Was ist bei Änderungen im Arbeitsvertrag zu beachten?

Im Laufe eines Arbeitsverhältnisses kann es zu Änderungen kommen – sei es eine Gehaltserhöhung, ein Positionswechsel, geänderte Arbeitszeiten oder andere Anpassungen. Grundsätzlich gilt: Änderungen wesentlicher Vertragsbedingungen sollten immer schriftlich festgehalten werden. Zum einen schreibt das Nachweisgesetz vor, dass Änderungen der in § 2 NachwG genannten Bedingungen dem Arbeitnehmer spätestens am Tag ihres Wirksamwerdens schriftlich mitgeteilt werden müssen. Zum anderen dient dies der Rechtssicherheit: Beide Seiten haben dann Klarheit, was ab dem Änderungszeitpunkt gilt.

Worauf sollte man achten, wenn der Arbeitsvertrag geändert wird?

• Einvernehmliche Vertragsänderung: Idealerweise erstellen Arbeitgeber und Arbeitnehmer einen Änderungsvertrag oder eine schriftliche Zusatzvereinbarung, die von beiden unterschrieben wird. Darin werden die geänderten Punkte (z.B. neue Vergütung, neue Position, neue Arbeitszeit) festgehalten. Dieser Änderungsvertrag wird zum Personalakt genommen. Gemäß § 3 Abs. 2 NachwG entfällt die Nachweispflicht, wenn dem Arbeitnehmer eine solche schriftliche Änderungsvereinbarung ausgehändigt wurde – sprich, der unterschriebene Änderungsvertrag selbst erfüllt die Dokumentationspflicht.
• Änderungskündigung: In manchen Fällen möchte der Arbeitgeber Bedingungen ändern, ohne dass eine Einigung erzielt wird (z.B. Reduzierung der Arbeitszeit aus betrieblichen Gründen). Dann bleibt oft nur die Änderungskündigung: der Arbeitgeber kündigt das Arbeitsverhältnis und bietet gleichzeitig die Fortsetzung zu geänderten Bedingungen an. Arbeitnehmer:innen können ein solches Angebot unter Vorbehalt annehmen und gerichtlich überprüfen lassen. Hier ist zu beachten: Auch nach einer Änderungskündigung müssen die neuen Bedingungen wiederum schriftlich niedergelegtwerden, falls sie wirksam vereinbart werden.
• Kleine Änderungen: Wechsel des Vorgesetzten, Änderungen im Organigramm oder der Betriebsanschrift – nicht jede Veränderung im Arbeitsalltag erfordert gleich einen neuen Vertragstext. Wichtig sind „wesentliche“ Vertragsbedingungen: Alles, was in der obigen Liste der Pflichtangaben steht, sollte bei Änderung schriftlich bestätigt werden. Beispiel: Ändert sich nur die Bankverbindung des Arbeitnehmers oder seine Adresse, muss der Vertrag nicht geändert werden; ändert sich jedoch die Arbeitszeit oder der Arbeitsort, sollte dies schriftlich festgehalten werden.
• Transparenz: Arbeitgeber sollten Änderungen proaktiv kommunizieren und dokumentieren. Für Arbeitnehmer:innen empfiehlt es sich, bei mündlich angekündigten Änderungen (etwa „Ab nächstem Monat erhöhter Lohn“) auf eine schriftliche Bestätigung zu bestehen. So vermeidet man Missverständnisse – etwa abweichende Vorstellungen über die Höhe der Gehaltserhöhung oder den Geltungsbeginn.

Kurz gesagt: Vertragsänderungen gehören aufs Papier. Einerseits verlangt es das Gesetz (NachwG), andererseits schützen sich beide Seiten damit. Kommt es später zu einer Auseinandersetzung darüber, ob beispielsweise eine Gehaltsanpassung vereinbart war, ist man mit schriftlichem Nachweis auf der sicheren Seite. Arbeitnehmer:innen haben das Recht, eine schriftliche Fixierung jeder Änderung einzufordern – und sollten von diesem Recht Gebrauch machen, um ihre Ansprüche klar belegen zu können.