Mythos Personalakte

Die Personalakte stellt für viele Arbeitnehmer ein Mysterium dar.
Denn oft ist Arbeitnehmern nicht klar, was eigentlich in der Personalakte steht.
Dabei ist die Personalakte an sich eigentlich ein Relikt, denn fast 85 Prozent der Unternehmen in Deutschland führen heute eine elektronische Personalakte.

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Bis 2020 sollen nahezu alle deutschen Unternehmen eine elektronische Personalakte führen, so die Prognosen.
Kritiker stehen der Umstellung auf die elektronische Akte allerdings durchaus kritisch gegenüber.
Zwar ist der Umgang mit der elektronischen Personalakte effektiver, allerdings haben unter Umständen auch mehr Personen Zugriff auf die höchst sensiblen Daten.

Recht zur Einsichtnahme

Grundsätzlich hat jeder Arbeitnehmer das gesetzliche Recht jederzeit und ohne konkreten Anlass Einsicht in die eigene Personalakte zu erhalten.
Denn auch am Arbeitsplatz hat der Arbeitnehmer ein Recht auf informative Selbstbestimmung und Privatsphäre.
Dabei dürfen auch Kopien und Notizen erstellt werden.
Doch auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses besteht das Einsichtnahmerecht weiter.

Inhalt der Personalakte

unspalsh.com/ Sharon Mccutcheon

Enthalten sind in der Personalakte in der Regel der Arbeitsvertrag, etwaige Urlaubsanträge und Urlaubsbewilligungen, sowie etwaige Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen.
Auch Unterlagen hinsichtlich des Gesundheitszustandes können in der Personalakte enthalten sein. Da es sich dabei um besonders sensible Daten handelt, müssen diese Daten vor dem Zugriff von Dritten besonders geschützt werden.
Es kann also durchaus erforderlich sein, dass bestimmte Daten getrennt von der Personalakte gesammelt werden.
Darüber hinaus werden in der Personalakte auch Zeugnisse, Referenzen, Beurteilungen und etwaige Ermahnungen oder Abmahnungen gesammelt.
Gerade in Punkto Abmahnungen sind Arbeitnehmer besonders sensibel, schließlich möchte wohl jeder Arbeitnehmer, dass die Abmahnung so schnell, wie nur möglich wieder aus der Personalakte entfernt wird.
Dabei gilt der Grundsatz, dass Abmahnungen aus der Personalakte entfernt werden müssen, wenn das gerügte Verhalten rechtlich bedeutungslos geworden ist.
Bei nicht schwerwiegenden Vertragsverletzungen gilt dafür ein Zeitraum von zweieinhalb Jahren, eh die Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden kann.

Zugang zur Personalakte

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Generell müssen Arbeitgeber darauf achten, dass der Kreis der Mitarbeiter, die Zugang zu den Personalakten haben, möglichst klein zu halten ist.
Auch sollten die Akten in abschließbaren Schränken untergebracht werden.
Bei der elektronischen Personalakte müssen Arbeitgeber künftig jederzeit nachweisen können, dass sie ihre Daten ordnungsgemäß verarbeiten.
Auch, wenn die elektronische Akte effizienter ist, sollten wichtige Dokumente trotzdem im Original aufbewahrt werden.
Eine häufiger Streitpunkt ist auch die Dauer der Speicherung der Daten.
Der Gesetzgeber gestattet eine Datenspeicherung, solange diese erforderlich ist.
Grundsätzlich müssen also bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses alle Daten, die nicht mehr benötigt werden, gelöscht werden.
Bei elektronischen Personalakten können die Daten auch entsprechend gesperrt werden, um den weiteren Zugriff zu verhindern.


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