Abmahnung im Arbeitsrecht: Alles, was Sie 2022 wissen müssen!

Vor einer Kündigung muss der Arbeitgeber abmahnen“ heißt es oft. Doch gilt das tatsächlich für jede Kündigung? Und was ist eine Abmahnung überhaupt? Hier erfahren Sie alle wichtigen Informationen rund um das Thema Abmahnung.

1. Was ist eine Abmahnung?

Mit einer Abmahnung rügt Ihr Arbeitgeber ein Fehlverhalten. Im Raum steht eine Verletzung Ihrer arbeitsvertraglichen Pflichten. Solche Pflichtverletzungen können etwa sein:

  • Beleidigungen
  • Unentschuldigtes Fehlen
  • Absichtliche Schlechtleistung
  • Arbeitsverweigerung
  • Häufiges Zuspätkommen
  • Krankfeiern
  • Mobbing
  • Sexuelle Belästigung
  • Datenschutzverstöße
  • Verrat von Geschäftsgeheimnissen
  • Eigenmächtiger Urlaubsantritt
  • Alkoholkonsum während der Arbeitszeit
  • Missachtung des Rauchverbotes

Eine Abmahnung soll vor Allem drei Funktionen erfüllen

  1. Hinweisfunktion
    Ihr Arbeitgeber weist Sie auf Ihr vertragswidriges Verhalten hin.
  2. Ermahnungsfunktion
    Ihr Arbeitgeber fordert Sie zu einem zukünftig vertragsgemäßen Verhalten auf.
  3. Warnfunktion
    Ihr Arbeitgeber droht Ihnen arbeitsrechtliche Konsequenzen an, sofern Sie Ihr Fehlverhalten fortsetzen.

Durch eine Abmahnung wird Ihr Arbeitsverhältnis nicht beendet. Die Abmahnung kann eine solche Beendigung allerdings vorbereiten. Denn für eine sogenannte ordentliche verhaltensbedingte Kündigung ist in aller Regel mindestens eine vorherige Abmahnung erforderlich.

2. Wann ist eine Abmahnung unwirksam?

Nicht jede Abmahnung ist wirksam. Erfüllt der Arbeitgeber die Anforderungen nicht, kann er später auch keine Kündigung auf die Abmahnung stützen.

An eine Abmahnung werden sog. formale und materielle Anforderungen gestellt. Das Recht zur Abmahnung darf zudem nicht verwirkt sein. Um wirksam zu sein, muss die Abmahnung Ihnen schließlich auch zugegangen sein.

2.1 Formale Anforderungen

Wie bereits erwähnt, soll die Abmahnung die o.g. Funktionen erfüllen. Diese sind daher zugleich als inhaltliche Anforderungen an die Abmahnung zu verstehen. Eine Abmahnung wird etwa der Hinweisfunktion nur gerecht, wenn sie das Fehlverhalten in inhaltlicher und zeitlicher Hinsicht präzise benennt. Pauschale Rügen reichen nicht aus.

Beispiel

„Ich mahne Sie hiermit ab, da Sie in letzter Zeit vermehrt verspätet zur Arbeit erschienen sind. […]“

Diese Abmahnung ist unwirksam, da Sie das Fehlverhalten in zeitlicher Hinsicht nicht konkretisiert. Sie wird den Anforderungen der Hinweisfunktion nicht gerecht.

„Ich mahne Sie hiermit ab, da Sie am 02.07.2021 und am 03.07.2021 jeweils erst um 9:24 bzw. 9:33 Uhr zur Arbeit erschienen sind. Arbeitsbeginn war an beiden Tagen um 9:00 Uhr. Sie haben daher Ihre vertraglichen Pflichten verletzt. […]“

Diese Abmahnung ist inhaltlich und zeitlich präzise formuliert. Sie ist wirksam.

Auch die Warnfunktion stellt inhaltliche Anforderungen an die Abmahnung. Ihr muss konkret zu entnehmen sein, welche arbeitsrechtlichen Konsequenzen drohen. Je pauschaler die Aussage, desto eher ist die Abmahnung unwirksam.

„Ich mahne Sie hiermit ab, da Sie am 02.07.2021 und am 03.07.2021 jeweils erst um 9:24 bzw. 9:33 Uhr zur Arbeit erschienen sind. Arbeitsbeginn war an beiden Tagen um 9:00 Uhr. Sie haben daher Ihre vertraglichen Pflichten verletzt. […]“

Diese Abmahnung ist inhaltlich und zeitlich präzise formuliert. Sie ist wirksam.

Auch die Warnfunktion stellt inhaltliche Anforderungen an die Abmahnung. Ihr muss konkret zu entnehmen sein, welche arbeitsrechtlichen Konsequenzen drohen. Je pauschaler die Aussage, desto eher ist die Abmahnung unwirksam.

„[…]. Falls Sie Ihr Fehlverhalten nicht einstellen, werden arbeitsrechtliche Konsequenzen folgen.“

Welche Folgen nun tatsächlich drohen, bleibt in dieser Abmahnung unklar. Solche Formulierungen können zur Unwirksamkeit führen.

„[…]. Falls Sie Ihr Fehlverhalten nicht einstellen, werde ich Ihnen die verhaltensbedingte ordentliche Kündigung aussprechen.“

Hier ist die Konsequenz klar benannt. Der Arbeitnehmer weiß, was ihm droht. Diese Abmahnung wird den Anforderungen der Warnfunktion gerecht.

Übrigens: Enthält Abmahnung generell keine Information über mögliche Konsequenzen, so liegt genau genommen keine Abmahnung vor. Richtigerweise handelt es sich um eine Ermahnung. Diese genügt nicht zur Vorbereitung einer ordentlichen fristlosen Kündigung.

2.2 Materielle Anforderungen

Neben den formalen sind auch materielle Anforderungen zu beachten. Um diese verlässlich einschätzen zu können, sind oft fundierte juristische Kenntnisse notwendig.

Zunächst muss es sich bei dem Vorwurf tatsächlich um eine Pflichtverletzung handeln. Nicht jedes Verhalten, das dem Arbeitgeber missfällt, berechtigt ihn zur Abmahnung.

Beispiel

Ihnen wird eine Aufgabe zugeteilt, die nicht Ihrem Arbeitsvertrag entspricht. Weigern Sie sich, dieser Arbeit nachzukommen, können Sie grundsätzlich nicht abgemahnt werden. Ausnahmen gelten allenfalls in Notsituationen (Schulbeispiel: Überschwemmung des Betriebs).

Achtung: Bevor Sie eine Arbeit verweigern, sollten Sie mit uns sprechen. Sie tragen nämlich das volle Risiko, sollte sich die Aufgabenzuteilung später doch als rechtmäßig erweisen. 

Ihr Arbeitgeber darf Sie auch nicht wegen eines Umstands abmahnen, auf den Sie keinen Einfluss haben. So ist etwa eine Abmahnung wegen Krankheit nicht möglich. Für Ihre Erkrankung können Sie schließlich nichts. Sie ist regelmäßig nicht auf Ihr Verhalten am Arbeitsplatz zurückzuführen.

Die Abmahnung muss zudem verhältnismäßig sein. Banales Fehlverhalten im Bagatellbereich berechtigt Ihren Arbeitgeber nicht gleich zur Abmahnung (z.B. einmalige Verspätung um zwei Minuten). Es kommt allerdings auf den Einzelfall an. So kann eine Gesamtschau vermehrter banaler Pflichtverletzungen Ihren Arbeitgeber zur Abmahnung berechtigen.

Darüber hinaus muss Ihr Arbeitgeber ein unterstelltes Fehlverhalten natürlich beweisen können. 

2.3 Verwirkung

Das Recht zur Abmahnung kann verwirken. Verwirkung bedeutet, dass Ihr Arbeitgeber das Recht nicht mehr ausüben kann. Das ist anzunehmen, wenn Ihr Arbeitgeber Kenntnis von Ihrem Fehlverhalten erlangt und eine unverhältnismäßig lange Zeit untätig bleibt. Er erweckt so nämlich das berechtigte Vertrauen, dass eine Abmahnung ausbleiben wird. Ihr Arbeitgeber soll die Abmahnung nicht als Druckmittel in der Hinterhand behalten können und sie bei passender Gelegenheit hervorholen.

Es gelten jedoch keine starren Fristen für Abmahnungen. Länger zurückliegendes Fehlverhalten kann auch im Nachhinein abgemahnt werden. Wann die Grenze zur Verwirkung überschritten ist, hängt vom Einzelfall ab.

Beispiel

Sie kamen am 03.06.2019 und am 05.06.2019 verspätet zur Arbeit. In den nächsten Jahren erscheinen Sie stets pünktlich zum Schichtbeginn. Am 01.07.2021 mahnt Ihr Arbeitgeber Sie wegen den Verspätungen ab, die nun mehr als zwei Jahre zurückliegen.

Die Abmahnung ist in diesem Beispiel verwirkt. Sie durften aufgrund der langen Zeitspanne darauf vertrauen, dass Ihr damaliges Fehlverhalten nicht mehr beanstandet wird.

In einem hitzigen Streitgespräch bezeichnen Sie einen Kollegen als Idioten. Ihr Arbeitgeber spricht Ihnen daraufhin eine Ermahnung aus. Elf Monate später mahnt Ihr Arbeitgeber Sie wegen der Beleidigung formal ab.

Ihr Arbeitgeber reagierte auf Ihr Fehlverhalten zunächst mit einer Ermahnung. Es steht ihm frei, Sie wegen der Beleidigung ebenfalls abzumahnen. Jedoch konnten Sie wegen der verstrichenen Zeit berechtigterweise darauf vertrauen, dass es bei der Ermahnung bleiben wird. Das Recht zur Abmahnung ist, in Bezug auf die Beleidigung, verwirkt.

2.4 Zugang

Wirksam wird die Abmahnung nur, wenn Sie Ihnen auch zugegangen ist. Mahnt Ihr Arbeitgeber Sie in einem persönlichen Gespräch ab, so ist Ihnen die Abmahnung auch in diesem Moment zugegangen. Dasselbe gilt, wenn er Ihnen das entsprechende Schreiben übergibt. Merkt der Arbeitgeber hingegen bloß an, dass sich Ihre Personalakte um eine Abmahnung erweitert habe, ist Ihnen die Abmahnung nicht zugegangen. Auch diese mündliche Anmerkung selbst erfüllt nicht die Anforderungen einer Abmahnung (s.o.).

3. Sind auch mündliche Abmahnungen möglich?

Das Gesetz sieht für die Abmahnung nicht die Schriftform vor. Aus Beweisgründen ist es sicherlich ratsam, Abmahnungen schriftlich auszusprechen. Eine Abmahnung kann allerdings auch mündlich erteilt werden.

4. Muss vor jeder Kündigung abgemahnt werden?

Nein. Es kommt auf die Art der Kündigung an. Bei ordentlichen Kündigungen wird zwischen verhaltensbedingter, betriebsbedingter und personenbedingter Kündigung unterschieden.

Es kommt auf die Art der Kündigung an, ob eine Abmahnung zuerst erfolgen muss. Foto: Unsplash.com/ Davis Marcu

4.1 Betriebsbedingte Kündigung

Mit der Kündigung verfolgt der Arbeitgeber den Zweck, den Personalbestand an den künftigen Personalbedarf anzugleichen. Sie haben keinen Einfluss auf diesen Kündigungsgrund. Ein „Warnschuss“, wie es die Abmahnung ist, ergibt hier keinen Sinn.

4.2 Personenbedingte Kündigung

Die Kündigung ist eine Reaktion auf die Tatsache, dass der Arbeitnehmer die  geschuldete Arbeitsleistung nicht mehr erbringen kann; klassischerweise aufgrund einer Erkrankung. Auch hier liegt das Bestehen des Kündigungsgrundes nicht in Ihrer Hand. Eine Abmahnung ist daher weder sinnvoll noch erforderlich.  

4.3 Verhaltensbedingte Kündigung

Mit der Kündigung soll das Risiko weiterer Vertragsverletzungen vermieden werden. Der Arbeitgeber darf grundsätzlich erst verhaltensbedingt kündigen, nachdem er abgemahnt hat.

Nur in Ausnahmefällen ist eine Abmahnung vor der verhaltensbedingten Kündigung entbehrlich. Das ist der Fall, wenn offenkundig ist, dass die Abmahnung Sie nicht zu einem pflichtenkonformen Verhalten bewegen wird (anzunehmen bei besonders schweren Pflichtverletzungen oder Ankündigungen, die keine Besserung erwarten lassen). Außerdem ist keine Abmahnung notwendig, wenn das Arbeitsverhältnis kürzer als sechs Monate besteht oder wenn im Betrieb zehn oder weniger Mitarbeiter arbeiten. Dann nämlich gilt das Kündigungsschutzgesetz nicht.

Ihr Arbeitgeber kann Sie auch außerordentlich fristlos kündigen. Das ist der Fall, wenn ihm das Abwarten der Kündigungsfrist nicht zugemutet werden kann. Die außerordentliche Kündigung beendet das Arbeitsverhältnis von einem Tag auf den anderen. Sie knüpft in fast allen Fällen ebenfalls an Ihr Fehlverhalten an. Da ein Zusammenhang zwischen Verhalten und Kündigung besteht, muss Ihr Arbeitgeber Sie grundsätzlich zunächst abmahnen. Das gilt jedoch nicht immer. Die fristlose Kündigung kommt ohnehin nur bei schweren Vertragsverletzungen im Vertrauensbereich in Betracht. In diesen Fällen ist meist auch keine Abmahnung notwendig.

5. Wie viele Abmahnungen sind vor einer Kündigung nötig?

Es gibt keine starren Vorgaben für die Anzahl von Abmahnungen vor einer Kündigung. Letztlich hängt diese Frage vom Einzelfall ab. Vor dem Ausspruch einer ordentlichen verhaltensbedingten Kündigung ist jedoch regelmäßig mindestens eine Abmahnung nötig. Verspätungen sind meist mehrfach abzumahnen. Dasselbe gilt für kleine Unachtsamkeiten oder ungenaue Arbeiten. Als Faustformel gilt: Je leichter die Vertragsverletzung, desto eher sind mehrere Abmahnungen erforderlich.

Es kommt nicht allein auf die Anzahl der Abmahnung an. Die verhaltensbedingte Kündigung muss auch inhaltlich an ein gleichartiges Fehlverhalten anknüpfen, das bereits zur Abmahnung geführt hat.

Beispiel

Ihr Arbeitgeber mahnt Sie wegen einer Beleidung eines Mitarbeiters ab. Nun spricht Ihr Arbeitgeber Ihnen die verhaltensbedingte Kündigung aus, da Sie vermehrt verspätet bei der Arbeit erschienen sind.

Die verhaltensbedingte Kündigung bezieht sich auf eine andere Vertragsverletzung als die vorherige Abmahnung. Daher muss Ihr Arbeitgeber Ihnen zunächst erneut wegen Ihrer Verspätungen abmahnen. Die verhaltensbedingte Kündigung ist unzulässig.

Wie bereits erwähnt, ist es bei schweren Vertragsverletzungen im Vertrauensbereich denkbar, dass Ihr Arbeitgeber Ihnen ohne vorherige Abmahnung kündigt.

6. Was kann man gegen eine Abmahnung tun?

Wurde Sie abgemahnt, können Sie auf verschiedene Weise reagieren.

6.1 Gegendarstellung

Sie können eine Gegendarstellung einreichen, die Ihr Arbeitgeber in die Personalakte aufzunehmen hat. In der Gegendarstellung können Sie den Sachverhalt aus Ihrer Sicht schildern. Dies ist nicht zuletzt im Rahmen eines künftigen Kündigungsschutzprozesses vorteilhaft. Sie hilft dem Gericht bei der Einschätzung der Sachlage, wenn Streit über die zugrundeliegenden Tatsachen besteht. Unter Umständen werden Ihre Ausführungen die Abmahnung abschwächen oder insgesamt unzulässig machen.

6.2 Betriebsrat einschalten

Besteht in Ihrem Betrieb ein Betriebsrat, können Sie bei diesem eine Beschwerde gegen die Abmahnung einreichen. Die Mitglieder werden das Gespräch mit Ihrem Arbeitgeber suchen oder als Vermittler zwischen Ihnen und Ihrem Arbeitgeber auftreten. Ihr Arbeitgeber zieht bei einem erfolgreichen Gespräch bestenfalls die Abmahnung zurück.

6.3 Klage einreichen

Sie können eine Klage gegen die Abmahnung einreichen. Diese zielt darauf ab, dass der Arbeitgeber die Abmahnung aus Ihrer Personalakte entfernt. Der Arbeitgeber kann somit eine spätere verhaltensbedingte Kündigung nicht mehr auf die Abmahnung stützen. Allerdings erreichen Sie dasselbe Ergebnis, wenn Sie erst nach Ausspruch der Kündigung klagen. Auch in diesem Verfahren können Sie noch dafür sorgen, dass die rechtswidrige Abmahnung nicht berücksichtigt und die Kündigung deshalb für unzulässig erklärt wird. Eine gesonderte Klage gegen die Abmahnung bietet sich daher in der Regel nur an, wenn Sie anderweitige Nachteile aus der Maßnahme befürchten (Zielvereinbarungen, Beförderungen,…).

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7. Wann sollte man gegen eine Abmahnung nicht vorgehen?

Allerdings kann es in manchen Fällen klug sein, nicht gegen die Abmahnung vorzugehen. Leidet die Abmahnung nämlich an formalen Fehlern, ist sie unwirksam. Gehen Sie gegen die Abmahnung vor, kann Ihr Arbeitgeber den Fehler jederzeit korrigieren und Ihnen eine neue Abmahnung aussprechen. Sie machen den Arbeitgeber also unnötigerweise auf die Unwirksamkeit aufmerksam.

Wird die Fehlerhaftigkeit der Abmahnung hingegen erst im Rahmen eines Kündigungsschutzprozesses thematisiert, hat Ihr Arbeitgeber ein Problem. Ohne vorherige wirksame Abmahnung kann Ihr Arbeitgeber Ihnen regelmäßig keine ordentliche verhaltensbedingte Kündigung aussprechen. Sie haben dann gute Chancen, den Kündigungsschutzprozess zu gewinnen oder eine hohe Abfindung auszuhandeln.

8. Kann man auch den Arbeitgeber abmahnen?

In der Tat können auch Sie Ihren Arbeitgeber abmahnen. Denn auch er kann arbeitsvertragliche Pflichten verletzen.

Beispiele:

  • Unvollständige Lohnauszahlung
  • Keine rechtzeitige Lohnauszahlung
  • Ausbleiben der Pausen
  • Ihr Arbeitgeber schafft keine angemessenen Arbeitsbedingungen
  • Mobbing oder sexueller Belästigung durch Ihren Arbeitgeber
  • Nichteingreifen gegen Mobbing oder sexueller Belästigung von Mitarbeitern; Ihr Arbeitgeber muss dann Kenntnis von den Vorfällen haben
  • Ihr Arbeitgeber verlangt vertraglich nicht vereinbarte Überstunden

Ihr Arbeitgeber muss die Abmahnung in die Personalakte aufnehmen.

Gut zu wissen

Beachten Sie unbedingt die oben genannten Funktionen einer Abmahnung. Ihre Abmahnung muss die dargestellten inhaltlichen Anforderungen erfüllen. Formulieren Sie Ihre Abmahnung also so konkret wie möglich. Weisen Sie Ihren Arbeitgeber zudem darauf hin, dass es sich bei seinem Verhalten um eine Vertragsverletzung handelt.

In der Regel hat eine Abmahnung des Arbeitnehmers aber keine große Bedeutung. Da Sie ohnehin jederzeit kündigen können, ergibt sich meist kein Zweck für eine Abmahnung.

9. Muss in der Probezeit abgemahnt werden?

Von der Probezeit spricht man in den ersten sechs Monaten des Arbeitsverhältnisses. Korrekterweise sollte von „Wartezeit“ die Rede sein. In dieser Zeit fallen Sie nicht in den Anwendungsbereich des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG). Ihr Arbeitgeber kann Ihnen daher leichter kündigen. Er benötigt keinen Kündigungsgrund. Auch eine vorherige Abmahnung ist nicht notwendig. 

In der Probezeit kann auch ohne Abmahnung gekündigt werden.

10. Muss der Arbeitgeber im Kleinbetrieb abmahnen?  

Das Kündigungsschutzgesetz greift auch nicht in Kleinbetrieben. Kleinbetriebe sind Betriebe mit 10 oder weniger Angestellten. Ihr Arbeitgeber kann Ihnen also auch im Kleinbetrieb ohne Grund kündigen. Daher muss er Ihnen auch keine vorherige Abmahnung aussprechen.

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