Dokumente aus der Personalakte entfernen

Die Personalakte enthält eine Vielzahl von Informationen über den Arbeitnehmer.
So kann die Personalakte beispielsweise Bewerbungsunterlagen, ärztliche Befunde des Betriebsarztes, den Arbeitsvertrag, aber auch Zeugnisse und Beurteilungen enthalten.

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Grundsätzlich ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet überhaupt Personalakten für seine Mitarbeiter anzulegen. Allerdings gibt es heute kaum noch Unternehmen, die keine Personalakten für ihre Mitarbeiter haben.
Was genau in der Personalakte steht, ist stets vom Einzelfall abhängig.

Arbeitnehmer hat Recht auf Einsicht

Führt der Arbeitgeber eine Personalakte, so muss er diese sorgfältig aufbewahren und den Kreis der Personen, die zur Einsicht berechtigt sind, möglichst klein halten. In der Regel sind dies nur der Arbeitgeber und personalverantwortliche Mitarbeiter. Da die Personalakte unter Umständen eine Vielzahl von Informationen über den Arbeitnehmer enthalten kann, hat der Arbeitnehmer jederzeit ein Einsichtsrecht.
Dies muss er nicht einmal besonders begründen.
Während der Einsichtnahme darf sich der Arbeitnehmer Notizen und Kopien machen, ein Recht auf die Überlassung der Personalakte besteht allerdings nicht.
Immer wieder entdecken Arbeitnehmer bei der Einsichtnahme Dokumente, die sie gerne aus der Personalakte entfernt haben möchten.
Einen solchen Anspruch gibt es generell allerdings nicht.

Anspruch auf Löschung bei falschen oder gegenstandslosen Informationen

Vielmehr hat der Arbeitnehmer nur dann einen Anspruch auf Entfernung der Dokumente aus der Personalakte, wenn die Dokumente schlichtweg falsch sind oder keinen beruflichen Bezug haben.
Auch wenn die Dokumente in die Persönlichkeitsrechte des Mitarbeiters eingreifen, besteht unter Umständen ein Entfernungsanspruch.

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Liegen die Vorkommnisse, die das entsprechende Dokument dokumentiert, länger zurück, so kann der Mitarbeiter auch dann einen Anspruch auf Entfernung haben.
Häufig ist dies gerade bei Abmahnungen der Fall.
Diese können unter Umständen bereits Jahre zurückliegen.
Ist die Abmahnung mittlerweile auf Grund des zeitlichen Aspekts gegenstandslos geworden und spielt sie auch für das weitere Arbeitsverhältnis keine Rolle mehr, so kann der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte haben.
Wann genau eine Abmahnung gegenstandslos wird, muss dabei immer im Einzelfall entschieden werden.

So hat beispielsweise das Arbeitsgericht Frankfurt am Main entschieden, dass eine nicht schwerwiegende Vertragsverletzung nach 2,5 Jahren auf Wunsch des Arbeitnehmers aus der Personalakte entfernt werden kann.
Damit wird deutlich, dass eine gerade erst erfolgte Abmahnung, nicht so einfach wieder entfernt werden kann.
Auch wenn dies für die Arbeitnehmer häufig unangenehm ist.
Wer in seiner Personalakte allerdings falsche Dokumente ohne beruflichen Bezug findet, hat gegenüber dem Arbeitgeber einen Anspruch auf Entfernung der entsprechenden Dokumente.
Denn in die Personalakte gehören grundsätzlich nur Dokumente, die auch tatsächlich etwas mit dem Arbeitsverhältnis zu tun haben.
Wer sich unsicher ist, sollte in jedem Fall einen Fachanwalt für Arbeitsrecht einschalten.


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