Dienstwagen im Arbeitsrecht: Alles was Sie wissen müssen.
Dienstwagen sind für viele Arbeitnehmer ein geschätzter Vorteil. Gleichzeitig bergen unklare Regeln Konfliktpotenzial. Hier erfahren Sie, warum Dienstwagen wichtig sind und wo es häufig zu Streit kommt.
Dienstwagenregelungen sind ein wichtiger Bestandteil vieler Arbeitsverträge, besonders bei Führungskräften und im Außendienst. Was bedeutet ein Dienstwagen im Arbeitsrecht genau? Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer profitieren von der privaten Nutzung eines Firmenwagens, müssen dafür aber Steuern zahlen und bestimmte Pflichten beachten. Gleichzeitig stellen Dienstwagen für Arbeitgeber eine Möglichkeit dar, Fachkräfte zu motivieren, gehen aber mit Kosten und Haftungsfragen einher.
Dienstwagen im Arbeitsrecht verständlich erklärt: Erfahren Sie alles zu Regeln bei Privatnutzung, Versteuerung, Rückgabe bei Kündigung oder Krankheit und wichtigen Vertragsklauseln.
Dienstwagen im Arbeitsverhältnis: Bedeutung und typische Konflikte
Dienstwagen sind heute ein weit verbreitetes Zusatzangebot von Arbeitgebern. Sie dienen als Statussymbol und praktisches Arbeitsmittel zugleich. Gerade leitende Angestellte und Vertriebspersonal erhalten oft einen Firmenwagen, den sie auch privat fahren dürfen. Für Arbeitnehmer bedeutet das eine finanzielle Entlastung und mehr Komfort im Alltag. Arbeitgeber wiederum steigern mit einem Dienstwagen die Motivation und Bindung wertvoller Fachkräfte – und profitieren teils von steuerlichen Vorteilen durch Leasing und Abschreibungen.
Allerdings gehen mit der Überlassung von Dienstwagen auch Herausforderungen einher. Fehlen klare Absprachen, entstehen leicht Missverständnisse. Typische Konflikte betreffen zum Beispiel die private Nutzung durch Familienangehörige oder Freunde, die Frage der Rückgabe des Wagens nach einer Kündigung oder während einer langen Krankheit, sowie die Verteilung von Kosten für Benzin, Versicherung und Reparaturen. Oft fühlen sich Arbeitnehmer ungerecht behandelt, wenn der Arbeitgeber den Dienstwagen plötzlich entzieht – oder umgekehrt Arbeitgeber, wenn das Auto in einem schlechten Zustand zurückkommt. Solche Streitigkeiten lassen sich mit gut formulierten Vereinbarungen und Kenntnis der Rechtslage meist vermeiden oder zumindest fair lösen.
Vertragliche Regelungen: Rechte und Pflichten rund um den Dienstwagen
Kurz & Knapp: Alle wichtigen Aspekte zur Dienstwagennutzung sollten vertraglich festgehalten werden. Dazu gehören Umfang der Privatnutzung, erlaubte Fahrer, Kostentragung und Verhalten im Schadensfall. Klare Dienstwagen-Klauseln schaffen Sicherheit für beide Seiten.
Die Basis für den sorglosen Umgang mit einem Dienstwagen ist eine präzise Vereinbarung im Arbeitsvertragoder in einer separaten Dienstwagenvereinbarung. Darin wird festgelegt, ob und in welchem Umfang der Arbeitnehmer das Fahrzeug privat nutzen darf. Ist nur die dienstliche Nutzung gestattet, darf der Wagen außerhalb der Arbeitszeit nicht privat gefahren werden. Bei erlaubter Privatnutzung hingegen handelt es sich um einen geldwerten Vorteil – also einen Teil des Gehalts in Form einer Sachleistung, der vom Arbeitnehmer zu versteuern ist (dazu später mehr). In der Praxis lassen Arbeitgeber häufig auch Ehepartner oder nahe Angehörige des Arbeitnehmers ans Steuer, sofern dies im Vertrag nicht ausdrücklich ausgeschlossen wurde. Ist die Mitbenutzung durch Dritte hingegen untersagt, sollten sich Arbeitnehmer unbedingt daran halten, um nicht gegen die Vertragsbedingungen zu verstoßen.
Wichtige Vertragsklauseln betreffen auch die Kosten und Pflege des Dienstwagens. Üblicherweise übernimmt der Arbeitgeber Anschaffung, Leasingrate und Versicherung des Fahrzeugs. Treibstoffkosten für berufliche Fahrten trägt meist der Arbeitgeber, etwa über Tankkarten; private Spritkosten können je nach Regelung vom Arbeitnehmer selbst zu zahlen sein. Ebenso ist festzulegen, wer für Wartung und Verschleiß (Inspektionen, Ölwechsel, Reifen) aufkommt – meist übernimmt dies der Arbeitgeber, während der Arbeitnehmer das Fahrzeug pfleglich behandeln muss. Auch zur Frage der Autowäsche oder Garagenstellplatz lassen sich Regelungen finden, wenn es dem Arbeitgeber wichtig ist, den Wagen in repräsentativem Zustand zu halten.
Zusätzlich sollten die Pflichten bei Schäden oder Unfällen eindeutig geklärt sein. In vielen Verträgen ist vereinbart, dass der Arbeitnehmer jeden Unfall oder Schaden am Dienstwagen sofort melden muss. Kleinere Kratzer durch normale Nutzung gelten als Gebrauchsspuren und ziehen in der Regel keine Konsequenzen nach sich. Bei größeren Schäden hängt es von der Verschuldensfrage ab, wer letztlich dafür zahlt – dazu mehr im nächsten Abschnitt. Verkehrsverstöße wie Knöllchen oder Geschwindigkeitsbussen müssen Arbeitnehmer grundsätzlich selbst tragen, da sie das Fahrzeug in dem Moment privat bzw. außerhalb des direkten Arbeitsauftrags genutzt haben.
Haftung bei Unfällen und Schäden
(Zusammenfassung: Bei einem Unfall mit dem Dienstwagen kommt es darauf an, ob der Mitarbeiter schuldhaft gehandelt hat und ob er dienstlich oder privat unterwegs war. Arbeitgeber versichern Firmenwagen in der Regel voll, doch bei grober Fahrlässigkeit oder Privatfahrten kann der Arbeitnehmer an den Kosten beteiligt werden.)
Ein Unfall mit dem Firmenwagen gehört zu den Ereignissen, vor denen viele Dienstwagennutzer Respekt haben. Grundsätzlich ist der Arbeitgeber als Halter des Fahrzeugs für dessen Versicherung verantwortlich und sorgt meist für einen umfassenden Versicherungsschutz. Passiert während der Arbeitszeit ein Unfall, bei dem der Arbeitnehmer den Schaden nicht grob fahrlässig verursacht hat, übernimmt in der Regel die Versicherung bzw. der Arbeitgeber die Kosten. Bei leichter Fahrlässigkeit – also einem kleinen Versehen ohne grobes Verschulden – muss der Arbeitnehmer normalerweise keinen Schadenersatz leisten. Anders sieht es bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz aus: Baut der Arbeitnehmer z.B. betrunken oder deutlich überhastet einen Unfall, kann der Arbeitgeber ihn im Rahmen der sogenannten Arbeitnehmerhaftung für den Schaden zur Kasse bitten. Allerdings gibt es auch hier Grenzen: Übersteigen die Reparaturkosten ein gewisses Maß und würden den Arbeitnehmer finanziell ruinieren, wird in der Rechtsprechung trotz Verschulden keine volle Haftung des Arbeitnehmers angenommen.
Findet ein Unfall während einer Privatfahrt statt, ist der Sachverhalt etwas anders gelagert. Zwar greift auch hier die vom Arbeitgeber abgeschlossene Versicherung, doch wird häufig vereinbart, dass der Mitarbeiter zumindest die Selbstbeteiligung trägt. Viele Dienstwagenverträge legen eine Selbstbeteiligung in üblicher Höhe (z.B. 500 oder 1000 Euro) fest, die der Arbeitnehmer bei selbst verschuldeten Unfällen auf privaten Fahrten zahlen muss. Bei mittlerer Fahrlässigkeit oder unklarem Verschulden kann es auch zu einer anteiligen Haftungsverteilung kommen. In jedem Fall gilt: Jeder Unfall sollte umgehend gemeldet werden, damit die Abwicklung über die Versicherung erfolgen kann. Keinesfalls darf der Arbeitnehmer versuchen, einen größeren Schaden am Dienstwagen zu verbergen – dies wäre ein schwerer Vertrauensbruch und könnte arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung haben.
Steuerliche Behandlung: Dienstwagen als geldwerter Vorteil
Kurz & Knapp: Die private Nutzung eines Dienstwagens stellt steuerpflichtiges Einkommen dar. Üblich ist die Versteuerung nach der 1%-Regel (monatl. 1% des Listenpreises) plus Entfernungspauschale. Alternativ kann ein Fahrtenbuch geführt werden, um den tatsächlichen Privatanteil nachzuweisen.
Erhält ein Arbeitnehmer einen Dienstwagen auch zur privaten Nutzung, betrachtet das Finanzamt dies als Sachbezug zum Gehalt. Konkret bedeutet das, der geldwerte Vorteil durch die Privatfahrten muss versteuert und mit Sozialabgaben belegt werden. Um die Höhe dieses Vorteils zu ermitteln, gibt es zwei anerkannte Methoden:
Die Ein-Prozent-Regelung ist die einfachste und meistverwendete Methode. Dabei wird monatlich pauschal 1% des Bruttolistenneupreises des Fahrzeugs als Vorteil angesetzt und dem zu versteuernden Einkommen hinzugerechnet. Beispiel: Kostet das Auto laut Liste 50.000 Euro, so werden pro Monat 500 Euro als privater Nutzungsvorteil versteuert. Zusätzlich sind die Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte mit 0,03% des Listenpreises pro Entfernungskilometer pro Monat anzusetzen (bzw. 0,002% pro km pro Fahrt, wenn genauer abgerechnet werden soll). Diese Pauschale deckt alle privaten Fahrten ab, unabhängig davon, wie viel der Wagen tatsächlich privat genutzt wird.
Alternativ kann der Arbeitnehmer ein Fahrtenbuch führen, in dem alle Fahrten lückenlos dokumentiert werden. Anhand dieses Fahrtenbuchs wird am Jahresende der Anteil der privat gefahrenen Kilometer genau bestimmt und nur dieser Anteil als geldwerter Vorteil versteuert. Die Fahrtenbuch-Methode lohnt sich insbesondere dann, wenn der Privatanteil gering ist und der Arbeitnehmer sonst übermäßig hohe Abgaben auf den Wagen zahlen müsste. Sie erfordert jedoch diszipliniertes Aufzeichnen jeder Fahrt (Datum, Kilometerstand, Zweck etc.). Schon kleinste Fehler können dazu führen, dass das Finanzamt das Fahrtenbuch verwirft und stattdessen die 1%-Regel anwendet.
Es ist wichtig zu verstehen, dass auch während Krankheitszeiten oder anderer Abwesenheit die Versteuerung grundsätzlich weiterläuft, solange ein Anspruch auf den Dienstwagen besteht. Wird der Wagen dem Mitarbeiter nicht zur Verfügung gestellt (z.B. weil er nach 6 Wochen Krankheit entzogen wurde), darf für diesen Zeitraum auch kein geldwerter Vorteil berechnet werden. Umgekehrt bedeutet das: Lässt der Arbeitgeber den Wagen trotz längerer Abwesenheit beim Arbeitnehmer, muss dieser den geldwerten Vorteil weiterhin versteuern – es entsteht ein sogenanntes Minusgehalt, wenn kein Nettoverdienst mehr gegenüber steht. In solchen Situationen kann es sogar sinnvoll sein, auf die Privatnutzung zu verzichten, um Steuerzahlungen zu sparen.
Tipp: Bei der Frage, welche Versteuerungsmethode günstiger ist, hilft oft der Rat eines Steuerberaters. Mit speziellen Rechnern lässt sich im Voraus prüfen, ob die pauschale 1%-Regelung oder ein Fahrtenbuch im individuellen Fall vorteilhafter ist.
Entzug des Dienstwagens: Kündigung, Freistellung, Krankheit und Elternzeit
Kurz & Knapp: Der Anspruch auf den Dienstwagen besteht grundsätzlich solange, wie der Arbeitgeber Lohn zahlt – also bis zum Ende der Kündigungsfrist oder der gesetzlichen Lohnfortzahlung. Ohne besondere Vereinbarung dürfen Arbeitnehmer den Wagen bis dahin behalten. Erst wenn keine Vergütungspflicht mehr besteht (z.B. nach 6 Wochen Krankheit oder in der unbezahlten Elternzeit), kann der Arbeitgeber den Dienstwagen zurückverlangen. Durch eine wirksame Widerrufsklausel im Vertrag darf der Dienstwagen unter bestimmten Umständen schon früher entzogen werden, etwa bei Freistellung während der Kündigungsfrist.
Grundsätzlich gilt: Solange ein Arbeitnehmer Anspruch auf Vergütung hat, darf er auch einen vereinbarten Dienstwagen weiter nutzen. Der Dienstwagen ist Teil der Gegenleistung des Arbeitgebers und kann daher nicht einseitig entzogen werden, solange das Arbeitsverhältnis besteht und Gehalt fließt. Endet das Arbeitsverhältnis, endet damit auch das Recht auf den Firmenwagen – er ist dann an den Arbeitgeber zurückzugeben, in der Regel spätestens am letzten Arbeitstag.
Besonders relevant wird dieses Thema bei einer Kündigung. Wird ein Mitarbeiter gekündigt oder unterschreibt er einen Aufhebungsvertrag, stellt sich sofort die Frage nach dem Firmenwagen. Ohne abweichende Vereinbarung darf der Arbeitnehmer den Dienstwagen bis zum Ablauf der Kündigungsfrist behalten. Viele Arbeitgeber möchten jedoch nicht, dass ein Kündiger monatelang weiter mit dem Firmenwagen umherfährt – zumal dieser oft benutzerbezogen geleast ist. Hier kommt der Widerrufsvorbehaltins Spiel: Ist im Vertrag eine Klausel enthalten, die dem Arbeitgeber das Recht gibt, den Dienstwagen bei Kündigung vorzeitig einzuziehen, kann der Wagen unter den dort genannten Voraussetzungen früher zurückgefordert werden. Eine solche Widerrufsklausel muss aber eng gefasst und sachlich begründet sein (z.B. „bei berechtigter Freistellung nach Kündigung“); zu allgemeine Formulierungen sind unwirksam. Selbst mit Klausel muss der Arbeitgeber eine angemessene Frist gewähren, bevor er den Wagen einkassiert – meistens wird ein Zeitraum von etwa einem Monat als ausreichend angesehen, damit der Arbeitnehmer sich ein privates Fahrzeug organisieren kann.
Wird der Arbeitnehmer nach ausgesprochener Kündigung freigestellt, gelten besondere Regeln. Bei einer Freistellung verzichtet der Arbeitgeber darauf, den Mitarbeiter bis zum Ende der Kündigungsfrist weiterzubeschäftigen, zahlt aber das Gehalt fort. Grundsätzlich hätte der Arbeitnehmer in dieser Zeit auch weiter Anspruch auf den Dienstwagen. Durch eine gültige vertragliche Regelung darf der Arbeitgeber jedoch die Privatnutzung des Dienstwagens für die Dauer der Freistellung widerrufen. Wichtig: Nicht jede Freistellung ist rechtlich zulässig – fehlt eine entsprechende Klausel im Vertrag oder passiert die Freistellung ohne dringenden Grund, kann der Arbeitnehmer sogar verlangen, weiter beschäftigt zu werden. Ist die Freistellung unwirksam, darf auch der Dienstwagen nicht entzogen werden.
Ein weiterer häufiger Fall ist der krankheitsbedingte Ausfall. Erkrankt ein Mitarbeiter längerfristig, muss der Arbeitgeber den Dienstwagen für die Dauer der gesetzlichen Lohnfortzahlung (in der Regel 6 Wochen) weiter zur Verfügung stellen. Danach endet die Entgeltfortzahlung nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz(EFZG) und der Arbeitgeber kann den Wagen zurückverlangen. In diesem Fall handelt es sich nicht um eine Kündigung, sondern um eine Konsequenz aus dem Wegfall der Gehaltszahlungspflicht – der Arbeitnehmer hat ab der 7. Krankheitswoche keinen Anspruch mehr auf den geldwerten Vorteil. Hierfür braucht es keine besondere Vertragsklausel. Entsprechend dürfen Arbeitgeber auch während einer längeren unbezahlten Abwesenheit (etwa Elternzeit) den Dienstwagen vorübergehend einziehen, da in dieser Zeit kein Gehalt gezahlt wird.
Sobald der Mitarbeiter wieder zurückkehrt (genesung oder nach Elternzeit), muss ihm der Wagen aber zu den alten Konditionen erneut bereitgestellt werden. Werden Dienstwagen während solcher Auszeiten dennoch weiter überlassen, obwohl keine Gehaltszahlung erfolgt, kann dies steuerliche Probleme nach sich ziehen, wie oben erwähnt.
Praxis-Tipp: Wenn ein Arbeitgeber einen Dienstwagen unberechtigt vorenthält oder früher entzieht, können Arbeitnehmer unter Umständen Nutzungsentschädigung verlangen. Gerichte sprechen jedoch gewöhnlich nur den Wert des geldwerten Vorteils zu – also etwa 1% des Listenpreises pro Monat – nicht den vollen Leasingwert. Umgekehrt sollte ein Arbeitnehmer einen überlassenen Dienstwagen nach Ende des Arbeitsvertrags oder nach Ablauf einer berechtigten Widerrufsfrist unbedingt zeitnah zurückgeben, um keine Schadensersatzforderungen oder eine Anzeige wegen Unterschlagung zu riskieren.
Häufige Fragen zum Dienstwagen
Was passiert mit dem Dienstwagen nach einer Kündigung?
Bei einer Kündigung des Arbeitsvertrags – egal ob durch Arbeitnehmer oder Arbeitgeber – stellt sich stets die Frage, was aus dem überlassenen Dienstwagen wird. Darf der Arbeitnehmer den Firmenwagen noch bis zum letzten Arbeitstag nutzen, oder kann der Arbeitgeber ihn sofort zurückfordern?
Entscheidend sind hier die Vereinbarungen im Arbeitsvertrag oder Dienstwagenüberlassungsvertrag. Ist dort keine besondere Regelung getroffen, gilt der Grundsatz: Der Dienstwagen darf während der laufenden Kündigungsfrist weiter privat genutzt werden, da er Teil des Gehalts ist Der Arbeitgeber kann also nicht einfach verlangen, dass das Auto sofort abgegeben wird, solange das Arbeitsverhältnis formal noch besteht und Gehalt gezahlt wird. In der Praxis kommt es dennoch oft zum Streit. Arbeitgeber möchten aus Verständigungsgründen ungern, dass Gekündigte den Wagen noch wochen- oder monatelang fahren. Arbeitnehmer hingegen planen häufig mit dem Dienstwagen bis zum letzten Tag und haben womöglich noch kein eigenes Auto angeschafft.
Rechtliche Einordnung: Ohne abweichende Regelung muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den Wagen bis zum Ende des Vertrags überlassen. Eine vorzeitige Entziehung ist nur möglich, wenn eine Widerrufsklausel im Vertrag dies ausdrücklich erlaubt und die Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Etwa kann vereinbart sein, dass der Wagen bei einer Freistellung während der Kündigungsfrist zurückzugeben ist – allerdings nur, wenn die Freistellung rechtmäßig erfolgt und die Klausel wirksam ist. Fehlt eine solche Vereinbarung, wäre ein frühzeitiger Entzug des Dienstwagens ein Vertragsbruch durch den Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer könnte dann sogar Schadensersatz bzw. Nutzungsentschädigung verlangen (meist in Höhe des geldwerten Vorteils pro Monat).
Fallbeispiele:
Beispiel 1:
Einer Arbeitnehmerin wird betriebsbedingt gekündigt. Ihr Arbeitsvertrag enthält keine Klausel zur Dienstwagen-Rückgabe bei Kündigung. Ihr Arbeitgeber fordert den Wagen trotzdem sofort zurück. Die Arbeitnehmerin weigert sich und behält das Auto bis zum Ende der 3-monatigen Kündigungsfrist.
Das Verhalten der Arbeitnehmerin ist gerechtfertigt. Ohne vertragliche Grundlage darf der Arbeitgeber den Dienstwagen nicht vorzeitig einziehen, solange er zur Gehaltszahlung verpflichtet ist.
Beispiel 2:
Ein Vertriebler schließt mit seinem Arbeitgeber einen Aufhebungsvertrag, in dem vereinbart wird, dass er den Dienstwagen noch bis zum Monatsende behalten darf, obwohl das Arbeitsverhältnis vorzeitig beendet wird. Im Gegenzug verzichtet der Mitarbeiter auf einen Teil seiner Abfindung.
Diese Vereinbarung ist zulässig und schließt einen möglichen Streit von vornherein aus. Beide Seiten haben Klarheit: Der Mitarbeiter darf den Wagen wie vereinbart nutzen, der Arbeitgeber kompensiert die Überlassung durch die reduzierte Abfindung.
Nach einer Kündigung darf der Dienstwagen grundsätzlich bis zum Ablauf der Kündigungsfrist weiter privat genutzt werden, sofern nichts anderes vereinbart ist. Eine vorzeitige Rückgabe kann der Arbeitgeber nur verlangen, wenn eine gültige vertragliche Klausel dies vorsieht – zum Beispiel bei Freistellung während der Kündigungszeit – und diese Bedingungen tatsächlich eintreten. Arbeitnehmer sollten im Zweifel freundlich, aber bestimmt auf ihr Recht hinweisen oder rechtlichen Rat einholen. Im Idealfall treffen beide Seiten frühzeitig eine einvernehmliche Absprache (z.B. über eine Abfindung oder den Verbleib des Autos), um Konflikte zu vermeiden.
Darf der Arbeitgeber den Dienstwagen bei langer Krankheit zurückfordern?
Arbeitnehmer, die längere Zeit erkranken, fragen sich oft, was mit ihrem Dienstwagen passiert. Dürfen sie ihn während der Krankheit behalten, oder kann der Arbeitgeber das Auto während der Abwesenheit einziehen?
Für krankgeschriebene Mitarbeiter gilt im Prinzip: Solange der Arbeitgeber Entgeltfortzahlungn leistet, bleibt auch der Anspruch auf den Dienstwagen bestehen. Nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz erhalten Arbeitnehmer im Krankheitsfall bis zu sechs Wochen lang ihren Lohn weiter (bei ein und derselben Krankheit). In dieser Zeit darf der Dienstwagen also weiter genutzt werden wie gewohnt. Erst wenn die Lohnfortzahlung endet – normalerweise ab der 7. Woche der Arbeitsunfähigkeit – entfällt auch der Überlassungsanspruch für den Firmenwagen. Denn ab diesem Zeitpunkt schuldet der Arbeitgeber kein Gehalt mehr, sondern die Krankenkasse zahlt Krankengeld. Folglich muss der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil Dienstwagen dann nicht mehr gewähren.
Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass ein Arbeitgeber den Dienstwagen nach Ablauf der sechs Wochen Lohnfortzahlung entschädigungslos zurückverlangen darf. Voraussetzung ist, dass keine anderslautende Vereinbarung existiert. Einige Arbeitsverträge oder Betriebsvereinbarungen beinhalten jedoch Regelungen, die dem Arbeitnehmer den Dienstwagen auch länger (z.B. für die Dauer von X Monaten Krankheit) zugestehen. Fehlt eine solche Sonderregel, gilt die Sechs-Wochen-Grenze. Wichtig: Die ersten sechs Wochen einer Krankheit darf der Arbeitgeber den Wagen nicht entziehen, da er hier ja Entgelt fortzahlt – der Dienstwagen ist Teil dieses Entgelts. Nach Rückkehr aus der langen Krankheit hat der Arbeitnehmer natürlich wieder Anspruch auf einen Wagen zu den vorher vereinbarten Konditionen.
Fallbeispiele:
Beispiel 1:
Ein Angestellter fällt wegen einer schweren Operation drei Monate lang aus. Sein Arbeitgeber duldet, dass er den Firmenwagen die ersten sechs Wochen weiterhin nutzt. Nach Ablauf dieser Zeit fordert der Arbeitgeber den Wagen zurück.
Der Arbeitgeber handelt rechtmäßig. Mit Ende der Lohnfortzahlung darf er den Dienstwagen einziehen, ohne dass der Mitarbeiter Ersatzansprüche hat. Während der ersten sechs Wochen hingegen hätte der Mitarbeiter das Auto behalten dürfen.
Beispiel 2:
Eine Arbeitnehmerin ist wegen einer chronischen Erkrankung mehrfach hintereinander arbeitsunfähig, jedes Mal für ein paar Wochen. Ihr Arbeitgeber möchte ihr deshalb den Firmenwagen entziehen, obwohl jeweils die Sechs-Wochen-Frist der Entgeltfortzahlung nicht überschritten wurde.
Hier darf der Arbeitgeber den Dienstwagen nicht Jedes Krankheitsereignis löst einen neuen Anspruch auf Entgeltfortzahlung aus, solange es sich nicht um dieselbe Krankheit handelt. Die Mitarbeiterin würde durch einen vorschnellen Entzug unzulässig benachteiligt.
Bei Krankheit hängt die Dienstwagennutzung direkt von der Lohnfortzahlung ab. Während der gesetzlich vorgesehenen sechs Wochen bekommt der Arbeitnehmer weiter Gehalt und darf den Firmenwagen behalten. Danach – also bei längerer Krankheit mit Krankengeldbezug – darf der Arbeitgeber den Wagen zurückfordern. Es sei denn, es gibt im Vertrag günstigere Regelungen für den Arbeitnehmer. Sobald der Mitarbeiter genesen ist und zurückkehrt, steht ihm der Dienstwagen wieder zu. Arbeitnehmer sollten eine geplante Rückgabe rechtzeitig klären, während Arbeitgeber daran denken müssen, dass bis zur 6-Wochen-Grenze kein Entzug möglich ist.
Darf ich meinen Dienstwagen während der Elternzeit behalten?
Während der Elternzeit ruht das Arbeitsverhältnis, und viele beschäftigte Eltern fragen sich, ob sie den Dienstwagen in dieser unbezahlten Zeit weiter nutzen dürfen. Schließlich gibt es kein Gehalt mehr – entfällt damit auch der Anspruch auf den Firmenwagen?
In der Elternzeit beziehen Arbeitnehmer kein reguläres Gehalt vom Arbeitgeber (sondern gegebenenfalls Elterngeld vom Staat). Da der Dienstwagen aber an die Gehaltszahlung gekoppelt ist, stellt sich die Lage ähnlich dar wie bei langer Krankheit: Ohne Gehaltszahlung kein Anspruch auf den geldwerten Vorteil Dienstwagen. In aller Regel verlangen Arbeitgeber daher, dass das Auto spätestens zu Beginn der Elternzeit zurückgegeben wird. Anders wäre es nur, wenn im Arbeitsvertrag oder der Dienstwagenvereinbarung ausdrücklich festgehalten ist, dass der Wagen auch während einer Elternzeit – oder zumindest für einen gewissen Zeitraum darin – weiter privat genutzt werden darf. Eine solche Regelung ist ungewöhnlich, aber nicht ausgeschlossen, beispielsweise als besonderes Entgegenkommen für Führungskräfte.
Rechtliche Einordnung: Gesetzlich besteht kein Anspruch darauf, den Dienstwagen während der Elternzeit zu behalten. Im Gegenteil: Der Arbeitgeber kann ihn in dieser Zeit gefahrlos einziehen, da er ja kein Entgelt schuldet. Auch hier greift die Parallele zum Krankheitsfall – die Vergütungspflicht ruht, somit ruht auch die Pflicht, einen Sachbezug zu gewähren. Allerdings gibt es Ausnahmen: Befindet sich eine Arbeitnehmerin im Mutterschutz direkt vor der Elternzeit, genießt sie während dieser Schutzfrist weiterhin Leistungen, die einem Gehalt entsprechen. Während der Mutterschutzfristen darf der Dienstwagen deshalb nicht entzogen werden, da die Frau vor wirtschaftlichen Nachteilen geschützt werden soll. Erst mit dem Übergang in die Elternzeit – wenn also keine Zahlungen des Arbeitgebers mehr fließen – entfällt der Anspruch.
Fallbeispiele:
Beispiel 1:
Ein Angestellter geht für 2 Monate in Elternzeit, um sich um sein Neugeborenes zu kümmern. Seine Firma fordert ihn auf, den Dienstwagen für diese Zeit abzugeben.
Das Vorgehen der Firma ist zulässig. Während der Elternzeit wird kein Lohn gezahlt, daher muss der Arbeitgeber auch den Firmenwagen nicht stellen. Nach der Rückkehr erhält der Arbeitnehmer allerdings sein gewohntes Fahrzeug (oder ein vergleichbares) zurück.
Beispiel 2:
Eine Teamleiterin geht für ein Jahr in Elternzeit. Ihr Arbeitgeber vereinbart mit ihr schriftlich, dass sie den Dienstwagen während der ersten drei Monate der Elternzeit weiter nutzen darf, dann aber zurückgeben muss.
Diese Absprache ist rechtlich in Ordnung und für beide Seiten verbindlich. Der Arbeitgeber war zu dieser freiwilligen Leistung nicht verpflichtet, zeigt sich aber kulant. Nach Ablauf der drei Monate gibt die Mitarbeiterin den Wagen wie vereinbart zurück.
Fazit:
Während der Elternzeit besteht grundsätzlich kein Anspruch auf einen Dienstwagen, da der Arbeitgeber kein Gehalt schuldet und damit auch keine Nebenleistungen erbringen muss. Meist ist die Rückgabe des Autos zum Elternzeitbeginn die Folge. Nur ausnahmsweise – etwa durch besondere Abmachungen – dürfen Arbeitnehmer den Wagen länger behalten. Für die Zeit des Mutterschutzes vor der Elternzeit gilt hingegen der volle Schutz: Hier darf der Dienstwagen nicht entzogen werden. Nach Ende der Elternzeit lebt der Anspruch auf Überlassung automatisch wieder auf, sobald das reguläre Arbeitsentgelt gezahlt wird.
Wer haftet bei Schäden oder Unfällen mit dem Dienstwagen?
Ein besonders wichtiges Thema für Dienstwagennutzer ist die Haftung im Schadensfall. Wer kommt für den Schaden auf, wenn es zu einem Unfall mit dem Firmenwagen kommt – der Arbeitnehmer oder der Arbeitgeber?
Grundsätzlich sind Firmenwagen durch den Arbeitgeber versichert und dieser trägt damit das grundlegende Risiko. Dennoch kann der Arbeitnehmer je nach Umständen an den Kosten beteiligt werden. Man unterscheidet hier zwischen dienstlichen und privaten Fahrten sowie dem Grad des Verschuldens.
Passiert ein Unfall während einer beruflichen Fahrt, greift die sogenannte betriebliche Haftung: Der Arbeitgeber bzw. seine Versicherung zahlt zunächst den Schaden. Im Innenverhältnis (zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer) gelten abgestufte Regeln der Arbeitnehmerhaftung. Bei leichter Fahrlässigkeit muss der Arbeitnehmer keinen Schaden ersetzen; bei mittlerer Fahrlässigkeit kann eine Kostenbeteiligung angemessen sein; bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz kann der Arbeitgeber den gesamten Schadenersatz vom Mitarbeiter verlangen. Wichtig ist, dass diese Grundsätze der Rechtsprechung durch Vereinbarungen nicht zu Ungunsten des Arbeitnehmers ausgehebelt werden dürfen. Eine Klausel, die den Mitarbeiter stets für alle Schäden haften ließe, wäre unwirksam.
Anders ist die Situation bei Privatfahrten mit dem Dienstwagen. Hier ist der Arbeitnehmer nicht in Ausübung seiner Arbeitspflichten unterwegs, sodass der Arbeitgeber intern nicht haften muss. Praktisch bedeutet das: Ist z.B. der Mitarbeiter am Wochenende mit dem Firmenwagen privat unterwegs und verursacht einen Unfall selbst, kann der Arbeitgeber ihn vertraglich verpflichten, zumindest den Selbstbehalt der Versicherung zu übernehmen[6]. Viele Unternehmen regeln in der Dienstwagenvereinbarung, dass bei selbst verschuldeten Unfällen während Privatnutzung ein bestimmter Betrag (z.B. 500 Euro) vom Arbeitnehmer zu tragen ist. Den darüber hinausgehenden Schaden deckt die Vollkaskoversicherung des Arbeitgebers ab. Trifft den Arbeitnehmer ein grobes Verschulden (etwa Fahren unter Alkohol), kann er im Einzelfall auch für größere Beträge in Anspruch genommen werden – bis hin zur vollen Summe, sofern diese seine wirtschaftliche Leistungsfähigkeit nicht übersteigt[5].
Fallbeispiele:
Beispiel 1:
Ein Mitarbeiter übersieht während einer Dienstfahrt eine rote Ampel und verursacht einen Blechschaden am Firmenwagen. Es handelt sich um leichte Fahrlässigkeit.
Die Reparaturkosten trägt der Arbeitgeber bzw. dessen Versicherung. Der Mitarbeiter muss nicht zahlen, erhält aber möglicherweise eine Ermahnung, künftig vorsichtiger zu sein.
Beispiel 2:
Eine Angestellte fährt in ihrer Freizeit mit dem Dienstwagen und baut durch überhöhte Geschwindigkeit einen Unfall. Der Schaden am Auto beträgt 10.000 Euro. Laut Vertrag hat sie 1.000 Euro Selbstbeteiligung vereinbart.
Die Angestellte muss 1.000 Euro aus eigener Tasche zahlen. Den Rest übernimmt die Vollkaskoversicherung des Arbeitgebers. Wegen der groben Fahrlässigkeit (deutlich zu schnell gefahren) könnte der Arbeitgeber in Zukunft die private Nutzung untersagen oder den Dienstwagenvertrag kündigen. Eine darüber hinausgehende Haftung der Angestellten wäre möglich, doch 10.000 Euro liegen hier noch in einem Bereich, den der Arbeitgeber übernimmt, um die Mitarbeiterin finanziell nicht zu ruinieren.
Fazit:
Bei Unfällen mit dem Dienstwagen hängt die Haftung von den Umständen ab. Grundsätzlich sichert der Arbeitgeber das Auto ab und trägt den Schaden, wenn der Arbeitnehmer geringfügig oder gar nicht schuld ist. Bei eigenem Verschulden des Mitarbeiters greifen abgestufte Haftungsregeln: Im Joballtag entlasten die Gerichte Arbeitnehmer bei leichten Fehlern weitgehend, während sie bei groben Verfehlungen zur Verantwortung gezogen werden können. Bei Unfällen auf Privatfahrten ist üblich, dass der Arbeitnehmer zumindest den Selbstbehalt zahlt und bei grobem Fehlverhalten auch stärker haftet. Wichtig ist, dass solche Szenarien fair im Voraus vertraglich geregelt werden. Im Ernstfall sollten Arbeitnehmer den Schaden sofort melden und mit dem Arbeitgeber die weitere Vorgehensweise besprechen, anstatt etwas zu vertuschen.
Wie wird die private Nutzung des Dienstwagens versteuert?
Frage einleiten: Viele beschäftigt die Frage, welche steuerlichen Folgen ein privat genutzter Dienstwagen hat. Muss man dafür extra Steuern zahlen, und wie wird das genau berechnet?
Analyse: Ein Dienstwagen, der privat genutzt werden darf, bringt steuerliche Verpflichtungen mit sich. Konkret erhöht sich das zu versteuernde Einkommen des Arbeitnehmers um den geldwerten Vorteil dieser privaten Nutzung. Dieser Vorteil lässt sich pauschal oder individuell ermitteln. Die meisten nutzen die pauschale Methode, nämlich die 1-%-Regelung. Dabei wird monatlich 1 Prozent des Listenpreises des Autos als Vorteil angesetzt. Hinzu kommt für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit noch ein pauschaler Zuschlag (0,03 % des Listenpreises pro Entfernungskilometer und Monat). Alternativ kann ein Fahrtenbuch geführt werden, um den exakten Privatanteil aufzuzeigen. Diese Methode ist genauer und kann Steuern sparen, lohnt sich aber nur, wenn der private Nutzungsanteil relativ gering ist, denn sie erfordert erheblichen Aufwand.
Rechtliche Einordnung: Gesetzlich ist die Besteuerung der Privatnutzung eines Firmenwagens in § 8 Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt, kombiniert mit entsprechenden Verordnungen. Die Ein-Prozent-Methode ist in der Praxis weit verbreitet und von der Finanzverwaltung anerkannt, weil sie einfach anzuwenden ist. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Auto im betreffenden Monat viel oder kaum privat gefahren wurde – die Steuer fällt pauschal an. Im Gegenzug muss der Arbeitgeber aber auch alle Kosten (Leasing, Versicherung, Wartung) tragen, damit diese Pauschale gerechtfertigt ist. Die Fahrtenbuchmethode wird vom Finanzamt nur akzeptiert, wenn wirklich jede Fahrt mit Datum, Strecke und Zweck dokumentiert ist. Andernfalls droht eine Schätzung nach der Pauschalmethode. Bei Elektro- oder Hybridfahrzeugen gelten übrigens günstigere Pauschalen (0,5 % bzw. 0,25 %), um umweltfreundliche Optionen zu fördern.
Fallbeispiele:
Beispiel 1:
Ein Angestellter hat einen Dienstwagen mit 40.000 Euro Listenpreis, den er auch privat nutzt. Er versteuert nach der 1%-Regel jeden Monat 400 Euro als geldwerter Vorteil, plus 0,03% pro km Entfernung zur Arbeit (z.B. 30 km = 360 Euro).Diese Berechnung ist korrekt und standardmäßig. Auch wenn der Mitarbeiter in einem Monat kaum privat fährt, bleibt der Ansatz gleich hoch.
Beispiel 2:
Eine Arbeitnehmerin fährt ihren Dienstwagen fast nur beruflich und entscheidet sich für ein elektronisches Fahrtenbuch. Am Jahresende stellt sich heraus, dass nur 10 % der Kilometer privat waren.
Das Fahrtenbuch wird vom Finanzamt anerkannt. Die Arbeitnehmerin muss nun nur 10 % der Gesamtkosten des Autos (Abschreibung, Leasingrate, Benzin etc.) als geldwerten Vorteil versteuern. Dadurch fällt ihre Steuerlast viel geringer aus als bei der 1%-Regel, was sich für sie gelohnt hat.
Fazit:
Die private Nutzung eines Dienstwagens wird als Einkommen behandelt und ist steuerpflichtig. In der Praxis wird entweder pauschal 1 % des Listenpreises pro Monat (plus Arbeitsweg-Pauschale) versteuert oder der genaue Privatanteil über ein Fahrtenbuch abgerechnet. Welche Methode günstiger ist, hängt vom individuellen Nutzungsprofil ab. Während die 1%-Regel unkompliziert ist, kann das Fahrtenbuch bei geringem Privatanteil deutlich Steuern sparen – erfordert aber Disziplin. Bei Unsicherheit lohnt sich eine Beratung durch einen Steuerexperten, um finanziell die beste Entscheidung zu treffen.