Personalakte

Obwohl nicht gesetzlich vorgeschrieben, führt nahezu jedes Unternehmen über seine Mitarbeiter Personalakten. Es handelt sich dabei um wichtige Informationen, die den Arbeitnehmer und sein Arbeitsverhältnis betreffen. Dabei werden diese gebündelten Information immer mehr in elektronischer Form erfasst und gespeichert. Es gibt jedoch nach wie vor auch Personalakten, die in Papierform vorliegen.

Was darf in die Personalakte?

Der Arbeitgeber darf alle Informationen in die Personalakte aufnehmen, die mit dem Arbeitsverhältnis des betreffenden Mitarbeiters in Zusammenhang stehen. Dabei handelt es insbesondere um:

  • Bewerbungsunterlagen
  • Arbeitsvertrag samt Vertragsänderungen
  • Personalstammbogen
  • Beurteilungen und Arbeitszeugnisse
  • Angaben zur Sozialversicherung wie z.B. Krankenversicherung
  • Angaben über eventuelle Gehaltspfändungen
  • Angaben zu Urlaubstagen
  • Fortbildungen
  • Korrespondenz mit dem Arbeitnehmer
  • Abmahnungen
  • Kündigung

Nicht in die Personalakte aufgenommen werden dürfen Dinge aus dem Privatleben des Arbeitnehmers. So zum Beispiel seine privaten Hobbys und Lebensgestaltung, seine private Profile in Sozialen Medien wie Facebook oder Instagram, aber auch ärztliche Gutachten. Unklarheiten, ob und in welchem Umfang Listen über Krankheitstage, (betriebs-)ärztliche Untersuchungsergebnisse oder psychologische Gutachten in die Personalakte gehören, führen nicht selten zu gerichtlichen Auseinandersetzungen.

Die Freiheit der Entscheidung des Arbeitgebers, ob er überhaupt Personalakten anlegt, korrespondiert nicht mit einem freien Führen dieser sensiblen Daten. Das Gegenteil ist der Fall: Zum einen obliegt dem Arbeitgeber aufgrund seiner arbeitsrechtlichen Fürsorgepflicht sowie datenschutzrechtlicher Bestimmungen eine vertrauliche Behandlung und korrekte Aufbewahrung der Personalakte.

Wer darf in die Personalakte reinsehen?

Unsplash.com/ Andre Mouton

Nur der Arbeitgeber und personalverantwortliche Mitarbeiter dürfen die Personalakten führen und verwalten. Nur dieser Personenkreis darf (außer dem Arbeitnehmer selbst) Einsicht nehmen. Der Arbeitgeber soll die Anzahl der Personen, die Zugriff auf die Personalakten haben, gering halten.

Der Inhalt der Personalakten muss vertraulich behandelt- und darf nicht an Dritte weitergegeben werden. Die Akten müssen daher sorgfältig aufbewahrt werden, dass sie vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind.

Weiterhin gehört zur einer korrekten Führung von Personalakten auch, dass keine zusätzlichen geheimen, d.h. dem Arbeitnehmer nicht bekannten Akten mit  Informationen, die nicht in die Personalakte gehören, geführt werden dürfen.

DSGVO macht Personalakten komplizierter

Seit dem In-Kraft-Treten der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Jahr 2018 ist das Anlegen und Führen der Personalakten aufwändiger geworden: Jeder Arbeitnehmer muss jetzt zustimmen, dass seine Daten erhoben, gespeichert und übermittelt werden. Diese Zustimmung wird meist in einer Betriebsvereinbarung geregelt. Denn das Anlagen und Führen einer Personalakte stellt eine Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO dar. Je nach Anzahl und Verarbeitungsmodus der Daten muss das Unternehmen eventuell noch einen Datenschutzbeauftragten beschäftigen.

Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, ohne Angabe eines Grundes jederzeit Einsicht in seine Personalakte zu nehmen. Jederzeit bedeutet: unter Rücksichtnahme auf die betrieblichen Belange, aber während der Arbeitszeit. Konkretes dazu regelt häufig eine entsprechende Betriebsvereinbarung. Für die Zeit der Einsichtnahme muss der Arbeitgeber dem Mitarbeiter das Gehalt weiterzahlen. Die Personalakte muss dem Arbeitnehmer vollständig vorgelegt werden. Dieser kann sich Notizen machen und auf eigene Kosten Kopien anfertigen, hat jedoch keinen Anspruch auf Überlassung der Originalakte. Hat das Unternehmen einen Betriebsrat, kann der Arbeitnehmer bei der Einsichtnahme in die Personalakte ein vom ihm bestimmtes Betriebsratsmitglied hinzuziehen.

Was kann ich tun, wenn ich mit dem Inhalt der Personalakte nicht einverstanden bin?

Hinsichtlich der in der Personalakte befindlichen Unterlagen stehen dem Arbeitnehmer folgende Handlungsmöglichkeiten zur Verfügung:

Personalakte

Er kann zu jeder in der Akte enthaltenen Information schriftlich Stellung nehmen. Diese Stellungnahme wird dann in die Personalakte aufgenommen.

Gegen eine unrichtige Angabe in der Personalakte hat der Arbeitnehmer gegen den Arbeitgeber einen Anspruch auf Berichtigung bzw. Entfernung aus der Akte. Dies spielt in der Praxis besonders im Fall einer unrichtigen Abmahnung eine Rolle. Korrigiert bzw. löscht der Arbeitgeber die Abmahnung nicht freiwillig, kann der Arbeitnehmer seinen Beseitigungsanspruch im Rechtswege vor dem Arbeitsgericht durchsetzen.

Ob der Arbeitnehmer auch im Falle einer richtigen, aber schon länger zurückliegenden Abmahnung einen Anspruch auf Entfernung hat, hängt vom Einzelfall ab. Gesetzliche Fristen dazu existieren nicht, allerdings haben manche Betriebe hierzu Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträge. Grundsätzlich muss der Arbeitgeber eine solche Abmahnung löschen, wenn sie keine Bedeutung mehr für das bestehende Arbeitsverhältnis hat. Dabei gilt: Je geringer das Vergehen ist, das seinerzeit angemahnt wurde, desto eher tritt Bedeutungslosigkeit ein.


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