E-Mail-Überwachung im Büro – Was darf der Arbeitgeber?

Immer wieder hört man, dass Arbeitgeber die E-Mails ihrer Arbeitnehmer öffnen und nicht nur geschäftlichen, sondern auch privaten Emailverkehr überwachen und Mails mitlesen. Doch dürfen Arbeitgeber das so einfach tun? Und wenn ja, was genau dürfen Arbeitgeber überhaupt mitlesen?

Grundsätzlich darf der Arbeitgeber keine privaten Mails auf dem Firmenrechner mitlesen.

Privatsphäre im Internet? / Bild: Unsplash.com

Dabei kommt es zunächst einmal auf den Inhalt des Arbeitsvertrags an. Verbietet dieser, dass das dienstliche E-Mailsystem auch für private Zwecke genutzt werden kann, darf der Arbeitgeber grundsätzlich alle Mails mitlesen. Ist allerdings eine private Mail deutlich auch als solche gekennzeichnet, beispielsweise schon in der Betreffzeile, darf der Arbeitgeber sie nicht lesen. Dies gilt sogar auch dann, wenn die Privatnutzung ausdrücklich verboten war. Liest er sie trotzdem, drohen dem Arbeitgeber strafrechtliche Konsequenzen. Nachschauen, ob eine private Mail im Postfach vorhanden ist ohne sie zu lesen, ist dem Arbeitgeber aber erlaubt.

Wenn der Arbeitgeber im Arbeitsvertrag die private E- Mail Nutzung ausdrücklich erlaubt hat, stellt sich die Situation ganz anders dar. In einem solchen Fall gilt der Arbeitgeber als Diensteanbieter. Dieser Begriff ist im Telekommunikations- und im Telemediengesetz geregelt. Der Arbeitgeber hält also wie bei Dienstleistungen von GMX oder AOL die Inhalte der Arbeitnehmer bereit und darf die Mails deswegen auch nicht kontrollieren. Dies gilt zum einen für private Mails, aber auch für geschäftliche.

Problem: Der Arbeitgeber verbietet die private Emailnutzung, kontrolliert sie aber nicht.

Es kommt aber auch gar nicht so selten vor, dass der Arbeitgeber die private E- Mailnutzung ausdrücklich verboten hat, das Verbot aber für einen längeren Zeitraum gar nicht kontrolliert. Was darf der Arbeitgeber in einer solchen Situation tun?

Private E-Mails lesen während der Arbeitszeit? / Bild: Unsplash.com

Hierbei handelt es sich um einen Fall der geduldeten Privatnutzung. Das bedeutet, dass die privaten Mails vor Gericht als vom Arbeitgeber geduldet gelten und er sie auch nicht kontrollieren darf. Denn durch sein Verhalten hat der Arbeitgeber erkennen lassen, dass das Verbot nicht so streng genommen wird. Lediglich wenn der Arbeitgeber den Verdacht hat, dass ein Mitarbeiter das System missbraucht, können Kontrollen erlaubt sein. Ansonsten muss er stets die Einwilligung des Arbeitnehmers einholen, bevor er dessen Postfach öffnet und Mails kontrolliert.

Der Arbeitgeber hat allerdings auch berechtigte Interessen, die es zu beachten gilt. Ist es so, dass der Arbeitgeber die private E- Mailnutzung erlaubt hat, können in bestimmten Ausnahmefällen die Interessen des Arbeitgebers überwiegen. Das Recht des Arbeitnehmers an seinen Daten muss dann zurückstehen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn der Arbeitnehmer über längere Zeit krank ist. Erreicht ihn sein Arbeitgeber nicht um eine Einwilligung einzuholen, kann er das Postfach öffnen, wenn wichtige E- Mails über den geschäftlichen E-Mail- Account laufen.

Was ist nun aufgrund dieser Rechtslage den Arbeitnehmern und den Arbeitgebern zu raten?

Den Mitarbeitern ist zu raten den geschäftlichen E- Mail- Account auch nur dienstlich zu nutzen. Private E- Mails sollten lieber über einen privaten Account auf einem entsprechenden Internetportal geschrieben und empfangen werden. Überwacht der Arbeitgeber dann allerdings die private Nutzung von WEB.DE, GMX oder eines anderen Portals, stellt dies einen Verstoß gegen das vereinbarte Recht auf Privatsphäre des Arbeitnehmers dar.

Damit Arbeitgeber die Möglichkeit offen steht in gewissen Situationen auf das E- Mail- Postfach von Mitarbeitern zugreifen zu können, sollten sie die private E- Mailnutzung verbieten und in Abständen kontrollieren, ob das Verbot beachtet wird. Eine Grenze gilt aber in diesem Fall auch für ausdrücklich als privat gekennzeichnete Mails. Diese bleiben für den Arbeitgeber tabu.


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