Zeugnis für Führungskräfte – worauf es ankommt

Das Arbeitszeugnis einer Führungskraft ist mehr als ein Abschiedsbrief des Arbeitgebers. Es ist eine Visitenkarte für den nächsten Karriereschritt – und ein Dokument voller versteckter Botschaften. Wer die Zeugnissprache nicht kennt, riskiert böse Überraschungen bei der Bewerbung. Dieser Beitrag zeigt, worauf Führungskräfte achten sollten.

Kurz & Knapp: Die wichtigsten Punkte

Qualifiziertes Zeugnis ist Pflicht – ein einfaches Zeugnis reicht für Führungspositionen nicht aus
Führungsleistung muss explizit bewertet werden: Führungsstil, Mitarbeitermotivation, Teamerfolge
Zufriedenheitsskala entscheidet über die Note: „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ = Note 1
Seit 2025 ist die elektronische Form mit qualifizierter Signatur zulässig, wenn der Arbeitnehmer einwilligt
Beweislast bei überdurchschnittlicher Bewertung liegt beim Arbeitnehmer, bei unterdurchschnittlicher beim Arbeitgeber
Berichtigung zeitnah verlangen – Anspruch kann nach wenigen Monaten verwirken

Welche Besonderheiten gelten für das Führungskräftezeugnis?

Das Arbeitszeugnis einer Führungskraft unterscheidet sich erheblich vom Zeugnis eines Sachbearbeiters. Die Kernfrage lautet: Wie hat die Führungskraft geführt – und mit welchem Erfolg?

Ein Managerzeugnis muss neben den üblichen Bestandteilen (Tätigkeitsbeschreibung, Leistungsbeurteilung, Verhaltensbeurteilung) zwingend Aussagen zur Führungsleistung enthalten. Fehlen diese, ist das Zeugnis unvollständig und kann beanstandet werden.

Die Führungsleistung umfasst typischerweise: den praktizierten Führungsstil (kooperativ, situativ, delegativ), die Fähigkeit zur Mitarbeitermotivation, die Delegation von Aufgaben, das Konfliktmanagement, die Förderung und Entwicklung von Mitarbeitern sowie die erzielten Teamerfolge.

Bei Geschäftsführern und Vorständen gelten zusätzliche Anforderungen: Hier werden strategische Entscheidungen, unternehmerisches Handeln, Budgetverantwortung und die Zusammenarbeit mit Gesellschaftern oder Aufsichtsrat bewertet.

Wie funktioniert die Zeugnissprache?

Die Rechtsprechung verlangt, dass Arbeitszeugnisse „wohlwollend“ formuliert sein müssen, um dem Arbeitnehmer das berufliche Fortkommen nicht zu erschweren. Gleichzeitig müssen sie der Wahrheit entsprechen. Dieser Spagat hat zur Entwicklung einer eigenen Zeugnissprache geführt.

Die zentrale Bewertungsskala ist die sogenannte Zufriedenheitsformel. Sie funktioniert nach einem klaren System:

Note 1 (sehr gut): „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ oder „stets zu unserer außerordentlichen Zufriedenheit“

Note 2 (gut): „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ oder „zu unserer vollsten Zufriedenheit“

Note 3 (befriedigend): „zu unserer vollen Zufriedenheit“

Note 4 (ausreichend): „zu unserer Zufriedenheit“

Note 5 (mangelhaft): „im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit“

Note 6 (ungenügend): „hat sich bemüht, die übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit zu erledigen“

Die Unterschiede sind subtil, aber entscheidend: Das Wort „stets“ signalisiert Kontinuität, „vollste“ den Superlativ. Fehlt eines dieser Elemente, sinkt die Note.

Welche versteckten Botschaften sollten Führungskräfte kennen?

Neben der Zufriedenheitsskala gibt es zahlreiche Formulierungen, die auf den ersten Blick positiv klingen, aber negative Bewertungen transportieren. Die Gerichte bezeichnen diese als „beredtes Schweigen“ oder „versteckte Botschaften“.

Beispiele für problematische Formulierungen:

„Er verstand es, alle Aufgaben erfolgreich zu delegieren“ bedeutet in der Zeugnissprache: Er hat sich vor der Arbeit gedrückt. Bei Führungskräften ist diese Formulierung weniger kritisch, aber dennoch kein Lob.

„Er war seinen Mitarbeitern stets ein verständnisvoller Vorgesetzter“ kann bedeuten: Er konnte sich nicht durchsetzen, war zu nachgiebig.

„Er zeigte Verständnis für seine Arbeit“ heißt übersetzt: Er hat nicht genug geleistet.

„Er erledigte alle Aufgaben ordnungsgemäß“ bedeutet: keine Eigeninitiative, nur Dienst nach Vorschrift.

„Er war wegen seiner Pünktlichkeit stets ein Vorbild“ betont Selbstverständlichkeiten – ein Hinweis darauf, dass es nichts Besseres zu berichten gibt.

„Wir wünschen ihm für die Zukunft alles Gute und Erfolg“ impliziert: Den Erfolg hatte er bei uns nicht.

Auch das Fehlen bestimmter Aussagen kann negativ sein. Wenn bei einer Führungskraft die Führungsleistung nicht erwähnt wird, ist das ein deutliches Signal an den nächsten Arbeitgeber.

Was muss ein gutes Führungskräftezeugnis enthalten?

Ein vollständiges qualifiziertes Arbeitszeugnis für eine Führungskraft sollte folgende Bestandteile haben:

Die Einleitung mit Name, Geburtsdatum, Eintrittsdatum und letzter Position. Bei Führungskräften ist die Angabe der Hierarchieebene wichtig – wem war die Führungskraft unterstellt, wie viele Mitarbeiter wurden geführt.

Die Tätigkeitsbeschreibung sollte die Verantwortungsbereiche konkret benennen. Wichtige Aufgaben gehören an den Anfang, nachrangige ans Ende. Bei Führungskräften sollten Begriffe wie „Leitung“, „Verantwortung“, „Steuerung“, „strategische Entwicklung“ auftauchen.

Die Leistungsbeurteilung umfasst Fachkompetenz, Arbeitsweise, Arbeitserfolge und bei Führungskräften zwingend die Führungsleistung. Konkrete Erfolge (Projekte, Kennzahlen, Optimierungen) werten das Zeugnis auf.

Die Verhaltensbeurteilung beschreibt das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen, Mitarbeitern und externen Geschäftspartnern. Die Reihenfolge ist relevant: Bei Führungskräften sollten die „eigenen Mitarbeiter“ nicht an letzter Stelle stehen.

Die Schlussformel mit Beendigungsgrund (optional), Dank, Bedauern über das Ausscheiden und Zukunftswünschen. Das BAG hat zwar entschieden, dass kein Rechtsanspruch auf eine Schlussformel besteht, aber ihr Fehlen wird in der Praxis negativ gewertet.

Datum und Unterschrift. Bei Vorständen unterschreibt der Aufsichtsratsvorsitzende, bei Geschäftsführern der Gesellschafter oder dessen Vertreter, bei anderen Führungskräften der direkte Vorgesetzte oder der Personalleiter.

Welche formalen Anforderungen gelten seit 2025?

Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV wurde § 109 Abs. 3 GewO geändert. Seit dem 1. Januar 2025 kann das Arbeitszeugnis auch in elektronischer Form mit qualifizierter elektronischer Signatur erteilt werden – allerdings nur, wenn der Arbeitnehmer einwilligt.

Das bedeutet: Der Arbeitnehmer kann weiterhin ein schriftliches Zeugnis auf Papier verlangen. Die elektronische Form ist eine Option, keine Pflicht. Für Führungskräfte, die Wert auf ein klassisches Zeugnis legen, ändert sich praktisch nichts.

Die übrigen Formvorschriften gelten unverändert: Das Zeugnis muss auf Geschäftspapier des Arbeitgebers erstellt werden, darf keine sichtbaren Korrekturen enthalten und muss von einer zeichnungsberechtigten Person eigenhändig unterschrieben werden.

Wie lässt sich eine Zeugnisberichtigung durchsetzen?

Entspricht das Zeugnis nicht den gesetzlichen Anforderungen, hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Berichtigung. Dieser Anspruch ist kein eigenständiger Anspruch, sondern Teil des ursprünglichen Zeugnisanspruchs aus § 109 GewO.

Bei der Durchsetzung einer besseren Bewertung gilt eine differenzierte Beweislastverteilung: Wer eine überdurchschnittliche Bewertung (Note 1 oder 2) verlangt, muss die Tatsachen darlegen und beweisen, die diese Bewertung rechtfertigen. Wurde der Arbeitnehmer hingegen unterdurchschnittlich bewertet (Note 4 oder schlechter), trägt der Arbeitgeber die Beweislast (BAG 14.10.2003, 9 AZR 12/03).

In der Praxis bedeutet das: Die Note 3 („befriedigend“) ist der gesetzliche Ausgangspunkt. Wer mehr will, muss es belegen.

Wichtig ist die rechtzeitige Geltendmachung. Der Anspruch auf Zeugnisberichtigung kann verwirken, wenn der Arbeitnehmer zu lange wartet. Die Rechtsprechung sieht hier Fristen von fünf bis zehn Monaten als kritisch an. Das LAG Baden-Württemberg hat zwar in einem Ausnahmefall auch nach zwei Jahren noch einen Berichtigungsanspruch anerkannt, aber darauf sollte man sich nicht verlassen.

Bei der Berichtigung ist der Arbeitgeber an den nicht beanstandeten Teil des ursprünglichen Zeugnisses gebunden. Er darf das Zeugnis nicht an anderen Stellen verschlechtern – das wäre ein Verstoß gegen das Maßregelungsverbot (§ 612a BGB).

Welche Besonderheiten gelten für Geschäftsführer und Vorstände?

Für Organmitglieder gelten Besonderheiten. Der Zeugnisanspruch besteht auch für Geschäftsführer und Vorstände, die keine Arbeitnehmer im arbeitsrechtlichen Sinne sind. Das BAG hat am 18.6.2025 (2 AZR 96/24) bestätigt, dass der Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis zu den zwingenden Arbeitnehmerschutzrechten gehört, die unabhängig vom gewählten Vertragsstatut gelten. Ein Verzicht vor Beendigung des Dienstverhältnisses ist unwirksam.

Bei Geschäftsführern unterschreibt das Zeugnis typischerweise der Gesellschafter oder dessen bevollmächtigter Vertreter. Bei Vorständen zeichnet der Aufsichtsratsvorsitzende. Ein Zeugnis, das nur vom Personalleiter unterschrieben ist, genügt dem Zeugnisanspruch nicht.

Inhaltlich sollte das Zeugnis eines Geschäftsführers oder Vorstands strategische Leistungen, unternehmerische Erfolge, die Entwicklung von Kennzahlen und die Zusammenarbeit mit Gremien (Gesellschafterversammlung, Aufsichtsrat, Beirat) würdigen.

Wie sollte das Zeugnis im Aufhebungsvertrag geregelt werden?

Bei Aufhebungsverträgen ist es üblich, konkrete Zeugnisregelungen aufzunehmen. Führungskräfte sollten hier nicht nur „wohlwollend und qualifiziert“ vereinbaren, sondern konkret werden.

Empfehlenswert ist die Vereinbarung eines Zeugnisentwurfs, den der Arbeitgeber im Wesentlichen übernimmt. Alternativ kann eine Mindestnote vereinbart werden („mindestens gute Leistung“) oder die konkrete Formulierung der Schlussformel.

Vorsicht bei Erledigungsklauseln: Eine allgemeine Ausgleichsklausel erfasst den Zeugnisanspruch in der Regel nicht, wenn das Zeugnis bereits erteilt wurde und Mängel aufweist. Dennoch sollte das Zeugnis ausdrücklich von der Erledigungsklausel ausgenommen werden.

Welche typischen Fehler sollten Führungskräfte vermeiden?

Das Zeugnis nicht prüfen: Viele Führungskräfte nehmen das Zeugnis kommentarlos entgegen und merken erst bei der nächsten Bewerbung, dass es Schwächen hat. Dann kann der Berichtigungsanspruch bereits verwirkt sein.

Zu spät reagieren: Wer Mängel feststellt, sollte innerhalb weniger Wochen schriftlich Berichtigung verlangen – nicht erst nach Monaten.

Keine konkreten Formulierungen verlangen: „Ich möchte ein besseres Zeugnis“ reicht nicht. Der Arbeitnehmer muss konkret benennen, welche Formulierungen er beanstandet und wie das Zeugnis stattdessen lauten soll.

Die Führungsleistung vergessen: Ein Zeugnis ohne Aussagen zur Führungsleistung ist für eine Führungskraft wertlos. Dieser Punkt muss enthalten sein.

Auf mündliche Zusagen vertrauen: „Das regeln wir“ ist keine Garantie. Zeugnisvereinbarungen gehören in den Aufhebungsvertrag – schriftlich und konkret.

Fazit

Das Arbeitszeugnis ist für Führungskräfte ein Karrieredokument ersten Ranges. Headhunter, Personalberater und künftige Vorgesetzte lesen zwischen den Zeilen – und kennen die Zeugnissprache.

Führungskräfte sollten ihr Zeugnis sorgfältig prüfen, Mängel zeitnah rügen und im Zweifel fachkundige Unterstützung hinzuziehen. Ein gutes Zeugnis öffnet Türen. Ein schlechtes – auch wenn es freundlich klingt – kann sie verschließen.