führungskraft bedeutet das: Planen Sie Rückkehrfälle aus Elternzeit frühzeitig und systematisch. Erfassen Sie die Urlaubsansprüche präzise, führen Sie strukturierte Rückkehrgespräche und dokumentieren Sie die vereinbarten Regelungen schriftlich. Bieten Sie den Urlaub aktiv an und schaffen Sie reale Möglichkeiten zur Inanspruchnahme. Nur so vermeiden Sie kostspielige Rechtsstreitigkeiten und schaffen eine gute Grundlage für die weitere Zusammenarbeit.

Die gute Nachricht: Mit der richtigen Vorbereitung lässt sich diese Herausforderung professionell bewältigen. Urlaubsansprüche nach Elternzeit sind keine unkalkulierbare Größe, sondern ein vorhersehbares und steuerbares Element Ihrer Personalplanung. Wer die Regeln kennt und konsequent anwendet, schafft Rechtssicherheit für das Unternehmen und Fairness für die Beschäftigten.