Die Compliance-Untersuchung hat sich in den vergangenen Jahren zu einem der wirksamsten Trennungsinstrumente entwickelt, die der Gesellschaftsseite zur Verfügung stehen. Sie wird selten als das benannt, was sie ist – ein gezielt eingesetztes Verfahren zur Vorbereitung einer Kündigung – und gewinnt gerade aus dieser scheinbar neutralen Verpackung ihre besondere Wirkung. Externe Kanzleien oder Wirtschaftsprüfer übernehmen die Untersuchung, der Untersuchungsauftrag ist breit angelegt, das Ergebnis wird in einem formalen Bericht zusammengefasst. Auf dieser Grundlage erfolgt die Anhörung des Betroffenen, anschließend die Kündigung, häufig verbunden mit einer Schadensersatzforderung.
Im Regelfall liegt zwischen Abberufung und Kündigung ein Zeitraum von mehreren Monaten, in dem der ehemalige Geschäftsführer nur peripher in das Geschehen einbezogen wird. Wenn die Anhörung dann stattfindet, ist der Sachverhalt aus Sicht der Gesellschaft bereits weitgehend dokumentiert, die Beweismittel sind gesichert, der Bericht der Forensiker liegt vor. Der Betroffene soll lediglich noch reagieren – auf einer Grundlage, die er nicht kennt und auf die er ohne sorgfältige Vorbereitung kaum zureichend antworten kann.
Die Praxis zeigt, dass die meisten Fehler in dieser Phase gemacht werden. Wer die rechtlichen Grenzen der Compliance-Untersuchung kennt, wer die Sperrwirkung der Entlastung sauber nutzt und wer die Zweiwochenfrist als Verteidigungslinie versteht, hat in vielen Fällen die besseren Karten – auch dann, wenn der zugrunde liegende Sachverhalt zu Lasten des Geschäftsführers ausgehen sollte.
Der typische Ablauf einer Internal Investigation gegen einen ehemaligen Geschäftsführer
Die meisten Compliance-Untersuchungen folgen einem Muster, das sich in den vergangenen Jahren standardisiert hat. Die Kenntnis dieses Musters ist die Voraussetzung dafür, in jeder Phase die richtige Reaktion zu finden.
Erste Phase: Beauftragung. Die Gesellschafterversammlung oder der Aufsichtsrat beauftragt eine externe Kanzlei oder ein Wirtschaftsprüfungsunternehmen mit der Durchführung einer internen Untersuchung. Der Auftrag wird im Regelfall bewusst breit formuliert – „Aufklärung möglicher Pflichtverletzungen in der Geschäftsführertätigkeit“ – um Spielraum für nachträgliche Ausweitungen zu schaffen.
Zweite Phase: Datensicherung und -auswertung. Die externe Stelle erhält Zugriff auf relevante Datenbestände, insbesondere E-Mails, Kommunikationsverläufe, Reisekostenabrechnungen, Beschlussdokumentationen, Verträge mit Drittpartnern. Die Auswertung erfolgt häufig mit forensischer Software, die Suchläufe nach bestimmten Stichworten, Personen oder Zeiträumen ermöglicht.
Dritte Phase: Interviews. Die Untersuchungsführer befragen Mitarbeiter und Führungskräfte der Gesellschaft, häufig in vertraulichen Einzelgesprächen. Im Regelfall werden gezielt Personen ausgewählt, von denen belastende Aussagen zu erwarten sind – frühere Mitarbeiter mit Konflikten, abgelöste Bereichsleiter, Mitarbeiter aus dem unmittelbaren Umfeld des abberufenen Geschäftsführers.
Vierte Phase: Bericht. Das Untersuchungsergebnis wird in einem schriftlichen Bericht zusammengefasst. Der Bericht ist im Regelfall stark auf belastende Sachverhalte fokussiert; entlastende Umstände werden häufig nur kursorisch erwähnt. Der Betroffene erhält den Bericht im Regelfall nicht oder nur in Auszügen.
Fünfte Phase: Anhörung. Der ehemalige Geschäftsführer wird zu einer Anhörung geladen, häufig mit kurzer Frist und unter Hinweis auf die Vertraulichkeit. Die Anhörung dient regelmäßig der Vorbereitung einer Verdachtskündigung – nicht der wirklichen Aufklärung.
Sechste Phase: Kündigung und Schadensersatz. Nach der Anhörung folgt die außerordentliche, hilfsweise ordentliche Kündigung des Anstellungsverhältnisses, häufig verbunden mit einer Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen und der Aufrechnung mit offenen Bonus- oder Tantiemenansprüchen.
Hier wird oft übersehen, dass diese sechs Phasen typischerweise mehrere Monate in Anspruch nehmen – und dass die rechtliche Verteidigung in jeder einzelnen Phase ansetzen kann. Wer erst in der Anhörungsphase reagiert, hat den Großteil der Verteidigungsmöglichkeiten bereits verschenkt.
Die rechtlichen Grenzen: Wo Compliance endet und Beweisverwertungsverbot beginnt
Die Compliance-Untersuchung steht unter dem Schutz mehrerer Grundrechtspositionen des Betroffenen. Drei rechtliche Schranken sind in der Praxis besonders relevant.
Erstens das Datenschutzrecht. Die Auswertung dienstlicher E-Mails und Kommunikationsverläufe unterliegt den Grenzen der DSGVO und des § 26 BDSG. Die Auswertung ist nur insoweit zulässig, als sie für die Aufklärung eines konkreten Verdachts erforderlich ist. Pauschale Screenings ohne konkreten Anlass sind unzulässig. Die Praxis zeigt allerdings, dass Compliance-Untersuchungen häufig den umgekehrten Weg gehen: Erst die breite Auswertung, dann die Definition der konkreten Vorwürfe auf Basis dessen, was gefunden wurde. Dieser Ansatz ist datenschutzrechtlich angreifbar.
Zweitens das Persönlichkeitsrecht. Die Auswertung privater Kommunikation, die auf dienstlichen Geräten geführt wurde, ist nur unter engen Voraussetzungen zulässig. Wenn die Gesellschaft die private Nutzung dienstlicher Kommunikationsmittel geduldet oder erlaubt hat, gelten erhöhte Anforderungen an die Verwertbarkeit. Das BAG hat in mehreren Entscheidungen klargestellt, dass die heimliche Auswertung privater Kommunikation einem Verwertungsverbot unterliegen kann.
Drittens die Selbstbelastungsfreiheit. Wenn die untersuchten Sachverhalte strafrechtliche Relevanz haben – etwa wegen möglicher Untreue, Bestechung oder Insolvenzverschleppung – greift der Grundsatz, dass niemand verpflichtet ist, sich selbst zu belasten. Auskunftspflichten aus dem Anstellungsvertrag oder aus § 666 BGB (analog) gelten in diesem Bereich nur eingeschränkt. Die Praxis zeigt, dass Compliance-Untersuchungen diese Grenze regelmäßig überschreiten, indem sie umfassende Auskünfte verlangen, ohne auf das Recht zur Auskunftsverweigerung hinzuweisen.
Wer als Betroffener auf diese Grenzen aufmerksam wird und sie aktiv geltend macht, kann erhebliche Teile der Untersuchungsergebnisse aus der Verwertung herausnehmen. Im Regelfall ist das nicht der einzige Verteidigungsweg, aber ein wirkungsvoller Hebel zur Schwächung der gegnerischen Position.
Die Sperrwirkung der Entlastung
Eine der wirksamsten Verteidigungslinien ist die Entlastung, die der Geschäftsführer für seine zurückliegende Tätigkeit erhalten hat. Der BGH und mehrere Oberlandesgerichte, zuletzt das OLG Frankfurt in einer Entscheidung aus 2025, haben die Sperrwirkung der Entlastung wiederholt bestätigt.
Die Sperrwirkung greift, wenn die Pflichtverletzungen, die jetzt der Kündigung zugrunde gelegt werden sollen, für die Gesellschafterversammlung bei sorgfältiger Prüfung der vorgelegten Berichte und Reportings erkennbar waren. Erkennbar bedeutet nicht „tatsächlich erkannt“; es genügt, dass die Sachverhalte aus den vorgelegten Unterlagen mit zumutbarem Aufwand hätten erschlossen werden können.
In der Praxis hat das eine erhebliche Reichweite. Wer als Geschäftsführer regelmäßig Quartalsreportings vorgelegt hat, in denen die wesentlichen Geschäftsentscheidungen dargestellt waren, kann sich im Regelfall darauf berufen, dass alle aus diesen Reportings erkennbaren Vorgänge von der Entlastung erfasst sind. Die Gesellschaft muss dann konkret darlegen, welche Pflichtverletzungen sich nicht aus den vorgelegten Unterlagen erschließen ließen.
Hier wird oft übersehen, dass die Entlastung auch dann sperrt, wenn die Gesellschafterversammlung den konkreten Vorgang nicht im Detail diskutiert hat. Die Bringschuld liegt insoweit bei den Gesellschaftern – wer mit unzureichender Sorgfalt prüft, kann sich später nicht auf Unkenntnis berufen.
Wer in der Compliance-Anhörung mit Vorwürfen konfrontiert wird, sollte daher den ersten Schritt darauf richten, die zeitliche Einordnung der vorgeworfenen Pflichtverletzungen zu klären und die Frage nach der Entlastung systematisch zu stellen. In vielen Fällen löst sich der Großteil der Vorwürfe bereits an diesem Punkt auf.
Die Zweiwochenfrist als Verteidigungslinie
Die Zweiwochenfrist des § 626 Abs. 2 BGB ist die zweite zentrale Verteidigungslinie. Der BGH hat in der Entscheidung vom 05.11.2024 – II ZR 35/23 (Zweiter Zivilsenat) klargestellt, dass die Frist auch dann gilt, wenn die außerordentliche Kündigung auf einen vertraglich vereinbarten wichtigen Grund gestützt wird. Damit ist die Frist nicht durch Klauselgestaltung aushebelbar.
Maßgeblich für den Fristbeginn ist nicht der Zeitpunkt, zu dem einzelne Gesellschafter oder Compliance-Mitarbeiter von den maßgeblichen Tatsachen Kenntnis erhalten. Maßgeblich ist der Zeitpunkt, zu dem die Gesellschafterversammlung als Kollektivorgan – oder das nach Satzung zuständige Organ – die Kenntnis erlangt (BGHZ 139, 89). Diese Kollektivorgan-Kenntnis ist in der Praxis oft erst der Zeitpunkt der formellen Sitzung, in der der Untersuchungsbericht vorgestellt wird.
Eine wichtige Ausnahme bildet die Aufklärungsphase. Der BGH und mehrere Oberlandesgerichte, insbesondere das OLG Hamm, lassen für die Aufklärung des Sachverhalts Zeit. Eine Frist von mehreren Wochen, in der die Compliance-Abteilung oder externe Untersuchungsführer eingeschaltet werden und der Sachverhalt aufgeklärt wird, ist im Regelfall hinzunehmen. Eine Frist von zehn Wochen wurde vom OLG Hamm bei komplexen Compliance-Sachverhalten noch als angemessen angesehen, sofern Urlaub, Abwesenheit und weiterer Ermittlungsbedarf hinzukamen.
Die Grenze liegt aber dort, wo die Aufklärung über das erforderliche Maß hinausgeht oder bewusst verzögert wird. Wer als Gesellschaft eine Untersuchung über sechs oder neun Monate führt und dann erst kündigt, muss konkret darlegen, dass die Aufklärung tatsächlich diesen Zeitraum benötigt hat. Die Praxis zeigt, dass diese Darlegung in vielen Fällen nicht gelingt – und dass damit die Kündigung an der Zweiwochenfrist scheitert.
Nachschieben von Kündigungsgründen
Eine besondere Konstellation entsteht, wenn die Gesellschaft nach Ausspruch der Kündigung weitere Pflichtverletzungen findet und diese im Prozess nachschiebt. Das Nachschieben ist nach BGH 20.06.2005 – II ZR 18/03 (Zweiter Zivilsenat) unter bestimmten Voraussetzungen zulässig.
Die Voraussetzungen sind: Die nachgeschobenen Gründe müssen im Zeitpunkt der Kündigung objektiv vorgelegen haben, und sie müssen dem kündigenden Organ frühestens zwei Wochen vor der Kündigung oder erst danach bekannt geworden sein. Über das Nachschieben muss ein eigener Beschluss der Gesellschafterversammlung gefasst werden – die nachträgliche Argumentation des einzelnen Gesellschafters oder Geschäftsführers genügt nicht.
Hier wird oft übersehen, dass das Nachschieben nicht der Zweiwochenfrist nach § 626 Abs. 2 BGB unterliegt. Wenn der Grund dem Organ bei Kündigungsausspruch unbekannt war und später entdeckt wird, kann er auch nach längerer Zeit noch in den Prozess eingeführt werden. Diese Konstellation öffnet der Gesellschaft erheblichen Spielraum für die Eskalation des Streits – insbesondere dann, wenn die Erstkündigung an der Zweiwochenfrist zu scheitern droht.
Die Verteidigung gegen das Nachschieben setzt im Regelfall an drei Punkten an: erstens an der Erkennbarkeit aus den Unterlagen, die für die Entlastung herangezogen wurden; zweitens an der Frage, ob der Grund objektiv im Kündigungszeitpunkt vorlag; drittens am Vorliegen eines ordnungsgemäßen Beschlusses über das Nachschieben.
Mitwirkungspflichten und Aussageverweigerungsrechte
Der abberufene Geschäftsführer steht im Spannungsfeld zwischen Auskunftspflichten und Selbstbelastungsfreiheit. Drei Differenzierungen sind in der Praxis wichtig.
Erstens. Solange der Geschäftsführer im Amt ist, treffen ihn umfassende Auskunfts- und Rechenschaftspflichten gegenüber den Gesellschaftern, abgeleitet aus § 666 BGB und der Treuepflicht. Diese Pflichten erfassen alle Vorgänge der Geschäftsführung und können auch im Compliance-Kontext geltend gemacht werden.
Zweitens. Mit Beendigung der Organstellung – sei es durch Abberufung, sei es durch Amtsniederlegung – reduzieren sich die Auskunftspflichten. Sie bestehen fort, soweit sie sich auf die zurückliegende Tätigkeit beziehen und in der Vereinbarung mit der Gesellschaft, in der Satzung oder in gesetzlichen Vorschriften verankert sind. Sie reichen aber nicht so weit, dass der ehemalige Geschäftsführer zu jeder Frage der Untersuchungsführer detailliert Stellung nehmen müsste.
Drittens. Wenn die untersuchten Sachverhalte strafrechtliche Relevanz haben, greift die Selbstbelastungsfreiheit. Der Betroffene ist nicht verpflichtet, sich selbst zu belasten oder Beweise gegen sich selbst zu liefern. Dies gilt auch im zivilrechtlichen Kontext, soweit die Auskunft zugleich zu einer strafrechtlichen Selbstbelastung führen könnte.
Wer als Betroffener auf diese Differenzierungen achtet, kann das Pflichtenprogramm der Anhörung erheblich einengen. Die Praxis zeigt, dass viele ehemalige Geschäftsführer in der Anhörung mehr preisgeben, als sie rechtlich müssten – im Glauben, durch Kooperation den Verdacht zu entkräften. In den meisten Fällen geschieht das Gegenteil: Die Aussagen werden Bestandteil des Untersuchungsberichts und liefern die Grundlage für die spätere Kündigung.
Die Anhörung – was zu tun ist und was niemals zu tun ist
Die Anhörung im Rahmen einer Internal Investigation ist der juristische Wendepunkt des gesamten Verfahrens. Wer diesen Termin sachgerecht vorbereitet, schützt sich gegen die meisten typischen Fehlerquellen. Wer ihn ohne Vorbereitung wahrnimmt, kann den Schaden im weiteren Verfahren nur noch begrenzen.
Was zu tun ist. Anwaltliche Vertretung sicherstellen, idealerweise vor dem ersten Kontakt mit den Untersuchungsführern. Eine schriftliche Mitteilung an die Gesellschaft, dass die Vertretung übernommen wurde und alle weitere Kommunikation über den Anwalt zu führen ist. Anforderung des Untersuchungsberichts und aller Unterlagen, auf die sich die Vorwürfe stützen. Geltendmachung der Auskunftsrechte nach Art. 15 DSGVO. Abstimmung des Anhörungstermins, ausreichende Vorbereitungszeit verlangen.
Was niemals zu tun ist. Keine spontane mündliche Stellungnahme zu den Vorwürfen, gleich wie harmlos sie erscheinen. Keine schriftliche Erklärung ohne anwaltliche Prüfung. Keine eigenmächtige Herausgabe von Unterlagen oder Daten. Keine Gespräche mit anderen Mitarbeitern über die Vorgänge – das wird im Regelfall als Beeinflussung gewertet. Keine vorschnelle Selbstbezichtigung, auch nicht in Teilbereichen, in der Hoffnung auf Wohlwollen.
Die Anhörung selbst sollte schriftlich vorbereitet werden. Eine vollständige inhaltliche Einlassung zur Sache ist im Regelfall nicht erforderlich; eine sachliche, formale Stellungnahme mit Bezugnahme auf den Sachverhaltsumfang und mit Vorbehalt weiterer Stellungnahme nach vollständiger Aktenkenntnis genügt. Der Mustertext am Ende dieses Beitrags ist als Grundlage für eine solche Stellungnahme gedacht.
Fazit
Die Compliance-Untersuchung gegen einen ehemaligen Geschäftsführer folgt einem standardisierten Muster, das in seinen einzelnen Phasen rechtlich angreifbar ist. Vier Verteidigungslinien stehen dem Betroffenen zur Verfügung: die Sperrwirkung der Entlastung, die Zweiwochenfrist des § 626 Abs. 2 BGB, die Grenzen der Datenauswertung und die Differenzierung zwischen Auskunftspflichten und Selbstbelastungsfreiheit.
Wer diese Linien systematisch nutzt, kann die Wirkung der Untersuchung erheblich relativieren – auch dann, wenn der zugrunde liegende Sachverhalt für den Geschäftsführer ungünstig liegt. Die Praxis zeigt, dass Kündigungen nach Compliance-Untersuchungen vor Gericht überdurchschnittlich häufig scheitern. Das liegt nicht daran, dass die Vorwürfe substanzlos wären, sondern daran, dass die Verfahren der Gesellschaftsseite die formalen Anforderungen oft nicht einhalten.
Der wichtigste Grundsatz für den Betroffenen lautet: Die rechtliche Bewertung beginnt nicht mit der Anhörung, sondern mit dem ersten Hinweis auf eine laufende Untersuchung. Wer in dieser Frühphase anwaltliche Begleitung sicherstellt, kann den weiteren Verlauf erheblich beeinflussen. Wer wartet, bis die Anhörung im Briefkasten liegt, verschenkt einen wesentlichen Teil der Verteidigungsmöglichkeiten.
Checkliste: Zwölf Sofortmaßnahmen, wenn die Forensiker im Haus sind
1. Anwaltliche Vertretung sicherstellen. Vor dem ersten Kontakt mit den Untersuchungsführern – nicht nach dem ersten Gespräch. Wer erst nach der ersten Anhörung den Anwalt einschaltet, hat den Großteil des Schadens bereits angerichtet.
2. Schriftliche Anzeige der Vertretung. Eine kurze schriftliche Mitteilung an die Gesellschaft und an die Untersuchungsführer, dass die anwaltliche Vertretung übernommen wurde und jede weitere Kommunikation über den Anwalt zu führen ist. Damit ist der direkte Zugriff der Untersuchungsführer auf den Mandanten unterbunden.
3. Anforderung des Untersuchungsauftrags und des Berichts. Schriftlich, mit Fristsetzung. Die Untersuchungsführer und die Gesellschaft sind im Regelfall zur Vorlage verpflichtet, soweit die Unterlagen Grundlage der Anhörung sind. Eine pauschale Verweigerung ist im Streitfall ein Indiz für die Schwäche der Untersuchung.
4. Geltendmachung des Auskunftsanspruchs nach Art. 15 DSGVO. Auskunft über alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Untersuchung verarbeitet wurden. Inklusive Kategorien der Daten, Zwecke der Verarbeitung, Empfänger, Speicherdauer und Herkunft. Diese Auskunft öffnet im Regelfall den Blick auf den Umfang der Datenauswertung – ein zentraler Verteidigungshebel.
5. D&O-Schadensanzeige. Unverzüglich, auch wenn die Vorwürfe noch unspezifisch sind. Eine verspätete Anzeige kann den Deckungsanspruch kosten. Die Anzeige sollte den bekannten Sachverhalt und die laufende Untersuchung umfassen, ohne inhaltliche Stellungnahme zur Berechtigung der Vorwürfe.
6. Beweissicherung im rechtlich zulässigen Rahmen. Eigene Notizen, Erinnerungsprotokolle zu wesentlichen Vorgängen der Geschäftsführerzeit, Dokumentation der Entscheidungen, die mit Wissen oder auf Anweisung der Gesellschafter erfolgten. Keine eigenmächtige Mitnahme von Unterlagen oder Datenträgern aus dem Unternehmen.
7. Schriftform aller weiteren Kommunikation. Keine mündlichen Absprachen, keine Telefonate ohne schriftliche Bestätigung, keine informellen Gespräche im Unternehmen. Jede Kommunikation, die für den späteren Verfahrensgang relevant werden könnte, muss dokumentiert sein.
8. Vorbereitung der Anhörung mit dem Anwalt. Mindestens zwei Wochen Vorlauf, idealerweise länger. Verlangen Sie die Verschiebung des Anhörungstermins, wenn die Vorbereitung nicht zureicht; eine angemessene Vorbereitungszeit gehört zu den Verteidigungsrechten.
9. Niemals ohne Anwalt zur Anhörung. Ein nicht verhandelbarer Punkt. Wer ohne anwaltliche Begleitung zur Anhörung erscheint, verliert im Regelfall die Übersicht über die juristischen Implikationen der eigenen Aussagen. Die Anhörung ist kein Gespräch, sondern ein Verfahren.
10. Datenherausgabe nur nach anwaltlicher Prüfung. Anfragen der Untersuchungsführer nach Unterlagen, Datenträgern oder Zugangsdaten dürfen nicht spontan beantwortet werden. Im Regelfall sind solche Anfragen rechtlich genauer zu prüfen, als sie zunächst erscheinen.
11. Keine Kontaktaufnahme mit anderen Mitarbeitern. Gespräche mit ehemaligen Kollegen, Mitarbeitern oder Geschäftsführerkollegen werden im Regelfall als Versuch der Beeinflussung gewertet und können zur Grundlage zusätzlicher Vorwürfe werden. Die Kommunikation läuft ausschließlich über den Anwalt.
12. Strafrechtliche Implikationen prüfen. Wenn die untersuchten Sachverhalte strafrechtliche Relevanz haben können, ist neben dem zivilrechtlichen Anwalt frühzeitig ein Strafverteidiger einzubeziehen. Die strafrechtliche Perspektive verändert die Verteidigungsstrategie häufig erheblich – die Selbstbelastungsfreiheit ist dann das zentrale Schutzrecht.
FAQ: Acht Fragen zur Compliance-Untersuchung gegen den abberufenen Geschäftsführer
1. Muss ich Fragen der internen Untersuchung beantworten?
Im Grundsatz besteht eine Auskunftspflicht aus dem zugrunde liegenden Vertragsverhältnis, abgeleitet aus § 666 BGB und der Treuepflicht. Die Pflicht ist aber begrenzt: Sie bezieht sich auf die zurückliegende Geschäftsführertätigkeit und endet dort, wo die Selbstbelastungsfreiheit greift. Wenn die untersuchten Vorgänge strafrechtliche Relevanz haben, sind Sie nicht verpflichtet, sich selbst zu belasten. Die konkrete Reichweite der Auskunftspflicht sollte in jedem Fall anwaltlich geklärt werden, bevor Sie Stellung nehmen.
2. Darf das Unternehmen meine E-Mails aus der Geschäftsführerzeit auswerten?
Im Grundsatz ja, soweit es sich um dienstliche E-Mails handelt und die Auswertung für die Aufklärung eines konkreten Verdachts erforderlich ist. Pauschale Screenings ohne konkreten Anlass sind unzulässig. Private E-Mails, die auf dienstlichen Geräten geführt wurden, unterliegen erhöhten Anforderungen, insbesondere wenn die private Nutzung vom Unternehmen geduldet oder erlaubt war. Eine sorgfältige Prüfung der konkreten Verarbeitung lohnt sich – im Regelfall werden die Grenzen der zulässigen Auswertung überschritten.
3. Habe ich Anspruch auf einen Anwalt während der Anhörung?
Ja. Die Hinzuziehung eines Anwalts ist Ihr Recht und kann von der Gesellschaft nicht verweigert werden. Wenn die Gesellschaft die anwaltliche Begleitung ablehnt, ist die Anhörung bis zur Klärung dieser Frage zu verweigern. Eine Anhörung ohne anwaltliche Begleitung ist in keinem Fall zumutbar; sie kann zur Grundlage einer Verdachtskündigung werden, ohne dass die rechtlichen Implikationen der Aussagen im Moment der Anhörung erfasst werden können.
4. Was sagt mir das Ergebnis einer Untersuchung, in die ich nicht eingebunden war?
Im Regelfall wenig – aus rechtlicher Sicht. Eine Untersuchung, die ohne ordnungsgemäße Anhörung des Betroffenen abgeschlossen wurde, hat einen erheblichen formalen Mangel. Im arbeitsgerichtlichen oder zivilgerichtlichen Verfahren ist die Verwertbarkeit eines solchen Berichts begrenzt. Allerdings entfaltet der Bericht faktische Wirkung, indem er die Gesellschafterversammlung in der Entscheidung über die Kündigung beeinflusst. Die Verteidigung setzt daher früher an als beim Bericht selbst – nämlich bereits in der Untersuchungsphase.
5. Kann ich nach Art. 15 DSGVO die ausgewerteten Daten einsehen?
Ja. Der Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO erstreckt sich auf alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Untersuchung verarbeitet wurden, einschließlich der Kategorien der Daten, der Zwecke der Verarbeitung, der Empfänger und der Speicherdauer. Die Auskunft ist im Regelfall innerhalb eines Monats zu erteilen. Eine Verweigerung der Auskunft kann mit aufsichtsrechtlichen Mitteln verfolgt werden und ist im Streitfall ein erhebliches Indiz zugunsten des Betroffenen.
6. Wann beginnt die Zweiwochenfrist bei einer laufenden Untersuchung?
Die Frist beginnt mit der Kollektivorgan-Kenntnis von den maßgeblichen Tatsachen. Maßgeblich ist nicht die Kenntnis einzelner Gesellschafter oder Compliance-Mitarbeiter, sondern die Kenntnis der Gesellschafterversammlung als Kollektivorgan (BGHZ 139, 89). Während der Aufklärungsphase ruht die Frist im Regelfall, solange die Untersuchung mit angemessener Zügigkeit geführt wird. Sobald der Untersuchungsbericht vorliegt und der Gesellschafterversammlung präsentiert wurde, läuft die Frist – im Regelfall ab dem Zeitpunkt der formellen Sitzung.
7. Schützt mich der Entlastungsbeschluss?
Im Regelfall ja – soweit die Pflichtverletzungen aus den Unterlagen erkennbar waren, die der Gesellschafterversammlung bei der Entlastung vorlagen. Die Sperrwirkung der Entlastung ist vom BGH und vom OLG Frankfurt wiederholt bestätigt worden. Sie schützt nicht gegen Pflichtverletzungen, die bewusst verschleiert wurden oder die aus den vorgelegten Unterlagen mit zumutbarem Aufwand nicht erschlossen werden konnten. In der Praxis ist die Erkennbarkeit der entscheidende Streitpunkt; eine sorgfältige Aufarbeitung der vorgelegten Reportings und Berichte lohnt sich daher in jedem Fall.
8. Was ist der Unterschied zwischen Tatkündigung und Verdachtskündigung?
Die Tatkündigung stützt sich auf eine tatsächlich begangene Pflichtverletzung, die die Gesellschaft beweisen muss. Die Verdachtskündigung stützt sich bereits auf den dringenden Tatverdacht, ohne dass die Tat selbst bewiesen sein muss. Voraussetzung ist allerdings, dass die Aufklärung des Sachverhalts mit dem Mittel der ordnungsgemäßen Anhörung des Betroffenen ausgeschöpft wurde und dass der Verdacht objektiv begründet ist. In der Praxis scheitern Verdachtskündigungen häufig an Fehlern der Anhörung – ein zentraler Verteidigungsansatz.
Musterschreiben: Stellungnahme zur Anhörung im Rahmen einer Internal Investigation
Das folgende Musterschreiben ist als Grundlage für die schriftliche Stellungnahme im Rahmen einer Anhörung gedacht. Es geht davon aus, dass anwaltliche Vertretung besteht und der Anwalt das Schreiben fertigt oder zumindest prüft. Der Mandant unterzeichnet im Regelfall nicht selbst – die Stellungnahme erfolgt durch den Anwalt im Namen des Mandanten.
[Briefkopf der Kanzlei]
An die [Gesellschaft] z. Hd. der [Geschäftsführung / des Aufsichtsrats / der Untersuchungsführer]
[Datum]
Anhörung von Herrn/Frau [Name] – Stellungnahme
Sehr geehrte Damen und Herren,
wir vertreten die rechtlichen Interessen von Herrn/Frau [Name] und beziehen uns auf Ihr Schreiben vom [Datum], mit dem Sie unseren Mandanten zu einer Anhörung im Rahmen einer internen Untersuchung geladen haben. Eine entsprechende Vollmacht fügen wir bei.
Wir nehmen für unseren Mandanten wie folgt Stellung:
1. Vorbehalt der vollständigen Stellungnahme
Eine inhaltliche Stellungnahme zu den im Anhörungsschreiben erwähnten Sachverhalten ist unserem Mandanten gegenwärtig nicht möglich. Das Anhörungsschreiben bezieht sich auf einen Untersuchungsbericht, der unserem Mandanten bislang nicht vorgelegt wurde, und auf Sachverhalte, deren Tatsachengrundlage uns nicht in vollständiger Form bekannt ist. Eine sachgerechte Verteidigung setzt die Kenntnis dieser Grundlagen voraus.
Wir behalten uns die vollständige inhaltliche Stellungnahme nach Vorlage des Untersuchungsberichts sowie aller einschlägigen Unterlagen ausdrücklich vor.
2. Anforderung der Unterlagen
Wir bitten um Übersendung der folgenden Unterlagen innerhalb einer Frist von zwei Wochen:
a) des vollständigen Untersuchungsberichts samt aller Anlagen,
b) des Auftragsschreibens, mit dem die Untersuchung beauftragt wurde, einschließlich des Untersuchungsgegenstands,
c) sämtlicher Unterlagen, auf die sich die im Anhörungsschreiben erhobenen Vorwürfe stützen, insbesondere E-Mails, Beschlüsse, Verträge und Reportings,
d) der Liste der im Rahmen der Untersuchung befragten Personen sowie der Niederschriften dieser Befragungen, soweit sich die Vorwürfe auf solche Aussagen stützen,
e) der Beschlüsse der Gesellschafterversammlung, mit denen Herr/Frau [Name] in den Geschäftsjahren [Zeitraum] Entlastung erteilt wurde, sowie der Unterlagen, die diesen Beschlüssen zugrunde lagen.
3. Auskunft nach Art. 15 DSGVO
Wir machen für unseren Mandanten den Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO geltend. Wir bitten um Auskunft über alle personenbezogenen Daten unseres Mandanten, die im Rahmen der Untersuchung verarbeitet wurden, einschließlich der Kategorien der Daten, der Zwecke der Verarbeitung, der Empfänger, der Speicherdauer und der Herkunft.
4. Anhörungstermin
Den vorgeschlagenen Anhörungstermin vom [Datum] können wir nicht wahrnehmen. Wir bitten um Verlegung des Termins auf einen Zeitpunkt frühestens vier Wochen nach Vorlage der unter Ziffer 2 angeforderten Unterlagen. Eine sachgerechte Anhörung setzt voraus, dass unser Mandant die Tatsachengrundlage der Vorwürfe kennt und sich darauf vorbereiten kann.
5. Allgemeine Vorbehalte
Diese Stellungnahme erfolgt ausdrücklich ohne Anerkennung der Berechtigung der erhobenen Vorwürfe und ohne Anerkennung einer Auskunftspflicht in der Form oder in dem Umfang, wie sie im Anhörungsschreiben vorausgesetzt werden. Wir behalten uns die Geltendmachung weiterer Rechte unseres Mandanten ausdrücklich vor, insbesondere im Hinblick auf die Wahrung der Selbstbelastungsfreiheit, soweit die untersuchten Sachverhalte strafrechtliche Relevanz haben oder haben könnten.
Wir bitten um Bestätigung des Eingangs dieses Schreibens und um Übersendung der angeforderten Unterlagen.
Mit freundlichen Grüßen
[Rechtsanwalt]
Hinweise zur Verwendung des Musters: Das Schreiben ist als Grundgerüst gedacht und in jedem Einzelfall an die konkrete Konstellation anzupassen. Wesentliche Anpassungspunkte sind die Auflistung der angeforderten Unterlagen unter Ziffer 2, die Frist für die Verlegung des Termins unter Ziffer 4 und die ggf. erforderliche Erweiterung der Vorbehalte unter Ziffer 5. Wenn parallel zur internen Untersuchung ein staatsanwaltschaftliches Verfahren läuft oder unmittelbar droht, sind die strafrechtlichen Bezüge in einer eigenständigen Ziffer aufzunehmen. Eine schematische Verwendung des Musters ohne anwaltliche Prüfung ist nicht angezeigt.
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