Schriftform der Kündigung (§ 623 BGB) im Arbeitsrecht: Alles was Sie wissen müssen.

Nach dieser zivilrechtlichen Vorschrift bedarf eine Kündigung oder ein Auflösungsvertrag zur Beendigung von Arbeitsverhältnissen der Schriftform. Da die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben ist, kann von ihr nicht ( auch nicht durch arbeitsvertragliche Regelungen) abgewichen werden, sonst sind Kündigung bzw. Auflösungsvertrag unwirksam. Auch die elektronische Form ist ausgeschlossen. Die zwingende Schriftform bedeutet, dass die Kündigung eigenhändig zu unterzeichnen ist. Kündigungen, die per E- Mail, WhatsApp, SMS, Fax, E-Postbrief, telefonisch oder in einem mündlichen Gespräch ausgesprochen werden, sind unwirksam, da sie nicht der Schriftform genügen und beenden daher das Arbeitsverhältnis nicht. Damit die durch § 623 BGB vorgeschriebene Schriftform erfüllt ist, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: Der Arbeitgeber muss die Kündigung eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnen. Er muss dazu das Original (keine Kopie) der Kündigung unterzeichnen. Zwar ist grundsätzlich keine Lesbarkeit der Unterschrift erforderlich, jedoch reicht die Unterschrift mit einem Namenskürzel (Paraphe) nicht aus. Theoretisch kann der Kündigende zwar auch mit einem notariell beglaubigten Handzeichen unterschreiben, aber in der Praxis kommt dies so gut wie nie vor. Schließlich muss es sich um eine Unterschrift handeln. Das heißt, sie muss unterhalb der Kündigungserklärung stehen, nicht etwa darüber oder an der Seite.

Handgeschriebene Unterschrift auf Papier – Kein Fax – Kein Scan – Keine Kopie – Kein Stempel

Oft begeht der Arbeitsgeber bei der Kündigung den Fehler, dass nicht alle dazu verpflichteten Personen oder die falschen Personen unterschreiben. Auch in solchen Fällen ist die gesetzliche Schriftform nicht gewahrt, so dass die Kündigung unwirksam ist. Bei einer Kündigung durch eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts oder eine GmbH müssen alle Gesellschafter  bzw. Geschäftsführer unterschreiben, wenn sie auch im Briefkopf stehen. Anstelle des Arbeitgebers kann auch der Personalleiter die Kündigung unterzeichnen, da aufgrund seiner Funktion der Arbeitnehmer Kenntnis von seiner damit verbundenen Bevollmächtigung zur Kündigung von Arbeitsverhältnissen hat. Andere Personen sind nur dann zur Unterschrift der Kündigung berechtigt, wenn der Vertreter dies mit dem Zusatz „ i.V.“(in Vertretung) in der Kündigungserklärung deutlich vermerkt und außerdem seine Vollmachtsurkunde im Original vorlegt. Unterschreiben Mitarbeiter anstelle des Arbeitgebers, ohne dazu bevollmächtigt zu sein, ist die Schriftform nicht gewahrt. Dies gilt grundsätzlich auch für eine Unterschrift, die mit dem Zusatz „i.A.“ ( im Auftrag) versehen ist, da in diesem Fall der Unterzeichnende nicht als Vertreter, sondern nur als Erklärungsbote handelt.

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